Elektronisches Steuerberaterpostfach und Fax-Klage: BFH stärkt Rechtssicherheit

Einordnung der Entscheidung für die Praxis

Die Einführung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs hat die Kommunikation zwischen Steuerberatern, Gerichten und Finanzbehörden grundlegend verändert. Zentraler Streitpunkt war die Frage, ob eine Klage bereits vor dem tatsächlichen Zugang des Erstregistrierungsbriefs zwingend über dieses elektronische Postfach eingereicht werden musste oder ob ein Telefax in dieser Übergangszeit weiterhin zulässig war. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 6. August 2025 (Az. X R 13/23) klargestellt, dass Steuerberatern in dieser Konstellation eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren ist, wenn die Übermittlung per Telefax erfolgte. Der juristische Begriff der Wiedereinsetzung bedeutet, dass eine versäumte Frist nachträglich als gewahrt gilt, wenn die Versäumnis unverschuldet war und die betroffene Partei die Fristversäumung innerhalb einer bestimmten Frist glaubhaft macht.

Damit stärkt der Bundesfinanzhof die Rechtssicherheit in einer technischen Umstellungsphase, die für viele Kanzleien und Unternehmen erhebliche praktische Unsicherheiten mit sich brachte.

Rechtlicher Hintergrund und Übergangsprobleme

Seit dem 1. Januar 2023 besteht die gesetzliche Grundlage für die verpflichtende Nutzung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs. Dieses dient als zentrales Kommunikationsmittel für die elektronische Übermittlung von Schriftsätzen im Finanzgerichtsverfahren. Konkret stützt sich diese Verpflichtung auf die Finanzgerichtsordnung, welche die Nutzungspflicht vorsieht. In der Praxis erwies sich die Umsetzung aber als problematisch, da die zur Nutzung erforderlichen Erstregistrierungsbriefe erst sukzessive von der Bundessteuerberaterkammer versandt wurden. Bis zum Zugang dieses Schreibens hatten Steuerberater faktisch keine Möglichkeit, das elektronische Postfach aktiv zu verwenden.

Der Bundesfinanzhof erkannte nun, dass eine starre Pflicht zur elektronischen Einreichung in dieser Zeitspanne nicht durchsetzbar war. Vielmehr war zu berücksichtigen, dass Fachinformationen der Steuerberaterkammern den Eindruck vermittelten, dass die Nutzungspflicht erst mit Zugang des Erstregistrierungsbriefs tatsächlich beginne. Dementsprechend war die Wahl des Telefaxweges zur Klageeinreichung nicht als schuldhaftes Fehlverhalten einzustufen.

Bedeutung für Steuerberater und Unternehmen

Die Entscheidung hat weitreichende praktische Folgen. Für Steuerberater bedeutet sie eine deutliche Entlastung, da Klagen in der Übergangszeit zwischen Einführung der Pflicht und tatsächlicher Nutzungsmöglichkeit nicht an formalen Hürden scheitern können. Auch für betroffene Mandanten, darunter kleine und mittelständische Unternehmen sowie spezialisierte Branchen wie Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser, bietet das Urteil zusätzliche Sicherheit. Gerade in steuerrechtlichen Streitfällen ist die Wahrung von Fristen entscheidend, da die Versäumung oftmals unwiederbringlich zum Rechtsverlust führen kann.

Besonders hervorzuheben ist, dass der Bundesfinanzhof auch deutlich gemacht hat, seine frühere Auffassung zur Unwirksamkeit der Steuerberaterplattformverordnung nicht weiter zu verfolgen. Damit entfällt für die Praxis ein Unsicherheitsmoment, das bislang erhebliche Zweifel an der Verbindlichkeit der elektronischen Kommunikationspflicht ausgelöst hatte.

Dies gibt Unternehmen und Kanzleien eine verlässlichere Grundlage für die Planung ihrer internen Abläufe. Denn nur wer technische Infrastruktur und Prozesse zielgerichtet auf die Anforderungen der elektronischen Kommunikation ausrichtet, kann reibungslose Rechtssicherheit gewährleisten.

Praxisempfehlungen und Fazit

Aus der Entscheidung lassen sich mehrere Schlussfolgerungen ableiten:

1. In Übergangszeiten bei der Einführung neuer digitaler Kommunikationswege sollten sowohl Steuerberater als auch Unternehmen genau prüfen, welche Mitteilungen offizieller Stellen maßgeblich sind und welche Übergangsregelungen sich daraus ergeben.
2. Die Nutzung alternativer Übermittlungswege wie Telefax kann rechtlich akzeptabel sein, wenn die elektronischen Systeme faktisch nicht zur Verfügung stehen, darf aber langfristig nicht die strategische Ausrichtung bestimmen.
3. Unternehmen sollten gemeinsam mit ihren Beratern ihre Verfahrensabläufe so gestalten, dass technische Neuerungen in der Kommunikation zügig integriert werden, um künftige Konflikte zu vermeiden.

Das Urteil des Bundesfinanzhofs schafft damit wichtige Klarheit, verringert Haftungsrisiken für Steuerberater und steigert die Rechtssicherheit für deren Mandanten. In der Gesamtschau zeigt es, wie eng Digitalisierung und Verfahrensrecht miteinander verbunden sind. Wer auf der Höhe der praxisrelevanten Rechtsprechung bleibt, kann Prozesse zukunftssicher aufstellen und Risiken minimieren. Genau hier setzen wir als Kanzlei an: Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen, begleiten sie bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltung und optimieren Abläufe so, dass spürbare Kostenersparnisse und effizientere Strukturen erreicht werden.