Lohnsteuererstattung bei Grenzgängern, Freistellung und DBA Schweiz
Mit Urteil vom 09.04.2026, VI R 12/24, hat der Bundesfinanzhof eine für Arbeitgeber, Arbeitnehmende mit Auslandsbezug, Steuerberatende und Finanzverwaltungen bedeutsame Weichenstellung zur Lohnsteuererstattung getroffen. Im Zentrum stand ein in der Schweiz wohnhafter leitender Angestellter einer deutschen GmbH, der im Jahr 2018 zunächst an 47 Tagen in Deutschland tätig war und anschließend bis zum Jahresende unwiderruflich freigestellt wurde. Der Arbeitgeber behielt für das gesamte Jahr Lohnsteuer ein und führte sie an das Finanzamt ab. Der Arbeitnehmer begehrte die Erstattung, soweit Deutschland für Teile des Arbeitslohns materiell kein Besteuerungsrecht zustand.
Die Entscheidung ist in zweierlei Hinsicht praxisrelevant. Zum einen konkretisiert sie die steuerliche Einordnung von Arbeitslohn während einer unwiderruflichen Freistellung bei grenzüberschreitenden Beschäftigungsverhältnissen. Zum anderen rückt sie das Verfahrensrecht in den Vordergrund, also die Frage, auf welchem Weg zu viel einbehaltene Lohnsteuer zurückgefordert werden kann. Gerade für kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmensgruppen, Krankenhäuser mit grenznahen Fachkräften, Pflegeeinrichtungen mit internationalem Personalbestand und auch für spezialisierte Technologieunternehmen mit Remote Arbeit über die Grenze hinweg ist dies von erheblicher Bedeutung.
Der Bundesfinanzhof stellt zunächst klar, dass bei beschränkter Steuerpflicht nur der Arbeitslohn erfasst wird, der auf in Deutschland ausgeübte Arbeit entfällt. Beschränkte Steuerpflicht bedeutet, dass eine Person ohne Wohnsitz und ohne gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland nur mit bestimmten inländischen Einkünften steuerlich erfasst wird. Für die nichtselbständige Arbeit kommt es dabei grundsätzlich auf den Ort der tatsächlichen Arbeitsausübung an. Das Gericht verneint für die Zeit der unwiderruflichen Freistellung eine Arbeitsausübung in Deutschland. Dass das Arbeitsverhältnis rechtlich fortbestand, ein Wettbewerbsverbot galt und einzelne Nebenleistungen weiterliefen, genügte hierfür nicht.
Zusätzlich befasst sich die Entscheidung mit dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und der Schweiz. Ein Doppelbesteuerungsabkommen verteilt Besteuerungsrechte zwischen zwei Staaten, um doppelte Steuerbelastungen zu vermeiden. Der Kläger war nach Auffassung des Gerichts trotz Wohnsitz in der Schweiz nicht als Grenzgänger anzusehen, weil die zulässige Zahl unschädlicher Nichtrückkehrtage überschritten war. Daher blieb Deutschland für die 47 tatsächlichen Arbeitstage in Deutschland besteuerungsberechtigt, nicht aber für die übrigen Lohnbestandteile.
BFH setzt neue Maßstäbe für Erstattungsansprüche in Lohnsteuerfällen
Der entscheidende rechtliche Kern liegt nicht allein in der Aufteilung des Besteuerungsrechts, sondern in der Frage, ob der Arbeitnehmer die zu viel einbehaltene Lohnsteuer unmittelbar vom Finanzamt zurückverlangen kann. Hier vollzieht der Bundesfinanzhof eine bedeutsame Änderung seiner Linie. Bislang war in der Rechtsprechung anerkannt, dass in bestimmten Fällen eine Erstattung der zu Unrecht erhobenen Lohnsteuer in entsprechender Anwendung von § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a.F. möglich sein könne. Eine analoge Anwendung bedeutet, dass eine gesetzliche Regelung auf einen vergleichbaren, aber nicht ausdrücklich geregelten Fall übertragen wird. Voraussetzung dafür ist insbesondere eine planwidrige Regelungslücke, also ein unbeabsichtigtes Fehlen einer gesetzlichen Bestimmung.
