Pflicht zur elektronischen Übermittlung – neue Maßstäbe in der Verfahrenspraxis
Mit seiner Entscheidung vom 16. Oktober 2025 (Az. VI R 8/24) hat der Bundesfinanzhof die bestehende Pflicht zur elektronischen Kommunikation für Steuerberaterinnen und Steuerberater weiter konkretisiert. Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle Schriftsätze, Anträge und Erklärungen, die von einem Steuerberater bei einem Finanzgericht eingereicht werden, als elektronisches Dokument übermittelt werden. Maßgeblich ist dabei die Nutzung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs, kurz beSt. Diese Verpflichtung gilt auch für den Antrag auf mündliche Verhandlung nach einem Gerichtsbescheid. Die Entscheidung klärt damit eine in der Praxis wichtige Zweifelsfrage, die für Steuerberatende, aber auch für Unternehmen, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Onlinehändler mit laufenden Finanzgerichtsverfahren unmittelbare Bedeutung hat.
Der Fall, der dem Bundesfinanzhof vorlag, war geprägt durch die Nutzung eines Telefax zur Antragstellung, obwohl seit 2023 für Steuerberater der elektronische Übermittlungsweg vorgeschrieben ist. Der BFH stellte eindeutig fest, dass Anträge, die per Fax eingereicht werden, nicht wirksam sind. Selbst wenn der Steuerberater sein elektronisches Postfach noch nicht eingerichtet hatte oder technische Verzögerungen bei der Registrierung bestanden, entbindet dies nicht von der Nutzungspflicht. Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand kann in solchen Fällen nicht gewährt werden, sofern die formgerechte elektronische Übermittlung nicht nachgeholt wird. Das Gericht betont damit die uneingeschränkte Geltung der elektronischen Kommunikation als Verfahrensvoraussetzung im Rechtsschutzsystem zwischen Beratern, Unternehmen und Behörden.
Rechtliche Bewertung und systematischer Hintergrund
Die Entscheidung konkretisiert die Anwendung der Finanzgerichtsordnung und bezieht sich insbesondere auf die Vorschriften des § 52d Satz 1 und 2 FGO. Danach ist die elektronische Kommunikation verpflichtend, wenn ein sicherer Übermittlungsweg zur Verfügung steht. Das beSt wurde gemäß den Vorgaben der Bundessteuerberaterkammer seit Anfang 2023 flächendeckend eingeführt und stellt einen solchen Übermittlungsweg dar. Der Bundesfinanzhof betont, dass die Pflicht ab diesem Zeitpunkt unabhängig davon besteht, ob ein Postfach bereits technisch eingerichtet oder individuell freigeschaltet war. Entscheidend ist allein, dass der Übermittlungsweg rechtlich zur Verfügung stand. Verzögerungen bei der Registrierung oder Implementierung in der Kanzleisoftware rechtfertigen keinen Rückgriff auf Papierform oder Fax.
Im Rahmen seiner Begründung widmet sich der BFH auch der Frage, ob eine Ersatzeinreichung nach § 52d Satz 3 FGO möglich ist. Diese Vorschrift erlaubt eine papiergebundene Einreichung nur bei vorübergehenden technischen Störungen. Eine solche liegt etwa dann vor, wenn das System des beSt für eine gewisse Zeit faktisch nicht erreichbar ist. Nicht erfasst sind Fälle, in denen das elektronische Postfach noch gar nicht eingerichtet wurde oder die Berufsträger die technischen Schritte noch nicht abgeschlossen haben. Die Entscheidung stärkt damit die Klarheit und Einheitlichkeit des Verfahrensablaufs in der Finanzgerichtsbarkeit und betont zugleich die Eigenverantwortung der Vertretungsberechtigten bei der Nutzung digitaler Kommunikationsstrukturen.
Ein weiterer Aspekt betrifft die Auslegung der Rechtsbehelfsbelehrung. Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass ein Hinweis auf Telefax- oder Postanschrift in der Rechtsmittelbelehrung nicht dazu führt, dass diese missverständlich oder falsch wäre. Für fachkundige Prozessvertreterinnen und Prozessvertreter ist erkennbar, dass die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Übermittlung hiervon unberührt bleibt. Damit wurde eine mögliche Angriffslinie zur Fristverlängerung ausgeschlossen und die Erwartung des Gerichts an die digitale Kommunikationskompetenz der Berufsträger unmissverständlich verdeutlicht.
