Reisekostenrecht und Arbeitsentgelt greifen in der Praxis oft ineinander, werden aber rechtlich streng voneinander getrennt. Gerade bei Tätigkeiten mit regelmäßig wechselnden Einsatzorten, langen Abwesenheiten und erheblichen Wartezeiten liegt die Annahme nahe, dass hierfür neben dem laufenden Entgelt auch Tagegeld oder Verpflegungsmehraufwand beansprucht werden kann. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 23.04.2026, 6 AZR 211/25, zeigt jedoch deutlich, dass nicht jede beruflich veranlasste Ortsveränderung bereits eine Reise im reisekostenrechtlichen Sinn ist. Für öffentliche Arbeitgeber, tarifgebundene Unternehmen, Beförderungsdienste, Pflegeeinrichtungen mit Fahrdiensten und andere spezialisierte Betriebe mit mobilem Personal ist diese Abgrenzung von erheblicher Bedeutung.
Tagegeld bei Fahrpersonal: Sachverhalt, Tariflage und Reisekostenrecht
Dem Verfahren lag die Klage eines persönlichen Fahrers eines Landesministers zugrunde. Auf das Arbeitsverhältnis fanden aufgrund arbeitsvertraglicher Bezugnahme der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder sowie der Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen der Personenkraftwagenfahrer der Länder Anwendung. Nach der tariflichen Regelung zur Reisekostenerstattung gelten für Beschäftigte die Reisekostenbestimmungen, die auch für Beamtinnen und Beamte des Arbeitgebers maßgeblich sind. Im Streitfall waren dies das Niedersächsische Beamtengesetz und die Niedersächsische Reisekostenverordnung.
Der Fahrer verlangte Tagegeld für zahlreiche Tage, an denen er ohne Übernachtung mehr als acht Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend war. Hilfsweise begehrte er Tagegeld für Tage, an denen er sich länger als acht Stunden außerhalb der Stadtgrenze von Hannover zur Erledigung von Dienstgeschäften aufgehalten hatte. Ihm war zudem eine Dauerdienstreisegenehmigung erteilt worden. Seine Argumentation war, dass seine Fahrten als Dienstreisen oder jedenfalls als andere dienstlich veranlasste Reisen zu behandeln seien. Er verwies insbesondere darauf, dass seine Tätigkeit nicht nur aus dem Fahren, sondern auch aus Wartezeiten sowie Vor und Nacharbeiten bestanden habe.
Der rechtliche Hintergrund ist für die Praxis wichtig. Tagegeld ist im Reisekostenrecht eine pauschalierte Erstattung für Verpflegungsmehraufwendungen. Gemeint sind zusätzliche Kosten für Verpflegung, die typischerweise entstehen, wenn sich Beschäftigte aus dienstlichem Anlass außerhalb der regelmäßigen Dienststätte aufhalten. Voraussetzung ist aber, dass überhaupt eine erstattungsfähige Reise im Sinn des maßgeblichen Reisekostenrechts vorliegt. Genau an dieser Stelle verläuft die entscheidende Grenze.
Abgrenzung von Dienstgeschäft und Reise: Warum kein Anspruch auf Tagegeld bestand
Das Bundesarbeitsgericht hat die Revision zurückgewiesen und den geltend gemachten Anspruch verneint. Der Kern der Entscheidung liegt in der Auslegung des Begriffs der Dienstreise. Nach dem maßgeblichen niedersächsischen Reisekostenrecht ist eine Dienstreise eine Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäfts außerhalb der Dienststätte. Das Gericht stellt dabei klar auf die Unterscheidung zwischen der Reise als Ortsveränderung und dem Dienstgeschäft als eigentlicher Arbeitsaufgabe ab.
