Europäische Unternehmensidentität im digitalen Wandel
Mit der Vorstellung der European Business Wallet setzt die Europäische Kommission einen bedeutenden Schritt in Richtung einer einheitlichen digitalen Identitätsinfrastruktur für Unternehmen in der Europäischen Union. Ziel dieser Initiative ist die Vereinfachung der digitalen Interaktion zwischen Wirtschaftsteilnehmern und öffentlichen Stellen. Der Begriff der Wirtschaftsteilnehmer (economic operators) ist dabei bewusst breit gefasst und umfasst neben Kapitalgesellschaften auch Einzelunternehmen, Freiberufler und Selbstständige, etwa Steuerberater, Arztpraxen oder kleine Pflegeeinrichtungen. Damit reagiert die EU auf den zunehmenden Bedarf, Geschäftsprozesse über Grenzen hinweg rechts- und datensicher zu digitalisieren.
Die EUBW wird als eigenständige Verordnung eingeführt und steht in engem Zusammenhang mit der Überarbeitung der eIDAS-Verordnung, die bisher die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste im Binnenmarkt regelt. Künftig wird die eIDAS-Verordnung ausschließlich den Bereich der digitalen Identität natürlicher Personen betreffen, während die European Business Wallet die Rolle der digitalen Identität für Unternehmen übernimmt.
Funktion und Nutzen der European Business Wallet
Die EUBW soll es Unternehmen ermöglichen, ihre digitale Identität europaweit eindeutig zu verwalten und rechtsverbindlich einzusetzen. Sie bietet dafür wesentliche Grundfunktionen wie die elektronische Identifizierung, Authentifizierung und den sicheren Austausch von Dokumenten und Nachweisen. Diese Nachweise, sogenannte elektronische Attributsbescheinigungen, können beispielsweise Gewerbeanmeldungen, Steuerregistrierungen oder Handelsregisterauszüge umfassen. Die Wallet dient dabei als einheitliches, interoperables und sicheres Kommunikationsinstrument, das sowohl im Verhältnis zu Behörden (B2G) als auch zwischen Unternehmen (B2B) eingesetzt werden kann.
Durch die Verordnung wird sichergestellt, dass Handlungen, die über die EUBW erfolgen, dieselbe rechtliche Wirkung entfalten wie traditionelle Verwaltungsakte oder Unterschriftenprozesse in Papierform. Das bedeutet, dass ein Antrag, der elektronisch über die Wallet gestellt wird, rechtlich genauso verbindlich ist, als würde er persönlich eingereicht werden. Diese Gleichstellung ist ein entscheidender Schritt hin zu vollständig medienbruchfreien Verwaltungs- und Geschäftsprozessen, die langfristig Zeit- und Kostenvorteile schaffen sollen.
Besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die bislang oft erhebliche Ressourcen in papierbasierte Kommunikationsprozesse investieren mussten, eröffnet die EUBW neue Effizienzpotenziale. Onlinehändler können Lieferantenbeziehungen digital absichern, Handwerksbetriebe Nachweise schneller austauschen und Pflegeeinrichtungen administrative Meldeprozesse an Behörden vereinfachen.
Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen
Eine zentrale Neuerung im Entwurf ist die Einführung des European Unique Identifier, kurz EUID. Dieser eindeutige Identifizierungscode soll künftig alle europäischen Wirtschaftsteilnehmer eindeutig kennzeichnen und in das Unternehmensbasisdatenregister integriert werden. Für die Praxis bedeutet dies, dass Unternehmensdaten in allen EU-Mitgliedstaaten eindeutig referenziert und automatisiert abgerufen werden können. Das reduziert vor allem Doppelarbeit und Fehleranfälligkeit in Verwaltungsprozessen.
