Rechtliche Grundlage der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Lohnsteuerbescheinigung ergibt sich aus § 51 Absatz 4 Nummer 1 Einkommensteuergesetz. Diese Vorschrift ermächtigt das Bundesministerium der Finanzen, die Vorgaben und das verbindliche Muster der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu bestimmen. Damit wird sichergestellt, dass die Besteuerung der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit auf einer einheitlichen Datengrundlage erfolgt und Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer verlässliche Angaben für die steuerliche Erfassung erhalten.
Am 29. August 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder das offizielle Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2026 veröffentlicht (Az. IV C 5 - S 2533/00123/007/007). Dieses Muster ist nun Grundlage für die Abrechnungsprozesse aller Arbeitgeber und muss im Rahmen der Lohnabrechnung unmittelbar berücksichtigt werden.
Gestaltung und technische Anforderungen
Das verbindliche Muster ist im DIN-A4-Format ausgestaltet und legt detailliert fest, welche Angaben in welcher Reihenfolge enthalten sein müssen. Wichtig ist, dass Abweichungen vom amtlichen Muster formal zulässig sind, allerdings nur dann, wenn alle relevanten Daten vollständig, in der vorgeschriebenen Reihenfolge und ohne inhaltliche Veränderungen übernommen werden. Daraus folgt für alle Personalabteilungen und Lohnbüros, dass genutzte Softwarelösungen zwingend so eingestellt sein müssen, dass sie diesem Aufbau entsprechen. Besonders kleinere Unternehmen und Einrichtungen, die ihre Lohnabrechnung nicht vollständig digitalisiert haben, stehen hier vor der Herausforderung, bestehende Prozesse gegebenenfalls anzupassen, um Abweichungen in der Bescheinigung zu vermeiden.
Darüber hinaus bleibt das bereits im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen aus dem Jahr 2024 veröffentlichte Format maßgeblich, welches die technischen Details festlegt. Arbeitgeber müssen sich daher nicht nur am neuen Muster orientieren, sondern auch darauf achten, dass die Rahmenbedingungen des damaligen Schreibens – insbesondere zu den Angaben zu Versicherungsbeiträgen – eingehalten werden.
Änderungen bei den steuerlich relevanten Angaben
Eine wesentliche Neuerung betrifft die Behandlung der Beiträge zur Kranken- und Pflegepflichtversicherung. Diese werden auf der Lohnsteuerbescheinigung künftig weiterhin ausgewiesen. Die bisherige Bescheinigung des unter Nummer 28 angegebenen Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die private Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung entfällt jedoch ab 2026. Für Arbeitgeber bedeutet dies eine Anpassung bei der Ausgabe der Bescheinigung, für Arbeitnehmer hingegen eine Vereinfachung, da die bislang parallele Darstellung entfällt. Diese Vereinheitlichung reduziert mögliche Missverständnisse im Rahmen von Einkommensteuererklärungen.
Für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Einrichtungen mit hohem Personalaufwand, etwa im Gesundheits- und Pflegebereich, ist diese Umstellung relevant. Automatisierte Abrechnungssysteme müssen zwingend aktualisiert werden, da im Lohnsteuerabzugsverfahren künftig keine parallele Darstellung mehr vorgesehen ist. Wird dies übersehen, kann es zu fehlerhaften Bescheinigungen kommen, die in der Folge bei der steuerlichen Veranlagung der Mitarbeitenden zu Korrekturen und erhöhtem Verwaltungsaufwand führen.
Praktische Empfehlungen für Unternehmen und Kanzleien
Die aktuelle Anpassung macht deutlich, wie stark die Lohnabrechnung in Deutschland an verbindliche formale Vorgaben gebunden ist. Arbeitgeber, die ihre Abrechnung noch nicht vollständig digitalisiert haben, sollten diesen Anlass nutzen, um die internen Prozesse zukunftssicher auszurichten. Da Bescheinigungen regelmäßig Grundlage für die private Steuererklärung der Arbeitnehmer und für Meldeverfahren gegenüber Versicherungen sind, können schon kleine Abweichungen erhebliche Folgekosten nach sich ziehen. Es ist deshalb ratsam, frühzeitig die eingesetzten Systeme auf das neue Muster zu überprüfen. Besonders Onlinehändler oder Dienstleister mit schnell wachsender Mitarbeiterzahl profitieren von konsequenter Automatisierung, da manuelle Anpassungen bei großen Personalkreisen sehr fehleranfällig sind.
Auch Steuerkanzleien sollten ihre Mandanten darauf hinweisen, dass fehlerfreie Ausdrucke der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Lohnsteueranmeldung sind. Werden die Vorgaben nicht beachtet, riskieren Unternehmen Friktionen im Abgleich mit den Finanzbehörden, was wiederum unnötige Prüfungen nach sich ziehen kann. Die enge Zusammenarbeit mit der betreuenden Kanzlei ist daher dringend angeraten, um sowohl rechtssichere als auch effiziente Prozesse sicherzustellen.
Die Veröffentlichung des Musters ist keine bloße Formalität, sondern Ausdruck einer zunehmenden Standardisierung der Lohnsteuerverfahren. Jeder Unternehmer, ob Kleinbetrieb, Onlinehändler oder mittelständische Pflegeeinrichtung, sollte die Chance nutzen, diesen Prozessschritt als Anlass für eine umfassendere Digitalisierung der Lohnbuchhaltung zu verstehen. Gerade durch standardisierte Datenübermittlung lassen sich Personal- und Nebenkosten in der Verwaltung nachhaltig reduzieren. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen in der Prozessoptimierung und hat sich auf die Digitalisierung der Buchhaltung spezialisiert. Mit unserer Erfahrung zeigen wir unseren Mandanten auf, wie sie durch strukturierte Abläufe und moderne Werkzeuge ihre Lohnbuchhaltung rechtssicher und effizient gestalten können – und dabei spürbare Kostenersparnisse realisieren.
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