Verabschiedungsfeier und Arbeitslohn: Was steuerlich auf dem Spiel steht
Wenn Unternehmen langjährige Mitarbeitende oder Führungskräfte in den Ruhestand verabschieden, gehört ein Empfang oder eine Feier häufig zur gelebten Unternehmenskultur. Lohnsteuerlich ist dabei entscheidend, ob die vom Arbeitgeber getragenen Kosten beim ausscheidenden Arbeitnehmer als Arbeitslohn zu erfassen sind. Arbeitslohn ist jede Einnahme, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließt und durch dieses veranlasst ist. Wird eine Zuwendung als Arbeitslohn eingestuft, löst sie grundsätzlich Lohnsteuer aus und kann zusätzlich sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Für Arbeitgeber ist das besonders relevant, weil sie im Lohnsteuerabzugsverfahren verantwortlich sind und bei Fehlern über die sogenannte Haftung in Anspruch genommen werden können, also für nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer einstehen müssen.
Aktuell hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 19.11.2025, Aktenzeichen VI R 18/24, klargestellt, dass die Kosten eines vom Arbeitgeber ausgerichteten Empfangs anlässlich der Verabschiedung eines Arbeitnehmers in den Ruhestand beim Ausscheidenden nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen, wenn es sich um ein Fest des Arbeitgebers handelt. Damit wird die Praxis an einem zentralen Punkt entlastet: Nicht der Anlass „Verabschiedung“ allein entscheidet, sondern die Einordnung der Veranstaltung nach ihrem Gesamtbild. Für mittelständische Unternehmen, Geldinstitute, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder auch wachsende Onlinehändler mit größerer Belegschaft ist das vor allem deshalb wichtig, weil repräsentative Veranstaltungen häufig extern ausstrahlen und schnell in eine lohnsteuerliche Diskussion geraten, wenn hohe Bewirtungs- oder Eventkosten anfallen.
Im entschiedenen Fall hatte ein Geldinstitut einen Empfang in den eigenen Geschäftsräumen ausgerichtet, um den scheidenden Vorstandsvorsitzenden zu verabschieden und zugleich den Nachfolger vorzustellen. Die Organisation lag bei der Personalabteilung, die Gästeliste wurde nach geschäftlichen Kriterien festgelegt. Eingeladen waren unter anderem Organmitglieder, Mitarbeitende, Persönlichkeiten aus Politik und Verwaltung sowie Vertreter regional wichtiger Unternehmen und Institutionen, außerdem Verbände, Kammern, kulturelle Einrichtungen und Pressevertreter. Auch Familienangehörige des scheidenden Vorstandsvorsitzenden waren in gesellschaftsüblichem Umfang anwesend. Das Finanzamt wollte die Kosten als Arbeitslohn behandeln und den Arbeitgeber für die Lohnsteuer in Haftung nehmen, gestützt auf eine Verwaltungsauffassung, nach der Sachleistungen aus Anlass einer Verabschiedung unter Umständen steuerpflichtig sein sollen. Die Finanzgerichtsbarkeit und anschließend der Bundesfinanzhof haben dem in der Sache widersprochen.
Fest des Arbeitgebers oder private Feier: Die Abgrenzungskriterien
Der Kern der Entscheidung liegt in der Abgrenzung zwischen einer privaten Feier des Arbeitnehmers und einer betrieblich veranlassten Veranstaltung des Arbeitgebers. Der Bundesfinanzhof stellt darauf ab, dass Arbeitslohn nur dann vorliegt, wenn die Veranstaltung nach ihrem Gepräge dem privaten Bereich des Arbeitnehmers zuzuordnen ist. Handelt es sich dagegen um ein Fest des Arbeitgebers, bei dem der Arbeitgeber aus eigenem betrieblichem Interesse Gäste bewirtet, fehlt es an einer dem Arbeitnehmer zuzurechnenden Bereicherung aus dem Dienstverhältnis.