Die Nutzung der European Business Wallet ist grundsätzlich freiwillig. Allerdings sieht der Entwurf kein ausdrückliches Diskriminierungsverbot für diejenigen vor, die keine Wallet verwenden. Dadurch bleibt es Mitgliedstaaten oder Vertragspartnern im B2B-Bereich überlassen, Verwendungspflichten festzulegen – etwa im Rahmen bestimmter Förderanträge oder bei der elektronischen Abgabe von Steuer- oder Unternehmensdaten. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, welche internen Systeme an die Wallet-Technologie angebunden werden können, um künftig nicht von verpflichtenden Verfahren ausgeschlossen zu sein.
Ein weiteres zentrales Element der EUBW ist das integrierte mandats- und rollenbasierte Autorisierungssystem. Dieses ermöglicht es, Vertretungsrechte und Vollmachten digital abzubilden und rechtssicher zu verwalten. Ein Steuerberater kann so beispielsweise die Mandatierung für die Abgabe von Steuererklärungen direkt in der Wallet seines Mandanten hinterlegen, während ein Geschäftsführer bestimmten Mitarbeitenden Rollen für bestimmte Interaktionen zuweisen kann. Der gesamte Prozess bleibt prüfbar und transparent, was die Rechtssicherheit erhöht.
Perspektiven für Unternehmen und Kanzleien
Der Verordnungsentwurf enthält klare Vorgaben zur gegenseitigen Anerkennung und Nutzungspflicht der Wallets. Binnen 24 Monaten nach Inkrafttreten sollen alle öffentlichen Stellen in der Europäischen Union in der Lage sein, Wallets zu akzeptieren und deren Kernfunktionen zu unterstützen. Das bedeutet, dass auch Steuerbehörden, Handelsregisterstellen oder Fördereinrichtungen künftig nahtlos Wallet-gestützte Verfahren nutzen werden. Für die Wirtschaft bedeutet dies nicht weniger als den Übergang zu einer vollständig digitalen Verwaltung, bei der Identifizierung, Nachweis und Kommunikation über ein zentrales und sicheres System laufen.
Bemerkenswert ist das Prinzip „Wallet-by-design“, das im Entwurf verankert wurde. Künftige rechtliche und regulatorische Maßnahmen sollen darauf ausgerichtet sein, die Nutzung digitaler Wallets von Beginn an zu berücksichtigen. Damit verlagert sich der Fokus weg von der nachträglichen Digitalisierung hin zu einem von vornherein digital gestalteten Rechtsrahmen. Für Beraterinnen und Berater ebenso wie für Unternehmen eröffnet dies neue Chancen, Prozessketten zu automatisieren und gleichzeitig Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Langfristig wird die European Business Wallet zum zentralen Baustein des europäischen Daten- und Identitätsraums. Sie schafft die Grundlage für vernetzte, grenzüberschreitende und rechtssichere digitale Wirtschaftsprozesse, von der elektronischen Rechnungsstellung bis hin zu digital signierten Verträgen. Unternehmen, die frühzeitig digitale Identitätsstrategien aufbauen, sichern sich einen deutlichen Vorsprung in Effizienz und Compliance.
Fazit: Digitale Chancen aktiv gestalten
Die European Business Wallet markiert einen Wendepunkt hin zu einer echten europäischen Unternehmensidentität. Sie vereinfacht nicht nur die Interaktion mit staatlichen Stellen, sondern stärkt auch die Rechtssicherheit und das Vertrauen innerhalb digitaler Geschäftsbeziehungen. Kleine und mittelständische Unternehmen, die sich frühzeitig mit den Anforderungen und Möglichkeiten dieser Technologie auseinandersetzen, werden ihre administrativen Abläufe künftig schneller, transparenter und kosteneffizienter gestalten können. Unsere Kanzlei begleitet Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Buchhaltungs- und Kommunikationsprozesse, unterstützt bei der Integration neuer Identitätslösungen und trägt mit ihrer Spezialisierung auf Prozessoptimierung und Digitalisierung dazu bei, dass Mandanten aller Größenklassen von den entstehenden Effizienzgewinnen nachhaltig profitieren.
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