Genau eine solche planwidrige Regelungslücke verneint der Bundesfinanzhof nun. Nach seiner neuen Auffassung besteht kein Anlass, die Vorschrift über Erstattungen bei anderen Steuerabzugsarten auf Lohnsteuerfälle zu übertragen, wenn dem Arbeitnehmer bereits ein anderer verfahrensrechtlicher Weg offenstand. Dieser Weg ist die Anfechtung oder Änderung der ihn betreffenden Lohnsteuer Anmeldung. Die Lohnsteuer Anmeldung des Arbeitgebers wirkt steuerrechtlich wie eine Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung und bildet damit den rechtlichen Grund für Einbehalt und Abführung. Solange diese Anmeldung wirksam ist, scheitert ein allgemeiner Erstattungsanspruch regelmäßig daran, dass die Zahlung nicht ohne rechtlichen Grund erfolgt ist.
Der Bundesfinanzhof betont deshalb, dass ein bloßer Erstattungsantrag etwas anderes ist als die gezielte Anfechtung der Lohnsteuer Anmeldung. Der Unterschied ist praktisch wichtig. Wer nur Rückzahlung beantragt, greift den Rechtsgrund des Steuerabzugs nicht an. Wer hingegen die Lohnsteuer Anmeldung angreift oder deren Änderung beantragt, beseitigt gerade die Grundlage, auf der die Steuer abgeführt wurde. Im Streitfall hatte der Kläger zwar die Erstattung beantragt, aber nicht die Lohnsteuer Anmeldung angefochten. Deshalb verneinte der Senat einen Anspruch nach der nun maßgeblichen Rechtsauffassung.
Gleichzeitig blieb die Revision teilweise erfolgreich. Der Grund liegt im Vertrauensschutz. Vertrauensschutz bedeutet, dass eine neue, strengere Rechtsprechung nicht ohne Weiteres zulasten derjenigen angewandt werden darf, die sich auf eine langjährige gegenteilige höchstrichterliche Praxis verlassen durften. Der Bundesfinanzhof erkennt ausdrücklich an, dass die frühere Rechtsprechung über Jahre akzeptiert und auch von der Finanzverwaltung praktiziert wurde. Deshalb sollen die bisherigen Grundsätze ausnahmsweise weitergelten, wenn entsprechende Erstattungsansprüche bis zum Ablauf des Tages der Veröffentlichung der Entscheidung beim Finanzamt geltend gemacht wurden. Im konkreten Fall half dies dem Kläger.
Daneben enthält die Entscheidung wichtige Aussagen zur materiellen Besteuerung. Für die Zeit der unwiderruflichen Freistellung verneint das Gericht eine inländische Arbeitsausübung oder Arbeitsverwertung. Auch das Wettbewerbsverbot im Aufhebungsvertrag ändere daran nichts, weil keine eigenständige neue Leistungspflicht begründet worden sei und keine gesonderte Vergütung dafür vereinbart war. Bemerkenswert ist zudem der Hinweis auf die ab 2024 geltende Neuregelung in § 49 Abs. 1 Nr. 4 Buchst. f EStG. Daraus folgert der Senat im Umkehrschluss, dass Freistellungsvergütungen vor dieser Gesetzesänderung gerade nicht ohne Weiteres der beschränkten Steuerpflicht unterfielen. Für Altfälle ist diese Aussage hochrelevant.
Lohnabrechnung, Freistellungsmodelle und Grenzgänger in der Unternehmenspraxis
Für die Praxis bedeutet die Entscheidung vor allem eines: Unternehmen mit grenzüberschreitenden Mitarbeitenden müssen Lohnsteuer, Tätigkeitsort und Verfahrensschritte noch enger verzahnen. Besonders betroffen sind mittelständische Industrieunternehmen in Grenzregionen, Onlinehändler mit internationalem Management, Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser mit in der Schweiz oder in anderen Nachbarstaaten wohnhaften Führungskräften sowie kleine Unternehmen, die flexible Homeoffice und Freistellungsmodelle einsetzen. Wo Mitarbeitende teilweise in Deutschland und teilweise im Ausland tätig sind, reicht eine grobe lohnabrechnerische Standardbehandlung nicht mehr aus.
