Geldwäscheprävention 2026: Was die neuen EU-Vorgaben bedeuten
Mit der europäischen Anti Geldwäsche Verordnung 2024/1624 entsteht ab dem kommenden Jahr ein einheitlicher Rahmen für die Geldwäscheprävention in Europa. Geldwäscheprävention meint alle rechtlichen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen verhindert werden soll, dass Vermögenswerte aus strafbaren Handlungen in den legalen Wirtschaftskreislauf eingeschleust werden. Für Steuerberatende ist dabei besonders relevant, dass die europäische Anti Geldwäsche Behörde AMLA einen Entwurf technischer Regulierungsstandards zu geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten vorgelegt hat. Diese Standards sollen konkretisieren, welche Informationen Verpflichtete bei der Begründung und Durchführung von Mandatsbeziehungen einholen müssen.
Der Begriff Verpflichtete bezeichnet nach dem Geldwäschegesetz diejenigen Berufsgruppen und Unternehmen, die gesetzlich zur Einhaltung bestimmter Prüf, Identifizierungs und Dokumentationspflichten verpflichtet sind. Dazu gehören auch Steuerberaterinnen und Steuerberater. Für die Praxis ist daher entscheidend, ob die europäische Konkretisierung tatsächlich nur bestehende Pflichten präzisiert oder ob sie den faktischen Aufwand in Kanzleien und bei deren Mandanten deutlich erhöht. Genau an diesem Punkt setzt die aktuelle Diskussion an.
Die Sorge vor zusätzlicher Bürokratie ist nicht abstrakt, sondern hat unmittelbare Auswirkungen auf Unternehmen, Freiberufler und beratende Berufe. Bereits heute sind Mandatsannahme, Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter und laufende Risikobewertung mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Der wirtschaftlich Berechtigte ist die natürliche Person, die letztlich Eigentum oder Kontrolle über ein Unternehmen oder eine Struktur ausübt. Je detaillierter die künftig geforderten Nachweise ausfallen, desto stärker steigen Aufwand, Rückfragen und Verzögerungen in der Zusammenarbeit. Das betrifft kleine Unternehmen ebenso wie mittelständische Unternehmensgruppen, Start ups oder spezialisierte Betriebe mit komplexen Gesellschafterstrukturen.
GwG und AMLA: Warum der Umfang der Sorgfaltspflichten entscheidend ist
Im Mittelpunkt der fachlichen Debatte steht die Frage, ob die technischen Regulierungsstandards über das bestehende Niveau des Geldwäschegesetzes hinausgehen dürfen. Das Geldwäschegesetz regelt die zentralen Sorgfaltspflichten, also insbesondere die Identifizierung des Mandanten, die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, die Einholung von Informationen über Zweck und Art der Geschäftsbeziehung sowie die laufende Überwachung. Diese Pflichten sind risikobasiert ausgestaltet. Das bedeutet, dass Intensität und Umfang der Prüfungen vom konkreten Geldwäscherisiko abhängen sollen.
Aus der Praxis wird zu Recht darauf hingewiesen, dass zusätzliche Detailvorgaben nur dann sinnvoll sind, wenn sie einen erkennbaren präventiven Mehrwert schaffen. Fehlt dieser Mehrwert, führen neue Anforderungen vor allem zu Dokumentationslasten und zu einer weiteren Formalisierung der Mandatsaufnahme. Genau davor wird aktuell gewarnt. Wenn künftig bei jeder Geschäftsbeziehung weitergehende Angaben zur Eigentums und Kontrollstruktur oder zur Mittelherkunft eingefordert würden, könnte dies gerade bei risikoarmen Fällen zu unnötiger Mehrarbeit führen. Die Mittelherkunft beschreibt die wirtschaftliche Quelle eines eingesetzten Vermögenswerts, also etwa ob Gelder aus laufender Geschäftstätigkeit, Finanzierung oder Vermögensumschichtungen stammen.
Für Unternehmen ist dieser Punkt deshalb relevant, weil sich zusätzliche regulatorische Anforderungen regelmäßig in den internen Prozessen niederschlagen. Dokumente müssen schneller verfügbar sein, Verantwortlichkeiten klarer festgelegt und gesellschaftsrechtliche Veränderungen sauber nachgehalten werden. Das betrifft nicht nur große Unternehmensverbünde. Auch kleine und mittlere Unternehmen, Onlinehändler oder inhabergeführte Dienstleister müssen darauf vorbereitet sein, dass Berater im Rahmen gesetzlicher Pflichten strukturierter und umfassender Informationen anfordern. Je komplexer die Vorgaben werden, desto wichtiger werden digitale Unterlagen und ein konsistentes Stammdatenmanagement.
