Elektronische Übermittlungspflichten für Steuerberater im Fokus
Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2023 hat der Bundesfinanzhof in seiner aktuellen Entscheidung (Az. VI R 6/24, Urteil vom 16. Oktober 2025) die Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs verbindlich bestätigt. Damit wird der elektronische Rechtsverkehr zwischen Steuerberatern und Finanzgerichten endgültig zum Standard. Die Entscheidung betrifft insbesondere Steuerberater, die als Prozessbevollmächtigte für Unternehmen tätig werden, und konkretisiert die Anwendung der Vorschriften des § 52a und § 52d der Finanzgerichtsordnung. Das Urteil hat weitreichende praktische Folgen für Steuerberaterkanzleien sowie für deren Mandanten – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder Onlinehändler, die in steuerlichen Verfahren vertreten werden.
Dem Fall lag zugrunde, dass ein Steuerberater den Antrag auf mündliche Verhandlung nach einem Gerichtsbescheid lediglich per Telefax einreichte. Das Finanzgericht Bremen hatte den Antrag wegen Formmangels als unwirksam angesehen. Der Bundesfinanzhof bestätigte diese Auffassung ausdrücklich und entschied, dass ein Antrag nur dann wirksam gestellt ist, wenn er elektronisch über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach übermittelt wird. Eine Übermittlung per Post oder Fax genügt seither nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Der Senat stellte klar, dass es nicht darauf ankommt, ob das Postfach im Einzelfall technisch schon eingerichtet war oder ob Verzögerungen seitens der Bundessteuerberaterkammer bestanden. Maßgeblich sei allein, dass der sichere Übermittlungsweg zur Verfügung steht und damit verpflichtend zu nutzen ist.
Rechtliche Begründung und Einordnung der Entscheidung
Die rechtliche Analyse zeigt, dass der Bundesfinanzhof mit seiner Entscheidung die Linie der bisherigen Rechtsprechung konsequent fortsetzt. Ausgehend von § 52d Satz 1 Finanzgerichtsordnung sind alle Steuerberater, die als Prozessbevollmächtigte auftreten, verpflichtet, elektronische Dokumente über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach einzureichen. Satz 2 der Norm erstreckt die Pflicht auf alle Fälle, in denen ein sicherer Übermittlungsweg nach § 52a Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 besteht. Damit ist das beSt – das besondere elektronische Steuerberaterpostfach – als verbindlicher Kommunikationskanal gesetzlich vorgesehen.
Der Bundesfinanzhof betont, dass diese Pflicht unabhängig davon gilt, ob eine Kanzlei ihr System technisch bereits implementiert hat. Verzögerungen bei der Ersteinrichtung oder organisatorische Hürden befreien nicht von der rechtlichen Verpflichtung. Ebenso wenig ändert eine fehlerhafte Rechtsbehelfsbelehrung etwas an der Wirksamkeit der Einreichungspflicht. Das Gericht sah darin keinen unzumutbaren Härtefall und stellte klar, dass es sich um ein strukturelles Versäumnis handelt, das nicht über die Regelung der sogenannten Ersatzeinreichung nach § 52d Satz 3 Finanzgerichtsordnung geheilt werden kann.
Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, also die nachträgliche Wiederherstellung einer versäumten Frist, setzte nach § 56 Finanzgerichtsordnung voraus, dass die versäumte Handlung unverzüglich nachgeholt wird. Da dies nicht erfolgte, war auch der Antrag auf Wiedereinsetzung abzulehnen. Der Bundesfinanzhof legt somit dar, dass formale Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr nicht nur technischer, sondern auch materiell-rechtlicher Bestandteil des Verfahrens sind. Für Steuerberater bedeutet dies eine klare Verpflichtung zur vollständigen Integration elektronischer Kommunikationssysteme in ihre Verfahrensabläufe.
Konkreter Handlungsbedarf für Unternehmen, Kanzleien und Berater
Das Urteil betrifft in der Praxis nicht nur die Steuerberater selbst, sondern auch deren Mandanten. Unternehmen jeder Größe müssen sicherstellen, dass ihre steuerlichen Vertreter rechtssicher handeln und fristgebundene Eingaben in der gesetzlich vorgeschriebenen Form übermitteln. Für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe oder Onlinehändler stellt dies eine organisatorische Frage dar: die Auswahl eines Steuerberaters, der technisch und rechtlich auf dem neuesten Stand ist. Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser, die häufig über komplexe Abrechnungs- und Prüfprozesse verfügen, sind besonders darauf angewiesen, dass ihre steuerlichen Vertreter die digitale Kommunikation effizient und formal korrekt gestalten.
Für Steuerberaterkanzleien ergibt sich die Pflicht, interne Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Der elektronische Rechtsverkehr ist nicht mehr optional, sondern zwingend. Kanzleien müssen daher ihre Systeme für das besondere elektronische Steuerberaterpostfach aktiv nutzen, Zuständigkeiten festlegen und regelmäßige Fristenkontrollen elektronisch dokumentieren. Finanzinstitute und andere beratende Berufsgruppen können aus diesem Urteil ebenfalls ableiten, dass die Digitalisierung der Verfahrenskommunikation in der Finanzgerichtsbarkeit verbindlich umgesetzt wird. Praktisch bedeutet das, dass etwaige Übermittlungsstörungen oder Einrichtungsverzögerungen nicht als Entschuldigungsgrund akzeptiert werden. Die Rechtsprechung verlangt eine organisatorische Vorbereitung im Voraus, inklusive Backup-Lösungen für den Fall technischer Probleme.
Unternehmen sollten zudem mit ihren Steuerberatern eine klare digitale Kommunikationsstrategie vereinbaren. Dazu gehört die Festlegung, welche Dokumente elektronisch zu übermitteln sind, welche Signaturmechanismen rechtssicher funktionieren und wie die Fristenkontrolle automatisiert erfolgen kann. Nur so lassen sich Risiken der Fristversäumnis ausschließen. Besonders im Mittelstand, der häufig noch hybride Kommunikationsformen nutzt, besteht hier Handlungsbedarf, um rechtliche Nachteile zu vermeiden.
Digitale Compliance als Teil moderner Steuerberatung
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs hat Signalwirkung über den Einzelfall hinaus. Sie verdeutlicht, dass der Übergang zur digitalen Kommunikation nicht nur technisches, sondern auch juristisches Pflichtprogramm ist. Steuerberater fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Finanzverwaltungen, Gerichten und Unternehmen. Ein Formverstoß kann unmittelbar zu Rechtsnachteilen führen – wie der Verlust der Möglichkeit zur mündlichen Verhandlung. Daraus folgt für alle Beteiligten die Notwendigkeit, digitale Arbeitsprozesse vollständig zu integrieren und rechtliche Anforderungen frühzeitig zu überprüfen.
Für Unternehmen, die auf moderne und effiziente Steuerberatung setzen, ist es entscheidend, auf Kanzleien zu vertrauen, die die Digitalisierung ihrer Prozesse konsequent umgesetzt haben. Unsere Kanzlei betreut kleine und mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen und unterstützt sie nachhaltig bei der Prozessoptimierung in der Buchhaltung und bei der Einführung digitaler Abläufe. Durch strukturierte Prozessdigitalisierung erzielen unsere Mandanten deutliche Kosteneinsparungen und erhöhen zugleich ihre rechtliche und organisatorische Sicherheit im täglichen Geschäft.
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