Die Gestaltung von Arbeitsverträgen gewinnt in Zeiten wechselnder gesetzlicher Neuerungen immer stärkere Relevanz für Arbeitgeber. Besonders bei steuerbegünstigten Sonderleistungen wie der Inflationsausgleichsprämie stellt sich die Frage, ob und inwieweit eine vertragliche Bezugnahmeregelung automatisch dazu führt, dass Mitarbeitende die zusätzlichen Leistungen beanspruchen können. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 21. Mai 2025 (Aktenzeichen 4 AZR 289/24) gibt hierzu neue Impulse und verdeutlicht die Grenzen einer ergänzenden Vertragsauslegung. Gerade kleine Unternehmen, Pflegeeinrichtungen oder Onlinehändler, die auf ein klares Verständnis über freiwillige Arbeitgeberleistungen angewiesen sind, sollten den Regelungshintergrund genau kennen.
Bezugnahmeklauseln und ergänzende Vertragsauslegung bei Sonderzahlungen
Im Zentrum der Auseinandersetzung stand die Frage, ob die Inflationsausgleichsprämie über eine allgemeine Bezugnahmeregelung in Arbeitsverträgen zur Anwendung gelangt, auch wenn der Arbeitgeber diese nur unter Hinweis auf ihre Freiwilligkeit auszahlen wollte. Eine Bezugnahmeklausel bezeichnet den Verweis eines Arbeitsvertrages auf eine externe Regelung, beispielsweise auf Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Damit einher geht für Organisationen immer auch das Risiko, dass neue Leistungen oder Prämien unwissentlich Bestandteil der eigenen Verpflichtungen werden.
Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass die bloße Existenz einer Bezugnahmeregelung nicht automatisch dazu führt, dass neue gesetzliches mögliche Zusatzleistungen wie die Inflationsausgleichsprämie integriert werden. Entscheidend sei vielmehr, ob eine klare normative Grundlage existiert oder eine vertragliche Regelung zwingend eine solche Übernahme vorsieht. Die ergänzende Vertragsauslegung kann – wie das Gericht betonte – nur dann angewendet werden, wenn der Vertrag eine eindeutige Lücke aufweist und beide Vertragsparteien mutmaßlich eine entsprechende Regelung getroffen hätten, wäre die Situation vorhersehbar gewesen.
Mit dieser Sichtweise reduziert das Gericht Rechtsunsicherheit und setzt Arbeitgebern wie auch Arbeitnehmern klare Grenzen. Ohne eine entsprechende Regelung im Vertrag oder eine tarifliche Vereinbarung besteht kein einklagbarer Anspruch auf eine Inflationsausgleichsprämie.
Konsequenzen für Arbeitgeber in unterschiedlichen Branchen
Für die Praxis bedeutet die Entscheidung, dass Unternehmen sich bei der Ausgestaltung von Arbeitsverträgen nicht allein darauf verlassen können, allgemeine Formulierungen zu verwenden. Kleine Unternehmen, die in der Regel auf standardisierte Vertragsmuster zurückgreifen, riskieren ohne präzise Abgrenzungen Diskussionen über Sonderleistungen. Pflegeeinrichtungen mit ihren komplexen Verdienststrukturen sehen sich zudem oftmals einem hohen Anspruchsdruck der Belegschaft ausgesetzt, was vertragliche Klarheit umso wichtiger macht. Onlinehändler, die im Wettbewerb um Fachkräfte häufig mit Incentives arbeiten, profitieren ebenfalls von eindeutigen Regelungen, um unnötige Arbeitsrechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Die steuerliche Behandlung der Inflationsausgleichsprämie – sie ist bis zu 3.000 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei – macht die Leistung zwar attraktiv, aber sie behält ihren Charakter einer freiwilligen Arbeitgeberleistung. Gerade bei Lohnabrechnungen in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist daher Vorsicht geboten. Buchhaltungsabteilungen und Steuerberatungen müssen klarstellen, ob es sich lediglich um eine einmalige Option handelt oder ob eine dauerhafte Verpflichtung entstehen könnte. Zentral bleibt die Erkenntnis: ohne vertragliche Grundlage kein Rechtsanspruch.
Klarheit schaffen und Rechtssicherheit erreichen
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts stärkt Unternehmen darin, die Vertragsfreiheit bewusst einzusetzen. Wer in seinen Arbeitsverträgen ausdrücklich auf die Freiwilligkeit von Sonderleistungen hinweist oder diese von betrieblichen Rahmenbedingungen abhängig macht, minimiert das Risiko späterer Streitigkeiten. Auch für Betriebsräte und Arbeitnehmervertretungen ist es wichtig, den Unterschied zwischen Rechtsanspruch und freiwilliger Arbeitgeberleistung zu betonen, um die Belegschaft transparent zu informieren.
Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung administrativer Prozesse bietet es sich für Unternehmen an, Vertragsmuster regelmäßig zu aktualisieren und digitale Vertragsmanagement-Systeme zu nutzen. So behalten Verantwortliche in kleinen wie großen Organisationen stets die Übersicht darüber, welche Regelungen verbindlich sind und welche Leistungen freiwillig erfolgen.
Fazit: Vertragsklarheit bei Sonderzahlungen entscheidend
Das Urteil macht deutlich, dass die Inflationsausgleichsprämie keineswegs per Automatismus in bestehende Arbeitsverträge aufgenommen wird. Arbeitgeber sollten daher ihre Vertragswerke prüfen, um Missverständnisse zu vermeiden und Rechtssicherheit gegenüber den Beschäftigten zu gewährleisten. Für kleine, mittelständische Unternehmen ebenso wie für Pflegeeinrichtungen oder Onlinehändler bietet sich die Chance, bestehende Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig die rechtliche Grundlage ihrer Personalpolitik zu stärken. Unsere Kanzlei unterstützt Sie dabei, Ihre Abläufe in der Lohnbuchhaltung zu optimieren, digitale Lösungen einzuführen und durch Prozessautomatisierung erhebliche Kostenersparnisse zu erzielen. Wir begleiten kleine bis mittelständische Unternehmen mit langjähriger Erfahrung im Bereich Digitalisierung und effizienter Prozessgestaltung.
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