Vertrauensschutz im Umsatzsteuerrecht: Hintergrund und aktuelle Entwicklungen
Der Bundesfinanzhof hat sich mit Beschluss vom 29. August 2025 (Az. V B 34/25) erneut mit den Voraussetzungen des Vertrauensschutzes im innergemeinschaftlichen Warenverkehr befasst. Kern der Diskussion ist die sogenannte Gelangensbestätigung. Diese dient als Nachweis, dass ein Gegenstand tatsächlich in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union gelangt ist. Nach § 6a Absatz 4 Satz 1 Umsatzsteuergesetz genießt ein Unternehmer Vertrauensschutz, wenn er bei objektiv unrichtigen Angaben des Abnehmers dennoch davon ausgehen durfte, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind. Problematisch wird dies jedoch dann, wenn bei Abholfällen die Gelangensbestätigung fehlt. In solchen Fällen stellt sich die Frage, ob und inwieweit sich der liefernde Unternehmer auf Vertrauensschutz berufen kann.
Die zugrunde liegende Entscheidung betraf eine Klägerin, die im Exportgeschäft tätig war und ihre Lieferungen umsatzsteuerfrei behandeln wollte, obwohl ihr der Nachweis in Form einer Gelangensbestätigung nicht vorlag. Das Finanzgericht verwehrte die Steuerfreiheit, ließ aber die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung zu. Der Bundesfinanzhof bestätigte die Zulassung der Revision, um die Rechtsfrage abschließend zu klären. Damit erhält dieses Verfahren erhebliche Relevanz auch für kleine und mittlere Unternehmen, für Versandhändler oder für Betriebe im Gesundheitswesen, wie etwa Krankenhäuser, die Beschaffungen europaweit tätigen.
Rechtliche Begründung und Argumentationslinien der Finanzgerichte
Das Finanzgericht verwies zunächst auf die gesetzliche Systematik. Für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der Nachweis des Verbringens in einen anderen Mitgliedstaat eindeutig und leicht nachprüfbar vorliegen. Nach der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ist hierfür insbesondere die Gelangensbestätigung vorgesehen. Sie gilt als einfaches, praxisnahes Nachweisinstrument und bildet damit die Grundlage der Verwaltungsauffassung.
Streitentscheidend ist aber die Frage, ob der Vertrauensschutz in § 6a Absatz 4 Satz 1 Umsatzsteuergesetz die fehlende Gelangensbestätigung im Abholfall ersetzen kann. Die Argumentation der Finanzgerichte bewegt sich zwischen dem Gebot der Rechtssicherheit für Unternehmer und der Missbrauchsvermeidung im Bereich des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs. Der Bundesfinanzhof hat bereits mehrfach betont, dass die formalen Nachweiserfordernisse nicht zur übermäßigen Belastung des Steuerpflichtigen führen dürfen, gleichwohl jedoch die Steuerfreiheit einen strengen Nachweis verlangt. Die Zulassung der Revision zeigt, dass die Abwägung noch nicht abschließend geklärt ist und eine höchstrichterliche Leitlinie erforderlich ist.
- Auf der einen Seite steht der Grundsatz des Vertrauensschutzes, der Unternehmen davor bewahren soll, unverschuldet steuerliche Nachteile zu erleiden, wenn sie sich auf die Angaben ihres Vertragspartners verlassen haben.
- Auf der anderen Seite fordert die Finanzverwaltung einen lückenlosen, formalen Nachweis, um Steuerhinterziehungen durch angebliche Ausfuhren zu verhindern.
- Die zentrale Frage lautet somit, ob die Vertrauensschutzregelung auch dann greift, wenn eine gesetzlich vorgesehene Pflichtangabe, hier die Gelangensbestätigung, überhaupt nicht vorhanden ist.
Umsetzung in der Unternehmenspraxis und besondere Branchenherausforderungen
Für die Praxis kleiner Unternehmen, aber auch für mittelständische Betriebe und spezialisierte Branchen wie Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder Onlinehändler, ergibt sich eine erhebliche Rechtsunsicherheit. Abholfälle sind im Geschäftsverkehr alltäglich, etwa wenn Kunden aus Nachbarstaaten Waren direkt im Lager abholen. Ohne Gelangensbestätigung besteht das Risiko, dass die Lieferung nicht steuerfrei behandelt werden darf und nachträglich Umsatzsteuer anfällt. Dies kann erhebliche finanzielle Belastungen auslösen.
Besonders für Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser, die auf kostengünstige Einkäufe von medizinischem Material angewiesen sind, kann der Verlust der Steuerfreiheit bei fehlendem Nachweis die Wirtschaftlichkeit erheblich beeinträchtigen. Für Onlinehändler, die regelmäßig internationale Kunden bedienen, stellt sich die Frage, wie sie in der Praxis die Gelangensbestätigung verlässlich einholen können, zumal sie selten physischen Kontakt mit den Abnehmern haben. Kleine Unternehmen, die weder eigene Steuerabteilungen noch große Verwaltungsapparate besitzen, sind von den verschärften Anforderungen besonders betroffen. Deshalb wird die anstehende Klärung durch den Bundesfinanzhof in der Revision von großer praktischer Bedeutung sein.
Unternehmen sind aktuell angehalten, ihre Nachweis- und Dokumentationsprozesse zu prüfen. Digitale Lösungen können helfen, Belege strukturiert zu sammeln, Kundenbestätigungen rechtssicher zu archivieren und die Kommunikation revisionssicher zu dokumentieren. Erfolgt dies proaktiv, verringert sich das Risiko, später Umsatzsteuer nachzahlen zu müssen. Besonders für den Mittelstand kann eine entsprechende Prozessdigitalisierung dazu beitragen, formale Pflichten kosteneffizient und fehlerarm zu erfüllen.
Schlussfolgerung und Handlungsempfehlungen
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs verdeutlicht, dass der Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung ein neuralgischer Punkt im Umsatzsteuerrecht bleibt. Es bleibt abzuwarten, ob die Rechtsprechung den Vertrauensschutz zugunsten der Unternehmer stärkt, auch wenn die Gelangensbestätigung fehlt, oder ob weiterhin ein strenger Maßstab gilt. Für Unternehmen empfiehlt es sich, kurzfristig ihre internen Abläufe zu überprüfen und für jede Lieferung die entsprechenden Nachweise konsequent einzufordern. Die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen, die Einführung automatisierter Erinnerungen und eine revisionssichere Dokumentenablage schaffen dabei einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Prozessoptimierung in der Buchhaltung, insbesondere durch den Einsatz digitaler Lösungen. Wir unterstützen Betriebe jeder Branche, vom Onlinehändler über Pflegeeinrichtungen bis hin zu klassischen Produktionsbetrieben, und helfen dabei, durch optimierte Abläufe erhebliche Kosten einzusparen und rechtliche Sicherheit zu gewinnen.
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