Digitale Pflicht für Steuerberater und Kanzleien: Nutzung des beSt seit 2023
Seit dem 1. Januar 2023 gilt für Steuerberaterinnen, Steuerberater und Berufsausübungsgesellschaften die verbindliche Pflicht, für die Kommunikation mit Finanzgerichten das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) zu nutzen. Der Bundesfinanzhof hat in seiner Entscheidung vom 7. Oktober 2025 (IX R 19/23) klargestellt, dass eine Klage, die nach diesem Stichtag in Papierform eingereicht wurde, nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt und daher unzulässig ist. Diese Entscheidung hat erhebliche Tragweite für alle steuerberatenden Berufe, mittelständische Unternehmen sowie Organisationen, die regelmäßig im Rahmen der Finanzgerichtsbarkeit vertreten werden. Der Hintergrund dieser Pflicht liegt in der konsequenten Umsetzung der elektronischen Justizkommunikation nach § 52d der Finanzgerichtsordnung, die im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung eingeführt wurde. Ziel des Gesetzgebers ist es, die Effizienz der Verfahrensabläufe zu steigern, die Sicherheit der Kommunikation zu erhöhen und gleichzeitig eine nachvollziehbare elektronische Dokumentation zu ermöglichen. Für Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Betriebe, ist es daher wichtig, ihre steuerberatenden Partner auf die vollständige technische Umsetzung des beSt hinzuweisen, um künftig keine Fristversäumnisse zu riskieren.
Rechtliche Würdigung und dogmatische Einordnung der beSt-Pflicht
Der Bundesfinanzhof stellte in seiner Begründung heraus, dass die über § 52d Satz 1 und 2 der Finanzgerichtsordnung eingeführte Pflicht keine bloße Empfehlung, sondern eine verbindliche gesetzliche Formvorschrift darstellt. Damit gehören Klageschriften, Anträge oder sonstige prozessrelevante Dokumente zwingend in digitaler Form über das beSt eingereicht. Eine Papierform ist nach Auffassung des Gerichts nur dann zulässig, wenn ein technischer Ausfall des Systems vorliegt und dieser objektiv nachweisbar ist. Der bloße Umstand, dass eine Kanzlei sich noch in der technischen Einrichtung des Postfachs befindet, genügt diesem Erfordernis nicht. Der Begriff der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, der nach § 56 Finanzgerichtsordnung den Parteien eine Möglichkeit bietet, bei unverschuldeter Fristversäumung dennoch Gehör zu finden, wurde vom Gericht eng ausgelegt. Eine Wiedereinsetzung setzt voraus, dass die versäumte Handlung – hier die elektronische Klageeinreichung – innerhalb der Wiedereinsetzungsfrist ordnungsgemäß nachgeholt wird. Unterbleibt diese Nachholung, bleibt der Antrag auf Wiedereinsetzung ohne Erfolg. Damit stärkt der Bundesfinanzhof die formelle Strenge der elektronischen Übermittlungspflicht und schafft Rechtssicherheit für die Gerichte, zugleich aber eine hohe Verantwortung für die beruflich Beteiligten.
Für steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften ergibt sich daraus die Verpflichtung, schon frühzeitig sicherzustellen, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung des beSt vollständig erfüllt sind. Der Bundesfinanzhof verweist ausdrücklich darauf, dass ab dem Stichtag 1. Januar 2023 ein sicherer Übermittlungsweg vorhanden war. Damit können sich Kanzleien nicht auf eine fehlende Freischaltung oder ausstehende Registrierungen berufen, um eine papierhafte Einreichung zu rechtfertigen. Die Entscheidung verdeutlicht zugleich, dass die Digitalisierung des gerichtlichen Schriftverkehrs kein optionaler Modernisierungsprozess mehr ist, sondern eine rechtlich normierte Voraussetzung für wirksame Prozesshandlungen.
