Neuregelungen zu Umsatzsteuervergünstigungen bei NATO-Hauptquartieren
Mit Schreiben vom 14. November 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen die Anwendung der Umsatzsteuervergünstigungen nach dem Ergänzungsabkommen zum Protokoll über die NATO-Hauptquartiere neu geregelt. Die bislang geltenden Anweisungen aus dem Jahr 2023 wurden damit ersetzt. Die neue Verwaltungsanweisung legt verbindlich fest, unter welchen Bedingungen Umsätze an Einrichtungen der NATO, insbesondere an deren Hauptquartiere und damit verbundene Organisationen, von der Umsatzsteuer befreit werden können. Ziel ist die einheitliche und rechtssichere Umsetzung der bereits völkerrechtlich vereinbarten Steuerbegünstigungen innerhalb Deutschlands, die nun im Einklang mit § 4 Nr. 7 Satz 1 Buchstabe d Umsatzsteuergesetz stehen.
Diese Vorschrift sieht eine Steuerbefreiung für bestimmte Lieferungen und sonstige Leistungen an ausländische Streitkräfte sowie an internationale Organisationen vor, soweit die Voraussetzungen auf Grundlage internationaler Abkommen erfüllt sind. Das NATO-Truppenstatut und insbesondere das Ergänzungsabkommen bestimmen, welche Organe und Personen unter diese Steuerbefreiung fallen. Die praktische Herausforderung besteht darin, die Begünstigung ordnungsgemäß nachzuweisen und in der Rechnungslegung korrekt anzuwenden.
Rechtliche Grundlagen und praktische Bedeutung
Das Umsatzsteuergesetz bildet den Ausgangspunkt für diese Regelung. Mit § 4 Nr. 7 Satz 1 Buchstabe d sind Dienstleistungen und Lieferungen steuerfrei, wenn sie bestimmten internationalen oder militärischen Einrichtungen zugutekommen. Das völkerrechtliche Rahmenwerk wird durch das NATO-Truppenstatut geschaffen, das Deutschland zur steuerlichen Gleichbehandlung verpflichtet. Unternehmen, die diese Einrichtungen beliefern oder Leistungen für sie erbringen, müssen sicherstellen, dass die Voraussetzungen nachweisbar eingehalten werden. Entscheidend ist die Bestätigung der begünstigten Organisation, dass die Leistung für dienstliche Zwecke bestimmt ist. Fehlt ein solcher Nachweis, entfällt die Befreiung und es tritt die reguläre Steuerpflicht ein.
Gerade für Lieferanten oder Dienstleister, die regelmäßig mit internationalen Institutionen zusammenarbeiten, stellt die aktuelle Verwaltungsregelung einen wichtigen Schritt zu mehr Klarheit dar. Sie präzisiert, wie Anträge und Nachweise ausgestaltet sein müssen und wie die Behandlung in der Umsatzsteuervoranmeldung zu erfolgen hat. Dadurch wird das Risiko von Nachforderungen deutlich reduziert. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die etwa als technische Dienstleister oder Versorgungsbetriebe tätig sind, profitieren, da sie nun eine verlässlichere Grundlage für ihre Abrechnungsprozesse erhalten.
Auswirkungen auf Buchhaltung und Nachweisführung
Die Umsetzung der Steuervergünstigungen setzt strikte formelle Anforderungen voraus. Unternehmen müssen jeden begünstigten Umsatz einzeln dokumentieren und die Freistellungsberechtigung der empfangenden NATO-Einrichtung prüfen. Hierzu dienen Freistellungsbescheinigungen, die in der Regel von den zuständigen Stellen der Organisation ausgestellt werden. In der Buchhaltung sind die entsprechenden Belege aufzubewahren, damit eine spätere Überprüfung durch die Finanzverwaltung möglich bleibt. Für Steuerberaterinnen und Steuerberater besteht die Aufgabe darin, Mandanten bei der korrekten Abwicklung zu unterstützen und die steuerliche Einordnung nachzuvollziehen. Besonders bei wiederkehrenden Lieferungen ist auf die richtige Zuordnung von Leistungszeitpunkt und Zahlungsfluss zu achten, da hiervon der Zeitpunkt der Steuerbefreiung abhängt.
Für internationale Lieferketten, in denen deutsche Unternehmen als Zwischenglied agieren, kann die Kombination verschiedener steuerlicher Regelungen schnell komplex werden. Das aktuelle Schreiben des Bundesfinanzministeriums sorgt hier für eine vereinfachte Handhabung, indem es die Anwendung auch auf Unterauftragnehmer ermöglicht, sofern diese direkt für eine begünstigte Einrichtung tätig werden und der Leistungsbezug eindeutig nachgewiesen wird. Damit erhalten etwa Bau- oder Wartungsunternehmen, die im Auftrag von NATO-Stellen tätig sind, Rechtssicherheit über ihre steuerliche Behandlung.
Fazit und Handlungsempfehlung
Die neuen Vorgaben zu Umsatzsteuervergünstigungen im Zusammenhang mit dem NATO-Ergänzungsabkommen dienen nicht nur der Klarstellung, sondern auch der Harmonisierung zwischen nationalem Steuerrecht und internationalem Vertragsrecht. Sie schaffen eine einheitliche Linie, die in allen Bundesländern anzuwenden ist und damit die Rechtsanwendung für Unternehmen deutlich vereinfacht. Wer als Unternehmer Leistungen an NATO-Stellen oder deren Angehörige erbringt, muss jetzt prüfen, ob die eigene Praxis den neuen Nachweisanforderungen entspricht. Dies betrifft insbesondere die Dokumentationspflichten, die in der nächsten Betriebsprüfung von Bedeutung sein können. Eine professionelle, revisionssichere Buchhaltung bleibt damit das entscheidende Instrument, um steuerliche Risiken zu vermeiden und von den Befreiungsmöglichkeiten optimal zu profitieren.
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