Vorsteuerabzug bei Kantinennutzung: Sachverhalt und Regelungshintergrund
Der Bundesfinanzhof hat mit Entscheidung vom 16.04.2026 zum Aktenzeichen V R 1/25 eine für Personaldienstleister, Industrieunternehmen mit Fremdpersonaleinsatz, Krankenhausbetreiber, Pflegeeinrichtungen und andere Unternehmen mit eigener Betriebsgastronomie wichtige Klarstellung zum Umsatzsteuerrecht getroffen. Im Kern ging es um die Frage, ob bei der vergünstigten Kantinennutzung durch überlassene Arbeitnehmer eine umsatzsteuerlich relevante Leistung zwischen Entleiher und Verleiher vorliegt, wenn eine Kostenpauschale zunächst in Rechnung gestellt und anschließend in gleicher Höhe wieder zurückberechnet wird.
Ausgangspunkt war ein Vertragsgefüge zwischen einem Unternehmen als Entleiher und einem Zeitarbeitsunternehmen als Verleiher. Der Entleiher hatte sich aufgrund einer kollektivrechtlichen Verpflichtung gegenüber seinem Betriebsrat dazu veranlasst gesehen, auch Zeitarbeitskräften die Nutzung der Betriebskantine zu denselben vergünstigten Bedingungen wie dem eigenen Personal zu ermöglichen. Der Verleiher schloss hierzu einen gesonderten Kantinennutzungsvertrag ab und zahlte eine pauschale Vergütung je eingesetztem Arbeitnehmer und Einsatztag. Diese Pauschale stellte der Entleiher dem Verleiher mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer in Rechnung. Der Verleiher berechnete die Nettoentgelte wiederum zusätzlich zur Personalüberlassung an den Entleiher weiter, ebenfalls mit gesondertem Steuerausweis.
Der wirtschaftliche Hintergrund solcher Modelle ist in der Praxis leicht nachvollziehbar. Gerade große Unternehmen, spezialisierte Produktionsbetriebe, Kliniken, Pflegeeinrichtungen oder Logistikunternehmen setzen in erheblichem Umfang Fremdpersonal ein und wollen einheitliche Sozialstandards, Zugangsbedingungen oder Versorgungsleistungen sicherstellen. Häufig werden Kosten intern über Pauschalen verteilt oder organisatorisch einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet. Umsatzsteuerlich reicht eine bloße Kostenverrechnung jedoch nicht aus. Entscheidend ist, ob tatsächlich eine Leistung gegen Entgelt vorliegt, also ein Rechtsverhältnis, in dem eine bestimmbare Leistung gegen einen konkreten Gegenwert erbracht wird.
Für den Vorsteuerabzug ist diese Unterscheidung zentral. Der Vorsteuerabzug bedeutet, dass ein Unternehmer die ihm von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer abziehen darf. Voraussetzung ist aber, dass die Steuer auf einer tatsächlich ausgeführten Leistung beruht. Eine bloß offen ausgewiesene Steuer in einer Rechnung genügt nicht. Genau an diesem Punkt setzt die Entscheidung an und grenzt die echte entgeltliche Leistung von einer bloßen Hin und Zurückberechnung einer Kostenpauschale ab.
Umsatzsteuerliche Einordnung von Kostenpauschalen und fehlendem Leistungsaustausch
Der Bundesfinanzhof hat das Urteil der Vorinstanz aufgehoben und die Klage abgewiesen. Nach seiner Begründung lag zwischen Entleiher und Verleiher hinsichtlich der vergünstigten Kantinennutzung keine steuerbare sonstige Leistung vor. Eine sonstige Leistung ist im Umsatzsteuerrecht jede Leistung, die keine Lieferung eines Gegenstands ist. Steuerbar ist sie nur dann, wenn sie gegen Entgelt erbracht wird und dem Leistungsempfänger ein verbrauchsfähiger Vorteil zugewendet wird.
