Aktuelle Entwicklungen der europäischen Fluggastrechte
Das Europäische Parlament hat am 21. Januar 2026 eine deutliche Position zum Schutz der Fluggastrechte in Europa bezogen. Ziel der Abgeordneten ist es, den bestehenden Schutzstandard für Passagiere in der Europäischen Union zu sichern und gleichzeitig Verfahren für Entschädigung und Erstattung zu vereinfachen. Hintergrund ist die Diskussion um eine Anpassung der bisherigen Regelungen, die seit 2004 in der sogenannten Fluggastrechteverordnung gelten. Während die EU-Mitgliedstaaten im Rat eine spürbare Lockerung dieser Rechte prüfen, setzt sich das Parlament klar für die Beibehaltung zentraler Entschädigungsmechanismen ein.
Diese Entscheidung betrifft nicht nur Reisende, sondern auch Unternehmen unterschiedlichster Größenordnung, die regelmäßig Flugreisen buchen – von mittelständischen Industrieunternehmen über Onlinehändler bis hin zu Pflegeeinrichtungen, die Personaleinsätze koordinieren. Für sie sind die neuen Regelungen von erheblicher Bedeutung, da verlässliche Rahmenbedingungen bei Dienstreisen und Kundenbesuchen direkte Kosten- und Planungssicherheit schaffen.
Beibehaltung der Drei-Stunden-Schwelle und der Entschädigungshöhen
Im Mittelpunkt steht das Recht auf Entschädigung, wenn ein Flug verspätet, annulliert oder die Beförderung verweigert wird. Das Parlament will an der seit Jahren etablierten Grenze von drei Stunden Verspätung festhalten, ab der Passagiere Anspruch auf Entschädigungszahlungen haben. Damit widerspricht es den Überlegungen des Rates, den Entschädigungsanspruch erst ab vier bis sechs Stunden – je nach Flugdistanz – zu gewähren. Die gewohnten Entschädigungssummen zwischen 300 und 600 Euro sollen ebenfalls unverändert bleiben, sodass Unternehmen weiterhin mit klar kalkulierbaren Beträgen im Fall von Flugunregelmäßigkeiten rechnen können.
Von zentraler Bedeutung sind dabei die sogenannten außergewöhnlichen Umstände. Dieser Begriff bezeichnet Situationen, die außerhalb des Einflussbereichs der Fluggesellschaft liegen und sie von der Zahlungspflicht befreien. Das Parlament fordert eine abschließend definierte und regelmäßig aktualisierte Liste solcher Umstände, darunter Naturkatastrophen, extreme Wetterereignisse oder Sicherheitsprobleme. Eine klar umrissene Definition sorgt für bessere Rechtssicherheit, sowohl für Airlines als auch für Geschäftskunden, die Ansprüche gegenüber den Fluggesellschaften geltend machen möchten.
Erleichterte Erstattungsverfahren und digitale Umsetzung
Ein wesentlicher Fortschritt liegt in der geplanten Einführung vorausgefüllter Formulare für Entschädigungs- und Erstattungsanträge. Diese sollen den administrativen Aufwand erheblich reduzieren und die Kommunikation zwischen Passagieren und Fluggesellschaften vereinfachen. Nach den Vorstellungen des Parlaments sollen Airlines verpflichtet werden, betroffenen Reisenden solche Formulare innerhalb von 48 Stunden nach einer Annullierung oder erheblichen Verspätung zur Verfügung zu stellen. Die digitale Bereitstellung solcher Formulare würde nicht nur den Bearbeitungsprozess beschleunigen, sondern auch den Weg für eine vollständig digitale Abwicklung von Ansprüchen ebnen – ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Reisekostenabrechnungen zunehmend digitalisieren.
Gerade mittelständische Betriebe, die oft eigene Reisedatenbanken oder automatisierte Buchungssysteme einsetzen, profitieren von der geplanten Prozessvereinfachung. Denn die Integration vorausgefüllter Formulare in bestehende Workflows reduziert Erfassungsfehler und ermöglicht eine effiziente interne Abwicklung. Auch für Steuerberatende und Buchhaltungsabteilungen bedeutet dies eine mögliche Zeitersparnis bei der Verarbeitung von Rückerstattungen.
Verbraucherschutz, zusätzliche Gebühren und besondere Personengruppen
Das Parlament stellt klar, dass Reisende künftig ohne Zusatzkosten einen persönlichen Gegenstand sowie ein kleines Handgepäckstück mitnehmen dürfen. Diese Regelung zielt darauf ab, versteckte Zusatzgebühren der Fluggesellschaften einzudämmen und Rechtssicherheit zu schaffen. Kleinere und mittlere Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig mit kostensensitiven Tarifen reisen, können so besser kalkulieren, ohne mit unerwarteten Mehrkosten rechnen zu müssen. Ebenso sollen Gebühren für einfache administrative Korrekturen – etwa Schreibfehler bei Namenseingaben – wegfallen. Zudem sollen Passagiere weiterhin frei wählen können, ob sie digitale oder gedruckte Bordkarten nutzen.
Ein besonderes Augenmerk gilt Menschen mit Behinderungen oder eingeschränkter Mobilität. Sie sollen bessere Unterstützung durch Airline und Flughafenpersonal erhalten, insbesondere dann, wenn sie wegen Versäumnissen beim Boarding ihren Flug verpassen. Auch Familien mit kleinen Kindern oder schwangere Reisende sollen vorrangige Rechte beim Einsteigen und bei der Sitzplatzvergabe genießen. Verbraucherschutz und Inklusion werden somit in gleichem Maße gestärkt – ein klares Signal für ein sozial ausgewogenes Mobilitätsrecht in der EU.
Perspektive und Fazit
Das weitere Verfahren sieht vor, dass die Position des Parlaments nun dem Rat vorgelegt wird. Kommt keine Einigung zustande, wird ein Vermittlungsausschuss eingesetzt, um eine konsensfähige Neufassung der Verordnung zu erzielen. Bereits heute ist jedoch erkennbar, dass das Europäische Parlament an seinem Grundsatz festhält: bestehende Rechte sollen nicht abgeschwächt, sondern durch klarere Verfahren und digitale Lösungen ergänzt werden. Für Unternehmen, die regelmäßig Flugreisen organisieren, bedeutet dies mehr Berechenbarkeit, Transparenz und potenziell geringere Verwaltungskosten.
Langfristig könnten die neuen Regelungen auch zur Stärkung digitaler Prozesse in der Reisekostenabrechnung beitragen. Eine präzise definierte Anspruchsgrundlage sowie vereinfachte Abläufe schaffen die Grundlage für automatisierte Datenverarbeitung in Buchhaltungssystemen. Damit wird ein weiteres Feld sichtbar, in dem rechtliche Entwicklung und Digitalisierung ineinandergreifen. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung solcher Optimierungspotenziale. Wir unterstützen bei der Digitalisierung von Buchhaltungs- und Verwaltungsprozessen, um durch strukturierte Prozessoptimierung nachhaltige Effizienzsteigerungen und deutliche Kostenvorteile zu erzielen.
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