Begriff der geringen Entfernung und seine Bedeutung im Reisekostenrecht
Im aktuellen Reisekostenrecht spielt der Begriff der geringen Entfernung eine entscheidende Rolle für die Frage, ob Beschäftigte Anspruch auf Tagegeld als Ausgleich für Mehraufwendungen bei der Verpflegung haben. Nach der Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts vom 4. Dezember 2025, Aktenzeichen 5 C 9.24, ist eine geringe Entfernung im Sinne des § 6 Absatz 1 Satz 3 des Bundesreisekostengesetzes höchstens zwei Kilometer und nach der kürzesten mit einem Kraftfahrzeug zurücklegbaren Straßenverbindung zu bemessen. Diese scheinbar technische, tatsächlich aber praxisrelevante Festlegung betrifft nicht nur Bundesbeamte, sondern berührt mittelbar auch Dienstreiseordnungen in der freien Wirtschaft, insbesondere dort, wo betriebliche Reisekostenrichtlinien an die gesetzlichen Vorgaben der öffentlichen Hand angelehnt sind.
Die Definition der geringen Entfernung ist entscheidend, weil sie bestimmt, ob eine Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Dienststätte tatsächlich als Dienstreise gilt und damit Mehraufwendungen für Verpflegung erstattungsfähig sind. Das Bundesreisekostengesetz gewährt diese Erstattung nur, wenn ein tatsächlicher Verpflegungsmehraufwand entsteht. Bei kurzen Wegen unterhalb von zwei Kilometern wird typisierend davon ausgegangen, dass Beschäftigte sich ohne wesentlichen Aufwand in der bekannten Umgebung verpflegen können und daher kein zusätzlicher Aufwand im steuerlich relevanten Sinn vorliegt.
Praktische Auswirkungen für Unternehmen und öffentliche Arbeitgeber
Für öffentliche Arbeitgeber wie Behörden oder staatliche Einrichtungen schafft die Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts Rechtssicherheit, indem sie den bislang uneinheitlich gehandhabten Maßstab der Entfernungsbestimmung konkretisiert. Bisher war umstritten, ob die Entfernung auf Grundlage der Luftlinie oder der Straßenverbindung zu bestimmen ist. Gerade in urbanen Gebieten mit komplexen Verkehrsstrukturen kann dieser Unterschied entscheidend sein. Die nun festgelegte Berechnung nach der Straßenentfernung orientiert sich stärker an der praktischen Erreichbarkeit und fördert damit eine realitätsnahe Bewertung.
Private Arbeitgeber, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, profitieren von dieser Klarheit, wenn sie für ihre Mitarbeitenden Reisekostenrichtlinien aufstellen. Die Übernahme dieser typisierenden Entfernungsschwelle kann innerbetrieblich die administrative Abwicklung vereinfachen, etwa bei der Genehmigung und Erstattung von Tagesgeldern. Wer eigene Reisekostenregelungen ausgestaltet, sollte allerdings beachten, dass eine solche Entfernungsschwelle in innerbetrieblichen Regelwerken nur dann sinnvoll ist, wenn sie die tatsächlichen Gegebenheiten des Unternehmens – etwa die Lage der Betriebsstätten oder die Mobilität der Beschäftigten – berücksichtigt. Für Pflegedienste, Handwerksbetriebe mit mehreren Einsatzorten oder auch Onlinehändler mit dezentraler Infrastruktur kann es erforderlich sein, flexible Regelungen vorzusehen, um atypische Einzelfälle gerecht zu erfassen.
Juristische Einordnung und Begründung der Entscheidung
Das Bundesverwaltungsgericht hat betont, dass die Verwaltung bei der Festlegung der Zwei-Kilometer-Grenze keinen eigenen Beurteilungsspielraum hat, sondern an die gerichtliche Kontrolle gebunden ist. Damit stellt das Gericht klar, dass die Verwaltungsvorschrift nicht bloß eine interne Richtlinie, sondern eine objektiv überprüfbare Konkretisierung des Gesetzeszwecks darstellt. Der gesetzgeberische Wille liegt in der Verwaltungsvereinfachung: Statt individuell zu beurteilen, wann ein Verpflegungsmehraufwand als zumutbar gilt, wird eine typisierte Grenze eingeführt. Diese Typisierung verhindert sowohl übermäßige Bürokratie als auch willkürliche Einzelfallentscheidungen. Sie ist zugleich Ausdruck des Gleichbehandlungsgrundsatzes, da sie identische Sachverhalte bundesweit einheitlich regelt.
Das Gericht präzisierte außerdem, dass eine geringe Entfernung nicht nach der Luftlinie zu bestimmen ist, da diese den tatsächlichen Aufwand unzureichend abbildet. Entscheidend ist die mit einem Fahrzeug zurücklegbare Straßenentfernung. Diese Auslegung trägt dem Sinn und Zweck des Gesetzes Rechnung, die wirtschaftliche Belastung realistisch abzubilden. Insofern ist auch die Festlegung der Zwei-Kilometer-Grenze als gesetzeskonform anzusehen, sofern innerhalb dieses Radius üblicherweise kein zusätzlicher Verpflegungsaufwand entsteht.
Für Steuerberatende und Finanzverantwortliche in Unternehmen hat diese Entscheidung eine doppelte Bedeutung. Zum einen verdeutlicht sie, dass pauschale Entfernungsregelungen mit den Grundsätzen des Steuerrechts vereinbar sein können, solange sie auf einer hinreichend sachgerechten Typisierung beruhen. Zum anderen sollte sie Anlass geben, bestehende Dienstreiseregelungen und Abrechnungsverfahren im Unternehmen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie rechtlich auf dem aktuellen Stand sind.
Fazit und Handlungsempfehlung für die Praxis
Die Festlegung einer maximalen Entfernung von zwei Kilometern als Grenze der „geringen Entfernung“ schafft Rechtssicherheit und Transparenz. Sie verhindert, dass geringfügige innerstädtische Wege fälschlich als Dienstreisen mit Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden, und entspricht damit dem Ziel einer klaren, wirtschaftlich vertretbaren Verwaltungspraxis. Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet sich die Gelegenheit, ihre internen Richtlinien zu überprüfen und mit der aktuellen Rechtsprechung abzugleichen. Dabei sollte insbesondere die Berechnung nach der kürzesten Straßenverbindung und nicht nach der Luftlinie berücksichtigt werden, um Streitigkeiten in der Lohnabrechnung oder in der steuerlichen Anerkennung von Reisekosten zu vermeiden.
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