Für die Einordnung ist stets eine Gesamtwürdigung erforderlich. Dabei sind insbesondere der Anlass, der Gastgeber, die Bestimmung der Gästeliste, die Zusammensetzung der Gäste, der Veranstaltungsort und der Charakter der Veranstaltung relevant. Diese Faktoren sind nicht isoliert zu betrachten, sondern in ihrem Zusammenspiel. Gerade in Grenzfällen ist die Dokumentation der betrieblichen Ausrichtung entscheidend, weil sich die lohnsteuerliche Bewertung oft weniger aus Rechnungen und Kostenstellen ergibt als aus dem nachvollziehbaren Konzept der Veranstaltung.
Im Fall der Ruhestandsverabschiedung war der berufliche Charakter nach Auffassung des Gerichts prägend. Die Verabschiedung stellt den letzten Akt der aktiven Tätigkeit im Unternehmen dar und ist damit noch Teil der Berufsausübung. Verstärkt wurde dies dadurch, dass zugleich der Nachfolger vorgestellt wurde und die Veranstaltung damit auch der Kontinuität in der Außenwirkung diente. Entscheidend war außerdem, dass das Unternehmen selbst als Gastgeberin auftrat, die Organisation in der Personalabteilung lag, die Gästeliste von der Arbeitgeberseite nach geschäftlichen Gesichtspunkten festgelegt wurde und die Feier in den Räumlichkeiten des Unternehmens stattfand. Diese Punkte sind auch für kleinere und mittlere Unternehmen übertragbar, etwa wenn eine Geschäftsführung verabschiedet wird, ein Chefarzt in einer Klinik den Staffelstab übergibt oder eine langjährige Pflegedienstleitung in den Ruhestand geht und gleichzeitig die Nachfolge offiziell kommuniziert wird.
Wichtig ist ferner die Klarstellung, dass auch Kostenanteile, die rechnerisch auf den ausscheidenden Arbeitnehmer selbst und auf mit eingeladene Familienangehörige entfallen, nicht automatisch Arbeitslohn darstellen. Der Bundesfinanzhof hat für den entschiedenen Sachverhalt betont, dass bei gesellschaftsüblicher Teilnahme von Angehörigen auch insoweit kein steuerpflichtiger Arbeitslohn anzunehmen ist, sofern die Veranstaltung insgesamt als Fest des Arbeitgebers einzuordnen bleibt. Damit wird eine in der Praxis häufige Streitfrage entschärft, weil Einladungen an Ehepartner oder nahe Angehörige bei repräsentativen Unternehmensanlässen durchaus üblich sind.
Lohnsteuerliche Praxis: Risiken, Dokumentation und interne Prozesse
Für die Praxis bedeutet das Urteil nicht, dass Verabschiedungsfeiern generell „steuerfrei“ wären. Es bedeutet aber, dass Unternehmen Gestaltungsspielraum haben, wenn sie die betriebliche Zielrichtung konsequent umsetzen. Das Risiko einer Lohnsteuerhaftung entsteht insbesondere dort, wo die Feier nach außen als private Veranstaltung des Arbeitnehmers wirkt oder der Arbeitgeber nur als „Zahlstelle“ erscheint. Kritisch sind Konstellationen, in denen der Arbeitnehmer faktisch Gastgeber ist, etwa wenn er die Gästeliste nach privaten Beziehungen bestimmt, überwiegend private Gäste teilnehmen, die Veranstaltung außerhalb betrieblicher Räumlichkeiten rein privat geprägt ist oder der Ablauf stark persönliche Elemente ohne erkennbaren Unternehmensbezug in den Vordergrund stellt.
