Praxisorientierte Orientierungshilfe für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Die zunehmende Digitalisierung verändert die Arbeitsweise von Steuerberaterinnen und Steuerberatern grundlegend. Künstliche Intelligenz zählt dabei zu den Schlüsseltechnologien, die auch in steuerberatenden Kanzleien immer stärker an Bedeutung gewinnen. Gleichzeitig wächst der Bedarf nach rechtlicher Klarheit, verantwortungsvollem Umgang und praxisgerechten Umsetzung. Um diese Herausforderungen zu adressieren, wurde ein neuer Fragen- und Antwortenkatalog vorgestellt, der sich speziell an Kanzleien richtet und fundierte Hilfestellungen zum Umgang mit dieser Technologie gibt.
Ziel der Initiative ist es, Kanzleiinhaberinnen und Kanzleiinhabern, Fachangestellten sowie IT-Verantwortlichen in Steuerbüros eine strukturierte Einführung in die Anwendung von Künstlicher Intelligenz zu ermöglichen. Dabei geht es nicht allein um technische Fragen, sondern vor allem um rechtliche, ethische und organisatorische Rahmenbedingungen. Denn der Einsatz von KI im Kanzleialltag berührt zahlreiche Vorschriften des Berufsrechts der Steuerberaterinnen und Steuerberater, etwa die Verschwiegenheitspflicht, den Datenschutz und die persönliche Verantwortung gegenüber Mandantinnen und Mandanten.
Chancen und rechtliche Rahmenbedingungen für Kanzleien
Der Begriff Künstliche Intelligenz bezeichnet im juristischen und technischen Sinn Systeme, die eigenständig Muster erkennen, Entscheidungen vorbereiten oder Handlungsempfehlungen generieren. Im Kontext der Steuerberatung kann dies beispielsweise die automatische Belegerkennung, die Erkennung von Unstimmigkeiten oder die Prognose betriebswirtschaftlicher Entwicklungen umfassen. Für Kanzleien eröffnet dies erhebliche Potenziale, insbesondere in Bezug auf Effizienzsteigerung und Qualitätsmanagement. Gleichzeitig müssen dabei aber berufsrechtliche Grenzen strikt eingehalten werden.
Die Steuerberaterkammern betonen, dass jede Form der Automatisierung stets der Kontrollpflicht der beratenen Personen unterliegt. Das bedeutet, dass KI-generierte Ergebnisse niemals ohne menschliche Prüfung an Mandantinnen oder Mandanten weitergegeben werden dürfen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Grundsatz der eigenverantwortlichen Berufsausübung, der nach dem Steuerberatungsgesetz jedes Handeln eigenständig und sachkundig verlangt. Bei der Nutzung von KI-Tools bleibt die Verantwortung somit vollständig bei der jeweiligen Kanzlei. Zudem sind im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung die Grundsätze der Datensparsamkeit und Zweckbindung strikt zu beachten. Steuerdaten zählen zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Informationen, deren Verarbeitung größtmögliche Sorgfalt erfordert.
Für kleine und mittelständische Steuerberatungskanzleien stellen Cloud-basierte Anwendungen häufig eine attraktive Option dar, weil sie Skalierbarkeit, geringere IT-Kosten und eine schnellere Implementierung ermöglichen. Doch gerade hier ist die Einhaltung der berufsrechtlichen Vorgaben entscheidend. Der Einsatz von Anbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums bedarf insbesondere einer genauen Prüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit, etwa im Hinblick auf Übermittlungsmechanismen und vertragliche Garantien.
Praktische Umsetzung und Verantwortungsfragen
In der Praxis zeigt sich, dass der erfolgreiche Einsatz von Künstlicher Intelligenz weniger eine reine Technikfrage ist, sondern vielmehr von einer klaren organisatorischen Einbindung abhängt. Dabei spielen Schulung, interne Richtlinien und ein kontrolliertes Testumfeld zentrale Rollen. Mitarbeitende sollen nachvollziehen können, auf welcher Grundlage KI-gestützte Systeme Entscheidungen treffen oder Vorschläge formulieren. Diese Transparenz wird auch unter dem geplanten EU-Rechtsrahmen zur Regulierung von Künstlicher Intelligenz verlangt, der künftig zwischen risikofreien, risikobehafteten und verbotenen Anwendungen unterscheiden wird.
Der Fragenkatalog widmet sich auch der Risikoanalyse. KI-Systeme dürfen keinesfalls ohne Überprüfung eingesetzt werden, wenn sie Entscheidungen vorbereiten, die unmittelbare rechtliche Auswirkungen auf die Mandate haben könnten. Hierzu zählen etwa Berechnungen steuerlicher Rückstellungen, Beurteilungen von Zuordnungsfragen oder automatisierte Plausibilitätsprüfungen im Rahmen der Jahresabschlusserstellung. Die Verantwortung bleibt bei der Kanzlei, die Systeme müssen transparent dokumentiert, Eingaben nachvollziehbar protokolliert und Ergebnisse regelmäßig geprüft werden. Mit anderen Worten: KI kann Prozesse effizienter machen, ihre Integration erfordert jedoch eine fachlich kontrollierte Steuerung.
Gerade für kleine und mittelständische Beratungseinrichtungen ist es ratsam, sich beim Einstieg auf klar abgegrenzte Arbeitsfelder zu konzentrieren, etwa in der Belegvorbereitung oder im Dokumentenmanagement. So lassen sich erste Erfahrungen mit den Möglichkeiten der Technologie sammeln, ohne die Integrität der Berufsausübung zu gefährden. Zudem können Erfahrungswerte genutzt werden, um künftig komplexere Prozessschritte sicher abbilden zu können.
Ausblick und Fazit
Die Veröffentlichung der Orientierungshilfe markiert einen Wendepunkt im Verhältnis zwischen digitaler Innovation und berufsrechtlicher Verantwortung. Kanzleien stehen nun besser gerüstet vor der Aufgabe, technologische Chancen im Einklang mit ihren gesetzlichen Pflichten zu nutzen. Der strukturierte Aufklärungsansatz hilft dabei, Vertrauen in KI-Anwendungen aufzubauen und gleichzeitig Verantwortungsbewusstsein zu fördern. Bedeutung kommt dabei der kontinuierlichen Weiterbildung zu, da die Technologie ebenso wie die rechtliche Bewertung stetem Wandel unterliegen. Die langfristige Perspektive liegt in der intelligenten Verbindung von Expertenwissen, Erfahrung und automatisierter Unterstützung.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen auf diesem Weg. Wir unterstützen sie in der Prozessoptimierung von Buchhaltung und Steuerwesen, setzen auf digitale Lösungen und schaffen durch effiziente Abläufe deutliche Kostenvorteile. Unsere langjährige Erfahrung in der Digitalisierung von Finanzprozessen ermöglicht es, Mandantinnen und Mandanten bei der Einführung neuer Technologien rechtssicher und wirtschaftlich zu begleiten.
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