Verpflichtende digitale Prozesse: Auswirkungen auf kleine Unternehmen und Steuerberatung
Die Entscheidung zeigt unmittelbare praktische Konsequenzen für unterschiedliche Zielgruppen, insbesondere für kleine Unternehmen, Onlinehändler oder Pflegeeinrichtungen, die regelmäßig mit steuerberatenden Gesellschaften zusammenarbeiten. Auch wenn die beSt-Pflicht zunächst die Steuerberater selbst betrifft, ist sie faktisch für alle Unternehmen relevant, die über ihre Berater im Finanzgerichtsverfahren auftreten. Sollte die steuerliche Vertretung ihrer beSt-Pflicht nicht nachkommen, drohen formale Verfahrensfehler, die nicht mehr heilbar sind. In strittigen Steuerfragen kann das schnell zu gravierenden wirtschaftlichen Nachteilen führen. Für den Mittelstand bedeutet dies, dass neben der Auswahl fachlich kompetenter Steuerberatender auch die digitale Ausstattung der Kanzlei eine zentrale Rolle spielt. Nur wer sicherstellt, dass Fristen elektronisch korrekt gewahrt und Übermittlungswege dokumentiert sind, kann rechtliche Risiken minimieren. Dabei geht es nicht nur um Technik, sondern auch um innerbetriebliche Prozesssicherheit und Kommunikation. Die Finanzgerichte werden künftig verstärkt darauf achten, ob Schriftsätze formal ordnungsgemäß eingereicht wurden, unabhängig davon, ob inhaltlich eine nachvollziehbare Begründung vorliegt. Für Steuerkanzleien eröffnet sich daraus ein neues Qualitätsmerkmal digitaler Professionalität: die Fähigkeit, rechtskonforme elektronische Kommunikation nahtlos in den Kanzleialltag zu integrieren. Unternehmen, die mit solchen Kanzleien zusammenarbeiten, profitieren von höherer Verfahrenssicherheit, schnelleren Kommunikationswegen und einer besseren Nachvollziehbarkeit sämtlicher Datenübermittlungen. Gerade in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, bei Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen, wo steuerrechtliche Einsprüche häufig vorkommen, ist es daher sinnvoll, gezielt auf Kanzleien mit erprobter digitaler Infrastruktur zu setzen.
Auch für steuerpflichtige juristische Personen des öffentlichen Rechts oder gemeinnützige Einrichtungen hat die Entscheidung Bedeutung, da viele über Berufsausübungsgesellschaften vertreten werden, die denselben Formvorschriften unterliegen. Die Digitalisierungspflicht wirkt somit über den engeren Kreis der Steuerberater hinaus in den gesamten betriebswirtschaftlichen und administrativen Bereich hinein. Entscheidend ist daher, dass die Beteiligten ihre Compliance-Prozesse regelmäßig überprüfen und die Nutzung des beSt organisatorisch absichern, um spätere Streitigkeiten über Fristwahrung oder Formmängel auszuschließen.
Rechts- und Prozesssicherheit durch digitale Strukturveränderung
Mit der aktuellen Entscheidung unterstreicht der Bundesfinanzhof, dass das Ziel der digitalen Justizkommunikation nur dann erreicht werden kann, wenn alle Nutzergruppen – insbesondere die steuerberatenden Berufe – die technische Verantwortung vollständig übernehmen. Die Einführung des beSt ist mehr als eine Formalität, sie markiert den endgültigen Übergang des Steuer- und Finanzrechtsverkehrs in das digitale Zeitalter. Kanzleien, die die Umsetzung dieser Pflichten proaktiv angehen, verschaffen ihren Mandantinnen und Mandanten nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch einen klaren Effizienzvorteil. Unternehmen sollten deshalb gezielt nach Beratern suchen, die sowohl die rechtliche als auch die technische Kompetenz hierfür besitzen. Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungs- und Steuerprozesse, entwickelt individuelle Automatisierungslösungen und sorgt so für effiziente, rechtssichere Abläufe. Durch unsere Erfahrung in der Prozessoptimierung helfen wir, administrative Kosten spürbar zu senken und zugleich die digitale Compliance nachhaltig zu stärken.
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