Entscheidend war daher die Frage, ob die Fahrten des Klägers lediglich dazu dienten, ihn an den Ort eines Dienstgeschäfts zu bringen, oder ob die Fahrten selbst schon das Dienstgeschäft waren. Das Bundesarbeitsgericht hat Letzteres angenommen. Der Kläger war als ständiger persönlicher Fahrer beschäftigt. Seine prägende und wesentliche Arbeitsaufgabe bestand gerade darin, den Minister von einem Ort zum anderen zu fahren. Die Fahrtätigkeit war damit nicht nur Mittel zum Zweck, sondern die unmittelbare Erfüllung seiner arbeitsvertraglich geschuldeten Leistung.
Diese Differenz ist juristisch zentral. Reisekostenrecht soll zusätzliche Belastungen ausgleichen, die dadurch entstehen, dass Beschäftigte zur Erledigung ihrer eigentlichen Aufgabe an einem anderen Ort tätig werden müssen. Es soll gerade nicht solche Belastungen kompensieren, die untrennbarer Bestandteil der geschuldeten Tätigkeit selbst sind. Anders formuliert: Wer reist, um zu arbeiten, kann unter den Voraussetzungen des Reisekostenrechts Ansprüche haben. Wer arbeitet, indem er fährt, befindet sich nicht automatisch auf einer erstattungsfähigen Reise.
Auch der Einwand, dass zum Aufgabenbild des Fahrers zusätzlich Wartezeiten, Wagenpflege, Wartung oder Vor und Abschlussarbeiten gehörten, half nicht weiter. Das Gericht betont, dass auch diese Tätigkeiten nach dem einschlägigen Fahrertarifvertrag zur Arbeitszeit und damit zum Aufgabenbereich des Fahrers zählen. Sie ändern nichts daran, dass die Fahrten selbst Teil der Dienstausübung sind.
Ebenso lehnte das Gericht einen Anspruch wegen anderer dienstlich veranlasster Reisen ab. Auch dieser Auffangtatbestand setzt nach dem Verständnis des Gerichts voraus, dass die Ortsveränderung nur das Mittel ist, um sich an einem Ort aufzuhalten, an dem die dienstliche Anwesenheit erforderlich ist. Typische Beispiele sind Fortbildungen oder vergleichbare Termine. Nicht darunter fallen Fahrten, bei denen das Reiseelement mit der Hauptleistungspflicht verschmilzt.
Besonders praxisrelevant ist schließlich die Aussage zur Dauerdienstreisegenehmigung. Eine solche Genehmigung ersetzt zwar gegebenenfalls Einzelanordnungen, sie begründet aber für sich allein keine materiellen Ansprüche. Sie ist kein Freibrief dafür, sämtliche beruflichen Fahrten als Dienstreisen zu behandeln. Zunächst müssen immer die gesetzlichen Voraussetzungen einer Dienstreise oder einer sonstigen erstattungsfähigen Reise erfüllt sein. Fehlt es daran, löst auch eine allgemein erteilte Genehmigung keinen Tagegeldanspruch aus.
Schließlich hat das Bundesarbeitsgericht auch aus dem besonderen Fahrertarifvertrag keinen eigenständigen Anspruch auf Tagegeld hergeleitet. Der dort verwendete Begriff der Dienstreise diene im konkreten tariflichen Zusammenhang nur der arbeitszeitrechtlichen Bemessung der Monatsarbeitszeit und damit der Vergütungssystematik des Pauschalentgelts. Das ist eine andere Funktion als die des Reisekostenrechts. Für die Praxis bedeutet das: Gleichlautende Begriffe können in verschiedenen Regelungszusammenhängen unterschiedliche Bedeutungen haben.
Praxisfolgen für Unternehmen, öffentliche Arbeitgeber und mobile Einsatzbereiche
Die Entscheidung hat erhebliche praktische Tragweite über den öffentlichen Dienst hinaus. Auch kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe, Krankenfahrdienste, Pflegeeinrichtungen mit Fahrpersonal, Sicherheitsdienste, Shuttle Anbieter oder spezialisierte Chauffeurdienste stehen regelmäßig vor der Frage, ob lange Abwesenheiten ihrer Mitarbeitenden Reisekostenansprüche auslösen. Die Antwort hängt nicht allein von Dauer, Entfernung oder Genehmigung der Fahrt ab, sondern vor allem davon, ob die Fahrt selbst die geschuldete Hauptleistung ist.
