Neue steuerliche Maßstäbe für dauerdefizitär betriebene Einrichtungen
Mit dem aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 20. Januar 2026 (Az. III C 2 – S 7106/00069/003/117) werden die Regelungen zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Einrichtungen, die dauerhaft defizitär betrieben werden, grundlegend neu gefasst. Diese Anpassung betrifft insbesondere Unternehmen, Kommunen sowie gemeinnützige und öffentliche Einrichtungen, die über einen längeren Zeitraum hinweg Leistungen erbringen, deren Aufwendungen die Einnahmen regelmäßig übersteigen. Die Neuregelung schafft damit Klarheit bei der Frage, ob und in welchem Umfang eine wirtschaftliche Tätigkeit im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorliegt.
Maßgeblich ist, ob die betreffende Einrichtung ihre Leistungen mit der Absicht erbringt, Einnahmen zu erzielen, oder ob vielmehr öffentlich-rechtliche Verpflichtungen, soziale Zielsetzungen oder Daseinsvorsorge im Vordergrund stehen. Das Bundesfinanzministerium hat in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder definiert, wie diese Abgrenzung künftig vorzunehmen ist. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die Umsatzsteuerpflicht und insbesondere auf das Recht zum Vorsteuerabzug.
Wirtschaftliche Tätigkeit und Zuschüsse im Fokus der Neuregelung
Der entscheidende Anknüpfungspunkt der Neuregelung ist die „wirtschaftliche Tätigkeit“. Darunter versteht man nach § 2 des Umsatzsteuergesetzes das nachhaltige Erbringen von Leistungen gegen Entgelt zur Einnahmeerzielung. Bei dauerhaft defizitären Einrichtungen ist diese Voraussetzung häufig nicht erfüllt, da die Leistungen regelmäßig nicht kostendeckend angeboten werden. Das Finanzministerium stellt daher klar, dass eine wirtschaftliche Tätigkeit nur dann vorliegt, wenn die Preisgestaltung auf eine Kostendeckung ausgelegt ist und die Einnahmen einen unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang zur erbrachten Leistung aufweisen.
Öffentliche Zuschüsse bleiben dabei kritisch zu prüfen. Zuschüsse, die nicht als Gegenleistung für eine individuelle Leistung des Betriebs gewährt werden, gelten nicht als Entgelt im umsatzsteuerlichen Sinn. Werden Zuschüsse jedoch gewährt, um eine konkrete Leistung zu subventionieren, kann ein Entgelt von dritter Seite vorliegen, das der Umsatzsteuer unterliegt. Für viele kommunale und gemeinnützige Einrichtungen, Krankenhäuser oder Pflegebetriebe, die auf öffentliche Fördermittel angewiesen sind, ist diese Abgrenzung von hoher praktischer Bedeutung, weil sie die Entscheidung darüber beeinflusst, ob eine steuerpflichtige wirtschaftliche Tätigkeit angenommen wird oder nicht.
Damit knüpft die aktuelle Regelung an bisherige Verwaltungsanweisungen an und konkretisiert sie weiter. Entscheidend ist eine einzelfallbezogene Prüfung, ob die Tätigkeit primär im öffentlichen Interesse oder mit Gewinnerzielungsabsicht erfolgt. Für Einrichtungen, die eine Kombination aus gebührenfinanzierten und geförderten Leistungen anbieten, erfordert dies künftig eine differenzierte Beurteilung der Entgeltstruktur.
Auswirkungen auf Vorsteuerabzug und steuerliche Gestaltung
Das Recht auf Vorsteuerabzug steht Unternehmerinnen und Unternehmern grundsätzlich nur zu, wenn sie selbst steuerpflichtige Umsätze ausführen. Wird eine Einrichtung als nicht wirtschaftlich tätig eingestuft, entfällt dieses Recht. Für viele Akteure bedeutet das eine erhebliche finanzielle Belastung, denn Vorsteuerbeträge aus Investitionen oder laufenden Aufwendungen können dann nicht mehr geltend gemacht werden. Dies betrifft insbesondere Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Bildungsträger und kommunale Betriebe, deren Defizite häufig durch Zuschüsse ausgeglichen werden.
Das BMF-Schreiben sieht jedoch eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027 vor. Bis zu diesem Zeitpunkt wird es nicht beanstandet, wenn der leistende Unternehmer weiterhin von einer wirtschaftlichen Tätigkeit ausgeht und einen entsprechenden Vorsteuerabzug vornimmt, sofern eine asymmetrische Verteilung zwischen Kosten und Einnahmen besteht. Diese Nichtbeanstandungsregelung bietet betroffenen Unternehmen Zeit, ihre Strukturen und Leistungsabrechnungen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Spätestens ab dem Jahr 2028 werden die neuen Grundsätze uneingeschränkt gelten, sodass die derzeitige Übergangsphase aktiv zur steuerlichen und organisatorischen Vorbereitung genutzt werden sollte.
Für gemeinnützige Träger und öffentliche Einrichtungen bedeutet dies, dass künftig ein noch stärkerer Fokus auf die interne Kostenrechnung, Leistungsdokumentation und Zuschussverwaltung gelegt werden muss. Nur wer nachvollziehbar zwischen entgeltlicher Leistungserbringung und nichtwirtschaftlicher Tätigkeit differenziert, kann rechtssicher agieren und finanzielle Nachteile vermeiden.
Fazit: Handlungsbedarf und Chancen digitaler Prozesse
Die Neuregelung zur umsatzsteuerlichen Behandlung dauerdefizitärer Einrichtungen ist mehr als eine bloße Verwaltungsanpassung. Sie zwingt Betriebe, insbesondere in den Bereichen Gesundheit, Pflege und kommunale Dienstleistungen, ihre Leistungs- und Finanzierungsmodelle kritisch zu prüfen. Entscheidend ist die sorgfältige Dokumentation, welche Leistungen tatsächlich entgeltlich erbracht und welche durch Zuschüsse finanziert werden. Nur so lassen sich Risiken im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerpflicht und dem Vorsteuerabzug vermeiden. Unternehmen, die bisher pauschal von einer wirtschaftlichen Tätigkeit ausgegangen sind, müssen ihr Vorgehen an die neuen Vorgaben anpassen und gegebenenfalls Verträge und Abrechnungsstrukturen überprüfen.
Darüber hinaus eröffnen die Neuregelungen Chancen, Prozesse stärker zu digitalisieren und die Buchhaltungs- und Finanzprozesse zu optimieren. Digitale Dokumentationssysteme, automatisierte Kostenzuordnungen und transparente Zuschussabrechnungen können helfen, steuerliche Risiken zu vermeiden und den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren. Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, diese Anforderungen rechtssicher und wirtschaftlich umzusetzen. Mit unserer Spezialisierung auf die Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung helfen wir Unternehmen aller Größen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten und langfristig erhebliche Kosteneinsparungen zu realisieren.
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