Neue Verpflichtungen im elektronischen Rechtsverkehr für Steuerberater verstehen
Mit Urteil vom 16. Oktober 2025 (Az. VI R 7/24) hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass Steuerberater seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet sind, Anträge und Schriftsätze an Finanzgerichte ausschließlich als elektronische Dokumente über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach, kurz beSt, zu übermitteln. Ein per Telefax oder in Papierform eingereichter Antrag auf mündliche Verhandlung nach einem Gerichtsbescheid ist damit unwirksam. Diese Entscheidung stützt sich auf die Vorschriften der Finanzgerichtsordnung in § 52d Satz 1 und Satz 2 sowie § 52a Absatz 4 Satz 1 Nummer 2. Sie hat erhebliche praktische Relevanz für Steuerberatende, aber auch für kleine und mittelständische Unternehmen, die über ihre steuerlichen Vertreter in finanzgerichtliche Verfahren eingebunden sind. Der Hintergrund der Neuregelung liegt in der Digitalisierung der Justiz und der damit verbundenen Pflicht der Berufsgruppen, sicher verschlüsselte Kommunikationskanäle zu nutzen, um Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit ihrer Schriftsätze zu gewährleisten.
Der Bundesfinanzhof betonte, dass seit 2023 ein sicherer Übermittlungsweg für Steuerberater als verfügbar gilt. Damit besteht eine gesetzliche Nutzungspflicht – unabhängig davon, ob das jeweilige Postfach technisch sofort einsatzbereit oder bereits in die Kanzleisoftware eingebunden war. Eine Einreichung per Telefax kann nur dann als sogenannte Ersatzeinreichung akzeptiert werden, wenn es sich um eine vorübergehende technische Störung handelt, nicht jedoch, wenn das beSt noch gar nicht eingerichtet wurde. Diese Abgrenzung ist zentral, da sie über die Wirksamkeit eines Rechtsmittels entscheidet.
Pflicht zur Nutzung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs und rechtliche Begründung
Der Bundesfinanzhof stellte ausdrücklich klar, dass Steuerberater ab 2023 zur aktiven Nutzung des beSt verpflichtet sind, sobald ihnen dieser Übermittlungsweg rechtlich zur Verfügung steht. Nach § 52d Satz 2 der Finanzgerichtsordnung sind die zur Vertretung vor Finanzgerichten berechtigten Personen zur elektronischen Übermittlung verpflichtet, sobald ein sicherer Übermittlungsweg existiert. Der zentrale rechtliche Maßstab ist somit nicht die praktische Nutzbarkeit des Postfachs im Einzelfall, sondern dessen generelle Bereitstellung auf gesetzlicher Grundlage.
In seiner Begründung hebt das Gericht hervor, dass Verzögerungen bei der Bereitstellung der Zugangsdaten durch die Bundessteuerberaterkammer keinen rechtfertigenden Grund darstellen. Auch die sogenannte Fast-Lane-Regelung, die es bereits vor 2023 ermöglichte, sich vorzeitig registrieren zu lassen, wirkt der Argumentation entgegen, man habe faktisch keine Chance zur Nutzung gehabt. Damit verfolgt der Bundesfinanzhof eine strenge Linie, die den Übergang in die digitale Einreichungspflicht konsequent durchsetzt.
Die Entscheidung verdeutlicht zudem, dass eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach § 56 der Finanzgerichtsordnung nur dann möglich ist, wenn die versäumte Handlung innerhalb der gesetzlichen Frist nachgeholt wird. Im vorliegenden Fall hatte der klagende Steuerberater den Antrag auf mündliche Verhandlung nicht erneut, also in elektronischer Form, eingereicht. Damit konnte keine Wiedereinsetzung erfolgen. Auch der Einwand einer vermeintlich irreführenden Rechtsbehelfsbelehrung wurde verworfen, weil ein fachkundiger Vertreter aus der Nennung der Faxnummer nicht schließen durfte, dass Telefax weiterhin zulässig sei. Der Bundesfinanzhof betonte, dass allein die gesetzliche Formvorgabe maßgeblich sei und eine Belehrung diese nicht aufheben kann.
Konsequenzen und Handlungsempfehlungen für Unternehmen und beratende Berufe
Für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer ergibt sich aus dieser Entscheidung die zwingende Notwendigkeit, die technische Infrastruktur des besonderen elektronischen Postfachs vollständig eingerichtet und funktionsfähig zu halten. Unterlässt ein Berater dies, können rechtliche Nachteile für Mandanten entstehen, wenn Fristen aufgrund unwirksamer Übermittlungen versäumt werden. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre steuerlichen Vertreter das beSt aktiv nutzen und deren Kanzleiorganisation entsprechende Prozesse hinterlegt hat. Für Einrichtungen im Gesundheitswesen, wie Krankenhäuser oder Pflegeeinrichtungen, die häufig über komplexe Gewerbesteuer- oder Umsatzsteuerfragen mit der Finanzgerichtsbarkeit in Berührung kommen, ist eine verlässliche elektronische Kommunikation ebenfalls entscheidend, um Fristverletzungen oder Formfehler zu vermeiden.
Auch Onlinehändler und technologieorientierte Dienstleister, die zunehmend digital agieren, profitieren von einer frühen und strukturierten Integration digitaler Kommunikationssysteme in ihre steuerlichen Abläufe. Das Urteil verdeutlicht, dass die Justiz keine Übergangsfrist oder kulante Auslegung der elektronischen Übermittlungspflicht mehr anerkennt. Unternehmen und Berater sollten daher regelmäßige Funktionstests, Vertretungsregelungen und Schulungen zum digitalen Postverkehr fest in ihre Organisationsstrukturen einbauen. Der Bundesfinanzhof definiert mit dieser Entscheidung einen klaren Standard: Papier- und Faxkommunikation gelten nicht mehr als rechtssicher, sobald elektronische Wege gesetzlich eröffnet sind.
Strategisch betrachtet unterstützt die Entscheidung die fortschreitende Digitalisierung der Steuerverfahren. Wer seine digitalen Prozesse frühzeitig stimmig aufsetzt, spart Aufwand, vermeidet Prozessrisiken und erhöht die Transparenz interner Abläufe. Damit erhält die Digitalisierung im Steuerwesen nicht nur rechtliche, sondern auch wirtschaftliche Relevanz, insbesondere für mittelständische Betriebe, die Effizienzsteigerungen und Kostenvorteile realisieren können.
Rechtssicherheit durch digitale Prozessoptimierung stärken
Das Urteil des Bundesfinanzhofs markiert einen deutlichen Wendepunkt in der rechtlichen Kommunikation zwischen Steuerberatern und Finanzgerichten. Es unterstreicht, dass Digitalisierung längst nicht mehr fakultativ, sondern zwingend ist. Für alle Beteiligten – von der Einzelkanzlei bis zum großen Unternehmensverbund – bedeutet dies, die Abläufe konsequent auf elektronische Kommunikationswege auszurichten. Kleine und mittlere Unternehmen sollten die Gelegenheit nutzen, ihre steuerlichen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls gemeinsam mit ihren Beratern zu modernisieren. Nur so bleibt gewährleistet, dass formale Anforderungen eingehalten und finanzgerichtliche Rechte wirksam wahrgenommen werden können.
Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung ihrer Buchhaltungs- und Steuerprozesse. Wir begleiten Mandanten aller Branchen darin, sichere elektronische Arbeitsabläufe einzuführen, rechtssicher zu dokumentieren und dadurch erhebliche Effizienz- und Kostenvorteile zu erzielen.
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