Für Arbeitgeber bedeutet dies mehr Rechtssicherheit bei der Gestaltung von Vergütungsmodellen. Wenn das Fahren prägender Bestandteil der Tätigkeit ist, spricht viel dafür, dass Belastungen aus der Mobilität bereits durch das vereinbarte Entgelt oder durch tarifliche Pauschalen abgegolten sind. Das ist insbesondere dort relevant, wo besondere Vergütungssysteme mit Pauschalentgelten, Bereitschaftszeiten oder funktionstypischen Zuschlägen bestehen.
Für Steuerberatende und Finanzinstitutionen ist die Entscheidung vor allem bei der Prüfung interner Reisekostenrichtlinien, Lohnabrechnungen und Compliance Prozesse bedeutsam. Zwar betrifft das Urteil unmittelbar arbeitsrechtliche und tarifrechtliche Anspruchsgrundlagen, die zugrunde liegende Abgrenzungslogik ist aber auch für die steuerliche Behandlung von Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Auslagenersatz hoch relevant. In der betrieblichen Praxis sollten Unternehmen daher sauber zwischen echter Auswärtstätigkeit und typischer mobiler Kerntätigkeit unterscheiden.
Gerade im Mittelstand entsteht hier häufig Fehlerpotenzial. Werden Zahlungen als Reisekosten behandelt, obwohl tatsächlich arbeitsleistungsbezogene Vergütung vorliegt, kann dies nicht nur zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen führen, sondern auch zu Risiken in der Lohnabrechnung und bei Prüfungen. Umgekehrt dürfen echte Reisekostenansprüche nicht mit dem Hinweis auf mobile Arbeit vorschnell verneint werden. Die konkrete Funktion der Fahrt im jeweiligen Tätigkeitsbild ist deshalb sorgfältig zu dokumentieren.
Für Personalabteilungen und Geschäftsleitungen empfiehlt sich eine präzise Vertrags und Prozessgestaltung. Tätigkeitsprofile sollten klar beschreiben, ob Mobilität nur notwendiger Zugang zur Arbeit an einem anderen Ort ist oder ob sie den eigentlichen Inhalt der Arbeitsleistung bildet. Tarifverweise, Genehmigungsprozesse und Reisekostenrichtlinien sollten darauf abgestimmt sein. Besonders wichtig ist dies in Organisationen mit Mischformen, etwa wenn Fahrpersonal zusätzlich Verwaltungsaufgaben, Betreuungstätigkeiten oder Außendienstaufgaben übernimmt.
Reisekosten bei Fahrpersonal richtig einordnen und Prozesse sauber aufsetzen
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 23.04.2026, 6 AZR 211/25, schärft die Grenze zwischen Reisekostenrecht und Vergütungsrecht. Tagegeld setzt eine erstattungsfähige Reise voraus. Ist die Ortsveränderung dagegen selbst die arbeitsvertraglich geschuldete Hauptleistung, fehlt es regelmäßig an einer Dienstreise im rechtlichen Sinn. Auch eine Dauerdienstreisegenehmigung ändert daran nichts. Für Unternehmen ist damit klar, dass nicht jede lange Abwesenheit und nicht jede dienstlich veranlasste Fahrt automatisch Reisekostenansprüche auslöst.
Wer Fahrpersonal, Außendienststrukturen oder andere mobile Einsatzmodelle beschäftigt, sollte Verträge, Richtlinien und Abrechnungsprozesse konsequent an dieser Abgrenzung ausrichten. Unsere Kanzlei betreut kleine und mittelständische Unternehmen bei der rechtssicheren Gestaltung ihrer Buchhaltungs und Lohnprozesse mit besonderem Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung. Gerade im Mittelstand lassen sich durch klare Abläufe, saubere Datengrundlagen und digitalisierte Abrechnungssysteme erhebliche Kostenersparungen erreichen, wofür wir aus der Betreuung unterschiedlichster Mandanten umfangreiche Erfahrung mitbringen.
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