Die Frage der Transparenz steuerlicher Grundlagen steht immer wieder im Mittelpunkt unternehmerischer Diskussionen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch spezialisierte Einrichtungen wie Pflegeheime, Krankenhäuser oder Onlinehändler interessieren sich für die Grundsätze, nach denen Finanzämter die sogenannte amtliche Richtsatzsammlung erstellen. Mit Urteil vom 09.05.2025 (IX R 1/24) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Steuerpflichtige keinen Anspruch auf Informationen über die Entstehungsgrundlagen dieser Sammlung nach dem Informationsfreiheitsgesetz haben. Damit stellt sich die Frage, welche Konsequenzen dies für Unternehmen und deren steuerliche Planung bedeutet.
Rechtlicher Rahmen und Bedeutung der Richtsatzsammlung
Die Richtsatzsammlung wird vom Bundesministerium der Finanzen jedes Jahr veröffentlicht und dient als wesentliches Instrument zur Schätzung von Umsätzen und Gewinnen. Besonders im Rahmen von Betriebsprüfungen greifen Finanzämter auf diese Werte zurück, um die Plausibilität der erklärten Zahlen zu überprüfen. Der Hintergrund des entschiedenen Falls war ein Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz Mecklenburg-Vorpommern, mit dem ein Steuerpflichtiger Einblick in die statistischen Daten, die Auswahlkriterien geprüfter Betriebe und in die Protokolle der Bund-Länder-Arbeitsgruppen verlangte. Ziel war es, Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verfahrens sicherzustellen. Das zuständige Finanzministerium verweigerte jedoch eine detaillierte Offenlegung und berief sich auf die Vertraulichkeit der internen Sitzungen. Der Bundesfinanzhof bestätigte diese Auffassung, da nach § 21a Abs. 1 Finanzverwaltungsgesetz eine ausdrückliche Regelung zur Geheimhaltung bestehe. Die Richtsatzsammlung sei ein Verwaltungsinstrument, das zwar veröffentlicht werde, dessen Entstehungsprozess aber bewusst vor externer Einflussnahme geschützt sei.
Rechtliche Einordnung und Argumentationsmuster des Gerichts
Die Begründung des Bundesfinanzhofs fußt auf einer sorgfältigen Abgrenzung der allgemeinen Informationsfreiheitsrechte gegenüber spezialgesetzlichen Regelungen des Steuerrechts. Nach Auffassung des Gerichts gilt ein Vorrang des Finanzverwaltungsgesetzes, da es eine spezielle Regel normiert, die die Vertraulichkeit von Beratungen zwingend vorsieht. Insofern sei ein Informationsanspruch nach dem Informationsfreiheitsgesetz ausgeschlossen. Mit dieser Entscheidung wird deutlich, dass steuerliche Verwaltungsregelungen nicht denselben Offenlegungsstandards unterfallen wie allgemeine Verwaltungsakte. Die Finanzverwaltung müsse interne Entscheidungsfindungen frei von externem Druck und ohne Sorge um spätere Offenlegung führen können. Gerade der Vertrauensschutz innerhalb der Bund-Länder-Arbeitsgruppen sei grundlegend, da nur auf dieser Basis eine sachorientierte Ermittlung der Richtsätze erfolgen könne. Das Gericht argumentierte in drei zentralen Schritten:
- Das Informationsfreiheitsgesetz gewährt grundsätzlich einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen.
- Dieser Anspruch wird jedoch eingeschränkt, wenn spezialgesetzliche Regelungen wie das Finanzverwaltungsgesetz konkrete Vertraulichkeitsbestimmungen enthalten.
- Da § 21a Finanzverwaltungsgesetz eine Nichtöffentlichkeit der Beratungen anordnet, bleibt für eine Offenlegung nach dem Informationsfreiheitsgesetz kein Raum.
Daraus folgt, dass Transparenzinteressen der Steuerpflichtigen rechtlich hinter der Wahrung der innerbehördlichen Funktionsfähigkeit zurückstehen.
Auswirkungen auf Unternehmen und Steuerpraxis
Für Unternehmerinnen und Unternehmer bedeutet die Entscheidung, dass bestimmte Informationsquellen weiterhin verschlossen bleiben. Gerade für kleine Betriebe, die sich häufig gegen Schätzungen im Rahmen von Außenprüfungen behaupten müssen, hätte ein Zugang zu Entstehungsunterlagen möglicherweise zusätzliche Argumentationslinien eröffnet. Onlinehändler oder Pflegeeinrichtungen, die durch ihre Branchenbesonderheiten in der Praxis häufig mit abweichenden Umsatzstrukturen konfrontiert sind, können sich daher nicht auf interne Protokolle oder Auswertungen berufen. Ihnen bleibt lediglich die jährliche Veröffentlichung der Richtsatzsammlung als offizielle Grundlage. Für Steuerberater und Finanzverantwortliche mittelständischer Unternehmen ergibt sich die Notwendigkeit, ihre Mandanten auf die eingeschränkte Transparenz hinzuweisen und zugleich auf eine sorgfältige Dokumentation der eigenen Umsätze und Kostenstrukturen zu achten, um im Falle einer Verprobung argumentativ gewappnet zu sein. Gerade bei Ableitungen aus der Richtsatzsammlung zeigen sich regelmäßig Diskrepanzen zwischen pauschalen Werten und der individuellen Geschäftspraxis. Der sicherste Weg besteht darin, den eigenen Betrieb mit einer belastbaren internen Kalkulation abzusichern und diese bei Bedarf gegenüber der Finanzverwaltung vorzulegen.
Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen für die Praxis
Das Urteil des Bundesfinanzhofs unterstreicht die Linie des Steuerrechts, interne Verwaltungsprozesse bewusst zu schützen und den Informationszugang der Steuerpflichtigen zu begrenzen. Unternehmen aller Branchen müssen sich darauf einstellen, dass Diskussionen über die Entstehung der Richtsatzsammlung nicht mit detaillierten Einsichten geführt werden können. Stattdessen sollte das Augenmerk auf einer präzisen, laufend dokumentierten Buchführung und einer rechtzeitigen steuerlichen Beratung liegen. Für kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe ebenso wie Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen oder Onlinehändler kommt es darauf an, ihre Daten so aufzubereiten, dass sie gegenüber pauschalen Annahmen aus der Richtsatzsammlung bestehen können. Dadurch lassen sich unnötige Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung vermeiden. Unsere Kanzlei hat sich auf die digitale Prozessoptimierung in der Buchhaltung spezialisiert und unterstützt insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen bei der effizienten Gestaltung ihrer Abläufe. Mit unserem Schwerpunkt auf Digitalisierung und Kostenersparnis begleiten wir Mandanten aus unterschiedlichen Branchen auf ihrem Weg zu einer transparenten und belastbaren Finanzorganisation.
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