Videokonferenzkosten im Gerichtsverfahren: Sachverhalt und Regelungshintergrund
Mit Beschluss vom 16.04.2026, II E 3/26, hat der Bundesfinanzhof eine für Unternehmen, Steuerberatende und Finanzinstitutionen praxisrelevante Frage zur Kostenfolge gerichtlicher Videoverhandlungen geklärt. Im Kern ging es darum, ob eine frühere Kostenpauschale für Videokonferenzverbindungen auch dann noch erhoben werden darf, wenn die zugrunde liegende Vorschrift zwischenzeitlich aufgehoben wurde, das Verfahren aber schon vorher anhängig war. Gerade für kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen, Onlinehändler, Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser, die gerichtliche Verfahren häufig unter engen Kostenbudgets führen, ist diese Einordnung wichtig, weil sie zeigt, dass Verfahrenskosten nicht allein nach dem Zeitpunkt eines Verhandlungstermins, sondern nach speziellen Übergangsregeln des Kostenrechts zu beurteilen sind.
Dem Verfahren lag eine Kostenrechnung nach Abschluss eines Revisionsverfahrens zugrunde. Der unterlegene Beteiligte sollte neben den allgemeinen Gerichtskosten auch eine Pauschale von 45 Euro für die Nutzung einer Videokonferenz tragen. Besonderheit des Falls war, dass die mündliche Verhandlung erst nach Abschaffung der früheren Kostenregelung stattfand. Zugeschaltet war nicht der kostenpflichtige Beteiligte selbst, sondern das Finanzamt, während der spätere Kostenschuldner in Präsenz an der Verhandlung teilnahm. Daraus leitete er zwei Einwände ab. Zum einen meinte er, die aufgehobene Kostenregelung dürfe auf spätere Verhandlungen nicht mehr angewandt werden. Zum anderen vertrat er die Auffassung, die Pauschale müsse allenfalls derjenige tragen, der tatsächlich per Video teilgenommen habe.
Rechtlicher Hintergrund ist das Gerichtskostengesetz. Es regelt, welche Gebühren und Auslagen in gerichtlichen Verfahren anfallen und wer sie schuldet. Eine Auslage ist ein gesondert anfallender Aufwand der Justiz, der neben den eigentlichen Gebühren erhoben werden kann. Die frühere Pauschale für Videokonferenzverbindungen war im Kostenverzeichnis des Gerichtskostengesetzes geregelt und betrug je angefangene halbe Stunde 15 Euro. Diese Vorschrift wurde mit Wirkung ab dem 19.07.2024 aufgehoben, weil Videokonferenztechnik nach der gesetzgeberischen Vorstellung inzwischen zur üblichen Grundausstattung der Gerichte gehört und deshalb nicht mehr gesondert in Rechnung gestellt werden soll. Genau an dieser Schnittstelle zwischen altem und neuem Recht setzt die Entscheidung an.
Übergangsrecht und Kostenhaftung bei Videoverhandlung präzise eingeordnet
Der Bundesfinanzhof hat die Kostenrechnung bestätigt und die Erinnerung gegen den Kostenansatz zurückgewiesen. Maßgeblich war zunächst die Übergangsvorschrift des Gerichtskostengesetzes. Eine Übergangsvorschrift bestimmt, welches Recht auf bereits laufende Verfahren anzuwenden ist, wenn sich die Gesetzeslage ändert. Nach der einschlägigen Regelung werden in Rechtsstreitigkeiten, die vor Inkrafttreten einer Gesetzesänderung anhängig geworden sind, die Kosten grundsätzlich nach dem bisherigen Recht erhoben. Das bedeutet im Ergebnis, dass für die Kostenfrage nicht entscheidend ist, wann die mündliche Verhandlung stattfindet, sondern wann das Verfahren anhängig geworden ist.
Der Bundesfinanzhof hat ausdrücklich abgelehnt, diese gesetzliche Übergangsregel einschränkend auszulegen. Der Erinnerungsführer hatte eine sogenannte teleologische Reduktion verlangt. Damit ist gemeint, dass der Anwendungsbereich einer Norm wegen ihres Zwecks ausnahmsweise enger verstanden wird, als es der Wortlaut eigentlich nahelegt. Für eine solche Einschränkung sah das Gericht jedoch keinen Raum. Zwar habe der Gesetzgeber die Videokonferenzpauschale abgeschafft, weil die entsprechende Technik mittlerweile zu den allgemeinen Kosten der Rechtspflege gerechnet werde. Daraus folge aber gerade keine rückwirkende Beseitigung bereits bestehender Kostenfolgen in Altverfahren. Die Gesetzesmaterialien geben nach Ansicht des Gerichts keinen Hinweis darauf, dass die frühere Pauschale auch für bereits anhängige Verfahren sofort entfallen sollte.
Ebenso klar fiel die Aussage zur Kostenhaftung aus. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass es für die Kostenschuld unerheblich ist, ob der in Anspruch genommene Beteiligte selbst per Video zugeschaltet war oder persönlich im Sitzungssaal saß. Das Wort Inanspruchnahme in der früheren Kostenregelung beziehe sich nach Auffassung des Gerichts nicht auf eine persönliche Nutzung durch einen bestimmten Beteiligten, sondern allein auf den Umstand, dass die Justiz die Videokonferenzverbindung tatsächlich eingesetzt hat. Für die Frage, wer zahlen muss, sei nicht der technische Nutzende entscheidend, sondern das geschlossene System der Kostenhaftung im Gerichtskostengesetz.