Umgekehrt lässt sich die betriebliche Einordnung stützen, wenn der Arbeitgeber sichtbar Gastgeber ist und die Veranstaltung erkennbar der internen und externen Unternehmenskommunikation dient. Gerade bei Finanzinstitutionen, bei regulierten Unternehmen oder in sensiblen Bereichen wie Pflegeeinrichtungen und Krankenhäusern ist zudem relevant, dass Veranstaltungen häufig auch dem Netzwerk zu Zuweisern, Verbänden, kommunalen Trägern oder Kooperationspartnern dienen. Bei Onlinehändlern oder technologiegetriebenen Mittelständlern kann der betriebliche Zweck etwa in der Darstellung einer geordneten Nachfolge, der Stärkung von Kundenbeziehungen oder der Kommunikation gegenüber strategischen Partnern liegen. Die betriebliche Motivation sollte sich in Einladungstexten, Teilnehmerkreisen und organisatorischer Verantwortlichkeit widerspiegeln.
Ein weiterer Praxispunkt ist die Auseinandersetzung mit Verwaltungsauffassungen, die teils mit pauschalen Schwellenwerten operieren. Im Streitfall hatte die Finanzverwaltung argumentiert, dass übliche Sachleistungen aus Anlass der Verabschiedung steuerpflichtig sein können, wenn Aufwendungen je Gast eine bestimmte Grenze überschreiten. Der Bundesfinanzhof hat dem für den Fall eines Arbeitgeberfestes die entscheidende Grundlage entzogen: Wenn bereits kein Arbeitslohn vorliegt, kann die Frage nach einer betragsmäßigen Begrenzung für die Lohnbesteuerung in den Hintergrund treten. Für Unternehmen ist das wichtig, weil hochwertige Empfänge mit vielen externen Gästen in der Realität schnell hohe Pro-Kopf-Kosten erreichen können, ohne dass dies zwangsläufig eine private Bereicherung des ausscheidenden Arbeitnehmers bedeutet.
In der Umsetzung empfiehlt sich, den Prozess von der Planung bis zur Abrechnung lohnsteuerlich mitzudenken. Wenn Personalabteilung, Assistenz der Geschäftsleitung und Finanzbuchhaltung eng zusammenarbeiten, lassen sich spätere Diskussionen häufig vermeiden. Dazu gehört eine klare Rollenverteilung, aus der hervorgeht, dass das Unternehmen einlädt und nicht der Arbeitnehmer, sowie eine nachvollziehbare Begründung der Gästekategorien. Auch die saubere Zuordnung der Kosten und die geordnete Ablage der Unterlagen spielen eine Rolle, weil Betriebsprüfungen die Gesamtschau anhand der Aktenlage vornehmen.
Fazit: Gestaltungssicherheit für Unternehmen bei Ruhestandsfeiern
Das Urteil vom 19.11.2025, Aktenzeichen VI R 18/24, bringt für Arbeitgeber und steuerberatende Praxis spürbare Rechtssicherheit: Trägt der Arbeitgeber die Kosten einer Verabschiedungsveranstaltung in den Ruhestand, entsteht beim Ausscheidenden kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn die Feier nach ihrem Gesamtbild als Fest des Arbeitgebers einzuordnen ist. Maßgeblich sind die objektiven Umstände, insbesondere das Auftreten als Gastgeber, die Verantwortung für Organisation und Gästeliste, die Zusammensetzung der eingeladenen Personen, der Ort und der betriebliche Charakter der Veranstaltung. Unternehmen sollten diese Kriterien bereits bei der Planung berücksichtigen und die betriebliche Zielrichtung konsequent umsetzen, um Lohnsteuerhaftungsrisiken zu vermeiden.
Wir unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen dabei, solche lohnsteuerlichen Fragestellungen praxistauglich in die internen Abläufe zu integrieren und Prüfungsfestigkeit herzustellen. Ein Schwerpunkt unserer Kanzlei liegt auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung, wodurch sich gerade im Mittelstand durch klare Workflows und saubere Dokumentation häufig erhebliche Kostenersparnisse realisieren lassen.
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