Der Senat stellte entscheidend auf die wirtschaftliche Realität des einheitlichen Vertragswerks ab. Nach dem Gesamtbild dienten der Nachtrag zum Rahmenvertrag und der gesonderte Kantinennutzungsvertrag allein dazu, eine bereits anderweitig begründete Verpflichtung des Entleihers umzusetzen. Die Pauschale wurde zwar formal vom Entleiher an den Verleiher berechnet und anschließend vom Verleiher an den Entleiher zurückbelastet. Wirtschaftlich sollte die Kostenlast jedoch gerade beim Entleiher verbleiben. Die Rechnungsstellung hatte damit nach Auffassung des Gerichts nur die Funktion einer internen Kostenzuordnung. Eine eigenständige marktgängige Leistung des Entleihers an den Verleiher lag nicht vor.
Besonders wichtig ist die Aussage des Gerichts, dass ein bloßer einklagbarer Anspruch oder ein mittelbarer wirtschaftlicher Vorteil nicht automatisch einen umsatzsteuerlichen Leistungsaustausch begründet. Das Finanzgericht hatte noch angenommen, der Verleiher erhalte einen Vorteil in Form einer gesteigerten Arbeitgeberattraktivität. Der Bundesfinanzhof hat dies nicht ausreichen lassen. Er betonte, dass der Entleiher bereits aufgrund betriebsverfassungsrechtlicher und später auch gesetzlicher Vorgaben gehalten war, die Kantinennutzung zu gewähren. Der vertraglichen Gestaltung mit dem Verleiher kam deshalb keine eigenständige konstitutive Bedeutung zu.
Für die Praxis ebenso bedeutsam ist der zweite Teil der Entscheidung. Wenn keine Leistung vorliegt, besteht nicht nur kein Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung. Zugleich kann die offen ausgewiesene Umsatzsteuer in der Ausgangsrechnung dennoch geschuldet sein. Genau dies folgt aus § 14c Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Diese Vorschrift erfasst den unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis. Wer über eine nicht ausgeführte Leistung eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellt, schuldet diese Steuer allein wegen des Rechnungsdokuments. Das ist ein erhebliches Haftungs und Liquiditätsrisiko.
Der Bundesfinanzhof hat daher konsequent zweifach entschieden. Erstens fehlte die Grundlage für den Vorsteuerabzug aus den Rechnungen des Entleihers. Zweitens schuldete der Verleiher die von ihm selbst offen ausgewiesene Umsatzsteuer auf die Rückbelastung, obwohl dieser Abrechnung gerade keine ausgeführte Leistung zugrunde lag. Das zeigt, wie schnell rein administrative Verrechnungen zu echten Steuerschäden führen können.
Praxisfolgen für Zeitarbeit, Mittelstand, Kliniken und Unternehmen mit Kantine
Die Entscheidung reicht weit über die Arbeitnehmerüberlassung hinaus. Besonders betroffen sind Personaldienstleister und Entleiher, die Nebenleistungen wie Kantinenzugang, Parkplätze, Werkbusse, Unterkunft, Schutzkleidung oder andere vergünstigte Nutzungsmöglichkeiten über Pauschalen weiterverrechnen. Das gilt für kleine Unternehmen ebenso wie für mittelständische Industrieunternehmen, Onlinehändler mit Logistikstandorten, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und spezialisierte Produktionsbetriebe mit Schichtsystemen.
Für diese Zielgruppen ist entscheidend, dass Verträge und Abrechnungen nicht nur formal, sondern nach ihrer wirtschaftlichen Substanz geprüft werden. Wenn eine Leistung tatsächlich unmittelbar an die eingesetzten Arbeitnehmer oder innerhalb der Organisation des Entleihers erbracht wird und die Weiterberechnung lediglich eine interne Kostenverteilung abbildet, spricht viel gegen einen steuerbaren Leistungsaustausch zwischen den beteiligten Unternehmen. Dann ist ein Vorsteuerabzug aus entsprechenden Rechnungen gefährdet. Gleichzeitig kann ein gesonderter Steuerausweis in Ausgangsrechnungen zu einer zusätzlichen Steuerschuld führen.
