Digitale Kommunikation im Steuerrecht: Nutzungspflicht des beSt seit 2023
Mit der Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 20. November 2025 (Az. VI R 13/23) hat das höchste deutsche Steuergericht die Bedeutung der digitalen Prozesskommunikation im Steuerrecht erneut betont. Der VI. Senat stellte klar, dass Steuerberater seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet sind, das besondere elektronische Steuerberaterpostfach – kurz beSt – für die gesamte Korrespondenz mit Finanzgerichten zu nutzen. Diese Verpflichtung beruht auf § 52d der Finanzgerichtsordnung, der im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der Justiz eingeführt wurde, und auf § 86d des Steuerberatungsgesetzes, das die Einrichtung dieser Plattform regelt.
Dem Urteil lag ein praxisrelevanter Fall zugrunde: Ein Steuerberater hatte eine Klage gegenüber dem Finanzgericht Berlin-Brandenburg per Fax und Post eingereicht, weil sein beSt mangels aktivierter Online-Ausweisfunktion noch nicht freigeschaltet war. Da die elektronische Übermittlung jedoch seit 2023 gesetzlich vorgeschrieben ist, erkannte das Finanzgericht die Form nicht an und erklärte die Klage für unzulässig. Der Bundesfinanzhof bestätigte nun diese Entscheidung und betonte, dass auch organisatorische oder technische Schwierigkeiten bei der Einrichtung des beSt kein Grund seien, die Nutzungspflicht zu umgehen oder Fristen zu verlängern.
Begründung der Entscheidung: Formzwang und Verschulden
Der Bundesfinanzhof führte in seiner ausführlichen Begründung aus, dass die Nutzungspflicht des beSt alle Steuerberater umfasst, da es sich um einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne des § 52a Absatz 4 der Finanzgerichtsordnung handelt. Ab dem Zeitpunkt der gesetzlichen Einführung war jeder Steuerberater verpflichtet, Eingaben an die Finanzgerichte ausschließlich elektronisch einzureichen. Eine Übermittlung per Fax oder Post wahrt die Schriftform nur dann, wenn eine technische Störung des beSt vorliegt, nicht jedoch, wenn das Postfach noch nicht eingerichtet oder freigeschaltet wurde. Der Gerichtshof stellte außerdem klar, dass organisatorische Verzögerungen oder Versäumnisse bei der Aktivierung der Online-Ausweisfunktion als verschuldet gelten und somit keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach § 56 der Finanzgerichtsordnung rechtfertigen.
Die Richter betonten, dass die Wiedereinsetzung nur dann gewährt werden kann, wenn der Antragsteller ohne eigenes Verschulden an der Fristwahrung gehindert war. Dabei genügt bereits einfache Fahrlässigkeit, um den Anspruch auf Wiedereinsetzung auszuschließen. Im vorliegenden Fall hätte der Steuerberater durch rechtzeitige Aktivierung seines elektronischen Personalausweises und Einrichtung des Postfachs die Klage formgerecht einreichen können. Der Umstand, dass er aufgrund eines Umzugs oder verspäteten PIN-Versands sein beSt nicht fristgerecht aktivierte, wurde vom Gericht als selbstverschuldet bewertet.
Rechtliche Einordnung und Präzedenzwirkung
Die Entscheidung schließt sich an mehrere ähnliche Urteile des Bundesfinanzhofs aus den Jahren 2023 und 2024 an, in denen die Pflicht zur elektronischen Einreichung weiter konkretisiert wurde. Sie bestätigt insbesondere, dass seit dem 1. Januar 2023 alle nach der Finanzgerichtsordnung vertretungsberechtigten Personen, also neben Steuerberatern auch Rechtsanwälte und Behörden, zur Nutzung sicherer elektronischer Übermittlungswege verpflichtet sind. Eine Missachtung dieser Pflicht führt zur Unwirksamkeit der Klage oder eines Rechtsmittels – unabhängig von der subjektiven Absicht des Einreichenden. Damit stärkt der Bundesfinanzhof die Linie, wonach Digitalisierung nicht nur empfohlen, sondern rechtsverbindlich ist.
Konsequenzen und Handlungsbedarf für Unternehmen, Berater und Institutionen
Die Entscheidung hat weitreichende praktische Folgen. Sie zwingt insbesondere Steuerberatungskanzleien, ihre elektronische Infrastruktur vollständig funktionsfähig zu halten und organisatorische Abläufe so zu gestalten, dass Fristen auch bei internen oder technischen Problemen eingehalten werden können. Kleine und mittlere Unternehmen, die sich auf externe Steuerberater verlassen, sollten sicherstellen, dass ihre Bevollmächtigten das beSt ordnungsgemäß nutzen und entsprechende Mandatsabläufe rechtssicher dokumentiert sind. Für mittelständische Betriebe, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Onlinehändler, die zunehmend digitale Buchhaltungssysteme einsetzen, erhöht sich dadurch die Anforderung an digitale Compliance-Prozesse. Auch Finanzinstitute, die über steuerliche Schnittstellen zu Beratern kommunizieren, müssen prüfen, ob ihre Partner die elektronische Kommunikation rechtlich korrekt umsetzen.
Von besonderem Interesse ist, dass der Bundesfinanzhof explizit festhält, dass mangelnde technische Ausstattung oder Nichtnutzung der Online-Ausweisfunktion kein unverschuldetes Hindernis darstellt. Das bedeutet: Jede steuerberatende Person muss organisatorisch und technisch vorsorgen, um der gesetzlichen Pflicht nachzukommen. In der Praxis sollten Kanzleien interne Prüfmechanismen schaffen, die die Funktionsfähigkeit des beSt regelmäßig sicherstellen und die Verantwortung für den elektronischen Versand klar zuordnen. Unternehmen, die auf eigenständige Kommunikation mit den Finanzgerichten angewiesen sind, etwa im Rahmen von Einsprüchen gegen Bescheide, profitieren von dieser Klarheit, da durch die Vereinheitlichung der Kommunikationswege eine höhere Verfahrenssicherheit entsteht.
Für Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser, deren Verwaltungsstrukturen häufig komplex sind, bedeutet die Entscheidung, dass sie bei beauftragten Steuerberaterinnen und Steuerberatern eine aktive beSt-Nutzung voraussetzen müssen, um formwirksame Rechtsmittel sicherzustellen. Gleiches gilt für Onlinehändler und Start-ups, die zunehmend vollständig digital operieren: Hier wird das beSt zur Schnittstelle einer modernen, medienbruchfreien Steuerrechtskommunikation.
Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Pflichtkommunikation
Das Urteil verdeutlicht, dass die Digitalisierung der Steuerrechtspflege nicht nur technisches Mittel, sondern zwingender Bestandteil der Verfahrensordnung ist. Für Steuerberater steht fest: Seit dem 1. Januar 2023 sind alle Schriftsätze an Finanzgerichte ausschließlich elektronisch über das beSt zu übermitteln. Die Verantwortung für technische oder organisatorische Hürden trägt allein der Berufsträger. Unternehmen jeder Größe, insbesondere Mittelständler, Pflegeunternehmen und Onlinehändler, profitieren langfristig von dieser klaren Rechtslage, da sie Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit im Zusammenspiel mit steuerlichen Beratern schafft.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung digitaler Prozesse in der Buchhaltung und der Einbindung sicherer Kommunikationssysteme. Mit unserer Erfahrung in Prozessoptimierung und digitaler Transformation unterstützen wir Mandanten dabei, gesetzliche Anforderungen effizient und kostensparend zu erfüllen.
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