Arbeitgeber sollten Arbeitsorte, Reisetage, Homeoffice Tage, Urlaub, Elternzeit und Freistellungszeiträume sauber dokumentieren. Die Entscheidung zeigt, dass es für die beschränkte Steuerpflicht auf die tatsächliche Ausübung der Arbeit im Inland ankommt. Urlaub und unbezahlte Elternzeit zählen dabei nicht als Arbeitstage. Für die Aufteilung des Arbeitslohns sind nach der Entscheidung die vertraglich vereinbarten regulären Arbeitstage maßgeblich, nicht nur die tatsächlich geleisteten Arbeitstage. Das ist für die Payroll ebenso wichtig wie für die steuerliche Beratung im Rahmen von Lohnsteuer Außenprüfungen.
Bei Aufhebungsverträgen und Freistellungen sollte die steuerliche Behandlung frühzeitig mitgedacht werden. Eine unwiderrufliche Freistellung kann insbesondere bei beschränkt steuerpflichtigen Mitarbeitenden dazu führen, dass Deutschland für diese Vergütungsbestandteile vor 2024 kein Besteuerungsrecht hatte. Für Arbeitgeber folgt daraus ein Haftungsrisiko, wenn Lohnsteuer ohne belastbare Prüfung einbehalten wird. Für Arbeitnehmende und ihre Berater folgt daraus, dass im Streitfall nicht nur materiell die richtige Steuerquote berechnet werden muss, sondern vor allem der richtige prozessuale Weg einzuhalten ist.
Gerade hier liegt die neue Brisanz der Entscheidung. Künftig wird ein einfacher Erstattungsantrag in vergleichbaren Lohnsteuerfällen regelmäßig nicht genügen. Wer eine zu hohe Lohnsteuerbelastung korrigieren will, muss prüfen, ob die Lohnsteuer Anmeldung des Arbeitgebers noch anfechtbar oder änderbar ist. Das setzt Fristenkontrolle, abgestimmte Kommunikation zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Beratung sowie belastbare Unterlagen voraus. Für Finanzinstitutionen, die Expatriates, grenzüberschreitend tätige Führungskräfte oder mobile Spezialisten beschäftigen, ist diese Verfahrensfrage ebenso relevant wie für inhabergeführte Unternehmen mit einzelnen Grenzpendlern.
Auch aus Sicht der Personalabteilungen und Buchhaltung ist die Entscheidung ein Warnsignal. Lohnabrechnung ist bei internationalem Personaleinsatz kein rein administrativer Standardprozess. Sie ist ein steuerlich sensibler Kernprozess. Fehler bei der Zuordnung von Tätigkeitsorten oder bei der Behandlung von Freistellungszeiträumen können nicht nur zu falschen Abzügen führen, sondern später die Korrektur erschweren, wenn die formelle Rechtsgrundlage bestandskräftig wird. Wer hier digital sauber arbeitet, reduziert Risiken erheblich.
Lohnsteuer bei Auslandsbezug erfordert präzise Prozesse und klare Anträge
Die Entscheidung vom 09.04.2026, VI R 12/24, bringt mehr Klarheit und zugleich mehr Anforderungen. Materiell bestätigt der Bundesfinanzhof, dass bei beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmenden nur tatsächlich in Deutschland ausgeübte Arbeit erfasst wird und eine unwiderrufliche Freistellung vor der Neuregelung ab 2024 nicht ohne Weiteres in Deutschland steuerpflichtig war. Verfahrensrechtlich verschärft der Senat jedoch die Anforderungen an die Rückforderung zu viel einbehaltener Lohnsteuer. Die analoge Erstattungslösung wird für neue Fälle im Grundsatz beendet, soweit eine Anfechtung oder Änderung der Lohnsteuer Anmeldung möglich gewesen wäre. Lediglich aus Vertrauensschutzgründen bleibt die alte Linie für rechtzeitig geltend gemachte Altfälle erhalten.
Für Unternehmen und Beraterschaft folgt daraus, dass grenzüberschreitende Lohnsachverhalte, Freistellungen und DBA Fragen nicht erst im Einspruchsverfahren, sondern bereits in der laufenden Lohnabrechnung prozesssicher aufgesetzt werden sollten. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen sowie spezialisierte Betriebe bei genau diesen Schnittstellen mit einem besonderen Fokus auf digitale Buchhaltungsprozesse, effiziente Payroll Abläufe und nachhaltige Kostenersparnisse durch Prozessoptimierung und Digitalisierung.
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