Vereinfachte Sorgfaltspflichten: Entlastung für Kleinstunternehmen und Start ups
Besonders praxisrelevant ist die Diskussion um vereinfachte Sorgfaltspflichten. Diese greifen in Fällen mit geringerem Risiko und sollen eine zügige, unbürokratische Prüfung ermöglichen. Der Grundgedanke ist einfach: Wo das Risiko überschaubar ist, soll der Prüfungsumfang begrenzt bleiben. Würden jedoch auch in solchen Fällen zusätzliche externe Datenquellen, weitergehende Detailprüfungen oder umfangreiche Angaben verlangt, würde der Entlastungseffekt weitgehend verloren gehen. Gerade darin liegt derzeit einer der zentralen Kritikpunkte an einer möglichen Überregulierung.
Von praktischer Bedeutung ist zudem die Situation von Kleinstunternehmen und neu gegründeten Unternehmen. Diese verfügen häufig noch nicht über vollständig ausgebaute Organisationsstrukturen oder formal perfekt aufbereitete Unterlagen. In der Gründungsphase ändern sich Beteiligungen, Geschäftsmodelle und Finanzierungswege oft in kurzer Zeit. Wenn in diesem Stadium ausschließlich formal standardisierte Nachweise akzeptiert würden, könnten Mandatsannahmen unnötig erschwert werden. Sachgerecht erscheint deshalb ein flexiblerer Umgang mit alternativen Nachweisen und eine zeitlich gestufte Nachweiserbringung, soweit das Risiko dies zulässt.
Für Start ups, kleine Kapitalgesellschaften und junge Familienunternehmen wäre das eine wichtige Erleichterung. Denn in der Frühphase stehen meist Wachstum, Finanzierung und operative Stabilität im Vordergrund. Zusätzliche formale Anforderungen treffen diese Unternehmen besonders stark, weil personelle und administrative Ressourcen begrenzt sind. Dasselbe gilt für viele kleine Unternehmen im Handel, im Handwerk oder im Gesundheitsbereich. Auch Pflegeeinrichtungen oder spezialisierte Dienstleister haben regelmäßig wenig Spielraum für zusätzliche Verwaltungsaufgaben. Eine risikogerechte Ausgestaltung der Sorgfaltspflichten ist deshalb nicht nur berufsrechtlich, sondern auch wirtschaftspolitisch von erheblicher Bedeutung.
Praxisfolgen für Unternehmen und Kanzleien richtig vorbereiten
Unabhängig vom weiteren Verlauf der europäischen Regelsetzung ist schon jetzt erkennbar, dass Geldwäscheprävention organisatorisch an Bedeutung gewinnt. Unternehmen sollten ihre Stammdaten, gesellschaftsrechtlichen Unterlagen und Nachweise zu Eigentumsverhältnissen aktuell und geordnet bereithalten. Wer Veränderungen bei Gesellschaftern, Geschäftsführung oder Kontrollverhältnissen nicht zeitnah dokumentiert, erhöht den Abstimmungsaufwand mit beratenden Berufen erheblich. Ebenso wichtig ist eine klare interne Zuständigkeit für die Bereitstellung solcher Informationen, damit Rückfragen nicht zu Verzögerungen in laufenden Projekten oder Finanzierungsprozessen führen.
Für Steuerkanzleien bedeutet die Entwicklung, dass risikobasierte Prozesse noch präziser ausgestaltet werden müssen. Entscheidend ist dabei eine Balance zwischen rechtssicherer Pflichterfüllung und praktikablen Abläufen. Digitale Mandatsaufnahme, standardisierte Dokumentenanforderungen und saubere Fristensteuerung können helfen, den Aufwand beherrschbar zu halten. Gleichzeitig sollten Kanzleien darauf achten, dass aus technischen Konkretisierungen keine faktische Ausweitung der gesetzlichen Grundpflichten entsteht, wenn dafür weder ein zusätzlicher Präventionseffekt noch eine klare gesetzliche Grundlage erkennbar ist.
Für den Mittelstand ist das Thema deshalb mehr als eine reine Compliance Frage. Wer seine Unternehmensdaten strukturiert, transparent und digital verfügbar hält, reduziert nicht nur regulatorische Reibungsverluste, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit mit Banken, Investoren und Beratern. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten sind schlanke, rechtssichere Prozesse ein echter Wettbewerbsfaktor. Wir begleiten kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltung und der Prozessoptimierung im Finanzbereich, damit regulatorische Anforderungen effizient umgesetzt werden und spürbare Kostenersparnisse entstehen. Dank unserer Erfahrung mit Mandanten vom kleinen Betrieb bis zum mittelständischen Unternehmen schaffen wir praxistaugliche Strukturen, die Rechtssicherheit und wirtschaftliche Effizienz sinnvoll verbinden.
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