Dieses Kostenhaftungssystem ist für die Praxis bedeutsam. Kostenhaftung bedeutet die gesetzliche Zuordnung, welcher Beteiligte Gerichtskosten schuldet. Das Gericht verweist darauf, dass das Gerichtskostengesetz in den Vorschriften über die Kostenschuld sehr differenziert regelt, wann ausnahmsweise besondere Auslagen gerade dem Veranlasser oder einem bestimmten Beteiligten zugeordnet werden. Da die frühere Videokonferenzpauschale dort nicht speziell genannt war, blieb es bei den allgemeinen Grundsätzen. Im konkreten Fall traf die Kostenlast deshalb denjenigen, dem die Kosten des Revisionsverfahrens auferlegt worden waren. Auch die Höhe der Pauschale beanstandete das Gericht nicht, weil die Videoverhandlung über drei angefangene halbe Stunden lief und sich daraus rechnerisch 45 Euro ergaben.
Was kleine Unternehmen, Mittelstand und Spezialbranchen jetzt beachten sollten
Für kleine Unternehmen und mittelständische Unternehmen liegt der praktische Wert der Entscheidung vor allem in einer realistischen Kostenplanung bei laufenden Gerichtsverfahren. Wer Verfahren bereits vor dem 19.07.2024 anhängig gemacht hat oder in solchen Altverfahren noch beteiligt ist, sollte nicht vorschnell davon ausgehen, dass die frühere Videokonferenzpauschale wegen der heutigen Gesetzeslage automatisch entfällt. Das gilt auch dann, wenn die Verhandlung erst deutlich später stattfindet. In streitigen Steuerverfahren, finanzgerichtlichen Auseinandersetzungen oder Kostenfestsetzungsverfahren kann dieser Gesichtspunkt zwar im Einzelfall nur einen vergleichsweise kleinen Betrag ausmachen, er zeigt aber exemplarisch, wie wichtig eine präzise Prüfung des intertemporalen Kostenrechts ist.
Für Steuerberatende und Rechtsabteilungen folgt daraus, dass Mandanten bei Altverfahren auf mögliche Restkosten aus früherem Recht hinzuweisen sind. Das betrifft nicht nur den Gebührenansatz als solchen, sondern auch die Erwartungshaltung im Mandat. Wer seinen Mandanten erklärt, dass Videotechnik heute regelmäßig nicht mehr gesondert berechnet wird, muss ergänzen, dass in älteren Verfahren etwas anderes gelten kann. Gerade bei mandatsübergreifenden Verfahrensportfolios im Mittelstand oder bei Finanzinstitutionen mit zahlreichen Parallelfällen sollte dies in die standardisierte Kostenkommunikation aufgenommen werden.
Auch für Onlinehändler, Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser ist die Entscheidung relevant, obwohl ihr Kerngeschäft nicht im Prozessrecht liegt. Diese Zielgruppen führen immer wieder Verfahren mit Verwaltungsbehörden, Sozialleistungsträgern oder Finanzämtern und nutzen dabei zunehmend digitale Verhandlungsformen. Der Beschluss macht deutlich, dass die Digitalisierung gerichtlicher Abläufe nicht automatisch zu einer individuell verursachungsgerechten Kostenzuordnung führt. Selbst wenn allein die Gegenseite per Video teilnimmt, kann die Kostenlast aufgrund der allgemeinen Kostengrundsätze beim unterliegenden Unternehmen verbleiben. Für das interne Risikomanagement bedeutet das, dass Verfahrenskosten nicht nur technisch, sondern normativ verstanden werden müssen.
Hinzu kommt ein organisatorischer Aspekt. Unternehmen sollten Kostenrechnungen des Gerichts zwar weiterhin sorgfältig prüfen, Einwände aber auf tragfähige rechtliche Ansatzpunkte stützen. Der bloße Hinweis, man habe selbst keine Videotechnik genutzt, wird nach dieser Entscheidung in vergleichbaren Altfällen regelmäßig nicht genügen. Erfolgversprechender ist eine Prüfung, ob das Verfahren tatsächlich vor dem maßgeblichen Stichtag anhängig geworden ist, ob die zugrunde gelegte Verhandlungsdauer korrekt erfasst wurde und ob die allgemeine Kostenentscheidung des Gerichts richtig umgesetzt wurde. Gerade in Unternehmen mit vielen dezentral bearbeiteten Verfahren empfiehlt sich dafür eine saubere Dokumentation von Verfahrensbeginn, Terminen und Kostenrechnungen.
Videokonferenzpauschale in Altverfahren: klares Fazit für die Praxis
Der Beschluss II E 3/26 schafft Rechtssicherheit an einer bislang umstrittenen Stelle des Kostenrechts. In vor dem 19.07.2024 anhängig gewordenen Verfahren kann die frühere Pauschale für Videokonferenzverbindungen weiterhin anfallen, selbst wenn die Verhandlung erst nach Abschaffung der Norm stattgefunden hat. Ebenso wenig kommt es darauf an, ob gerade der spätere Kostenschuldner selbst per Video teilgenommen hat. Maßgeblich sind die Übergangsregel des Gerichtskostengesetzes und die allgemeinen Vorschriften zur Kostenhaftung.
Für Unternehmen und beratende Berufe lautet die praktische Quintessenz daher, Altverfahren kostenrechtlich nicht mit Neufällen gleichzusetzen und gerichtliche Kostenrechnungen anhand des jeweils anwendbaren Verfahrensrechts zu prüfen. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei solchen Fragen mit besonderem Fokus auf digitale Prozesse, effiziente Buchhaltungsabläufe und belastbare Kostenkontrolle. Gerade an der Schnittstelle von Steuerrecht, Verfahrensmanagement und Digitalisierung unterstützen wir Mandanten aller Art dabei, durch Prozessoptimierung messbare Kostenersparungen im Mittelstand zu erreichen.
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