Digitale Anforderungen und Chancen für Unternehmen und ihre Berater
Diese Entscheidung ist von erheblicher praktischer Tragweite. Sie markiert einen Schritt in Richtung vollständiger Digitalisierung des steuerlichen Verfahrensrechts. Für kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe, Pflegeeinrichtungen und Onlinehändler bedeutet dies einem verstärkten Bedarf an abgestimmter digitaler Zusammenarbeit mit ihren steuerlichen Beraterinnen und Beratern. Wer bislang noch auf traditionelle Kommunikationsmittel wie den Faxversand vertraute, muss umdenken. Der elektronische Rechtsverkehr ist keine Option mehr, sondern verbindlicher Standard. Auch Finanzinstitutionen und steuernahe Dienstleister müssen ihre internen Dokumentations- und Kommunikationsprozesse an die Anforderungen anpassen.
Der BFH zeigt mit seiner Argumentation auf, dass die Digitalisierung der Steuerverfahren unmittelbar jeden Bereich betrifft, der mit Finanzämtern, Finanzgerichten oder anderen Behörden korrespondiert. Die Befugnis des Steuerberaters, Mandanten im Rechtsbehelfsverfahren zu vertreten, ist an die Nutzung des besonderen elektronischen Kommunikationswegs geknüpft. Das Gericht schließt ausdrücklich aus, dass familiäre oder organisatorische Übergangsprobleme von Berufsträgern eine Fristhemmung begründen könnten. Hier zeigt sich ein klarer Appell in Richtung Professionalisierung und Standardisierung des digitalen Austauschs. Unternehmen, die frühzeitig auf technische Interoperabilität zwischen eigenen ERP-Systemen und den digitalen Kanzleiwerkzeugen achten, minimieren das Risiko formaler Fehler und vermeiden Prozessnachteile. Gleichzeitig eröffnen elektronische Übermittlungswege durch standardisierte Nachweise und Zeitstempel neue Handlungssicherheit und Nachvollziehbarkeit im kommunikativen Datenfluss zwischen Beratern und Behörden.
Besonders für kleinere und mittlere Unternehmen hat die Entscheidung strategische Bedeutung. Sie beeinflusst nicht nur das Verhalten in streitigen Verfahren, sondern zwingt zu prozessualer Disziplin in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Einrichtungen wie Krankenhäuser oder Pflegebetriebe mit komplexer Buchhaltung profitieren langfristig, wenn sie ihre Kommunikations- und Prozessstrukturen frühzeitig mit digitalen Schnittstellen ausstatten. Der Schritt von papierbasierten Fristenläufen hin zu digital signierten und automatisiert versendeten Dokumenten reduziert Haftungsrisiken und steigert die Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden und Kostenträgern.
Schlussfolgerungen für die Praxis und Empfehlung zur Umsetzung
Das aktuelle Urteil des Bundesfinanzhofs unterstreicht deutlich, dass die digitale Kommunikation in steuerrechtlichen Verfahren keine freiwillige Modernisierung mehr ist, sondern eine rechtliche und organisatorische Notwendigkeit. Steuerberater, Unternehmen und ihre internen Steuerabteilungen müssen auf die vollständige Integration elektronischer Systeme reagieren, um Verfahrenssicherheit zu gewährleisten. Die streng formale Sichtweise des Gerichts, nach der selbst geringfügige Versäumnisse den Verlust verfahrensrechtlicher Positionen nach sich ziehen können, erfordert konsequente Anpassung in Prozessen, Dokumentation und technischer Ausstattung.
Für alle Unternehmen ist es ratsam, gemeinsam mit ihren steuerlichen Beratern klare interne Abläufe festzulegen, um sicherzustellen, dass elektronische Übermittlungen korrekt und fristgerecht erfolgen. Die Nutzung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs ist für die rechtsverbindliche Kommunikation mit den Finanzgerichten unerlässlich. Wo interne Schnittstellen fehlen, sollte kurzfristig investiert werden, um Kompatibilität und Sicherheit zu gewährleisten. Auch wenn die Entscheidung auf den Berufsstand der Steuerberater zielt, sind ihre Folgen weitgreifend und betreffen alle Organisationen, die sich auf professionelle steuerliche Vertretung stützen.
Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Transformation und Prozessoptimierung in der Buchhaltung. Durch konsequente Digitalisierung und automatisierte Abläufe helfen wir Mandanten, Kosten zu senken und Prozesse rechtssicher zu gestalten. Von der Pflegeeinrichtung bis zum Onlinehändler profitieren unsere Mandanten von unserer Erfahrung in der effizienten Gestaltung digitaler Steuerprozesse und der sicheren Kommunikation im Zeitalter des beSt.
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