Gerade mittelständische Unternehmen arbeiten häufig mit standardisierten Zuschlagsmodellen. In der Buchhaltung werden solche Positionen nicht selten automatisch als durchlaufende oder weiterbelastete Nebenkosten behandelt. Die Entscheidung macht jedoch deutlich, dass die Begriffe Weiterberechnung, Pauschale oder Zusatzkosten steuerlich nicht tragen, wenn kein eigenständiger Leistungsinhalt vorhanden ist. Für Steuerberatende und Finanzinstitutionen bedeutet das, dass Finanzierungsmodelle, Covenants und Working Capital Planungen auch die Risiken aus fehlerhaftem Vorsteuerabzug und aus Steuerschulden wegen Rechnungsstellung berücksichtigen sollten.
Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser sollten die Entscheidung besonders ernst nehmen, weil dort Fremdpersonal, Springerkräfte und externe Dienstleister häufig in bestehende Verpflegungs und Versorgungsstrukturen eingebunden werden. Ähnliches gilt für Onlinehändler und Logistikunternehmen mit Kantinen, Essenszuschüssen oder Shuttleangeboten für Saisonkräfte. Wo Leistungen arbeitsorganisatorisch erforderlich sind, aber aus abrechnungstechnischen Gründen zwischen mehreren Gesellschaften oder Vertragspartnern hin und her fakturiert werden, ist eine präzise umsatzsteuerliche Prüfung unverzichtbar.
Im Ergebnis sollten Unternehmen ihre Vertragswerke, Rechnungsprozesse und Kontierungslogiken auf drei Punkte hin überprüfen. Erstens ist zu klären, wer die Leistung tatsächlich erhält und wer wirtschaftlich belastet werden soll. Zweitens muss geprüft werden, ob eine Rechnung mit Umsatzsteuer nur dann erstellt wird, wenn auch wirklich eine Leistung vorliegt. Drittens sollte bei bestehenden Modellen untersucht werden, ob Rechnungsberichtigungen erforderlich sind, um Risiken aus unberechtigtem Steuerausweis zu begrenzen.
Umsatzsteuer und Kantinenkosten: Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Die Entscheidung V R 1/25 schärft den Blick für einen klassischen Fehler in der Umsatzsteuerpraxis. Nicht jede Kostenpauschale und nicht jede Rückbelastung begründet einen Leistungsaustausch. Wo nur eine interne oder vertragstechnisch vermittelte Kostenverteilung vorliegt, fehlt es an der Grundlage für den Vorsteuerabzug. Wird dennoch Umsatzsteuer offen ausgewiesen, kann zusätzlich eine Steuerschuld aus der Rechnung entstehen. Für Unternehmen mit Fremdpersonaleinsatz, eigener Kantine oder komplexen Verrechnungsstrukturen ist das ein unmittelbarer Handlungsauftrag.
Empfehlenswert ist eine zeitnahe Prüfung bestehender Abrechnungsmodelle zwischen Verleihern, Entleihern, Konzerngesellschaften und Serviceeinheiten. Wer Prozesse in Einkauf, Vertragsmanagement und Buchhaltung sauber aufeinander abstimmt, reduziert nicht nur Nachforderungsrisiken, sondern verbessert auch Transparenz und Effizienz. Unsere Kanzlei betreut kleine und mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen mit besonderem Fokus auf die Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung. Gerade bei umsatzsteuerlichen Massenvorgängen helfen klar strukturierte digitale Abläufe regelmäßig dabei, erhebliche Kosten zu sparen und steuerliche Risiken frühzeitig zu vermeiden.
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