Digitalisierung administrativer Prozesse als Chance für Unternehmen
Die fortschreitende Digitalisierung erfasst zunehmend auch rechtsverbindliche Verwaltungsprozesse. Mit der geplanten Einführung des digitalen Führungszeugnisses reagiert die Bundesregierung auf den steigenden Bedarf an medienbruchfreien, rechtssicheren und zugleich nutzerfreundlichen Verfahren. Das Führungszeugnis, ein behördliches Dokument, das Auskunft über mögliche Vorstrafen einer Person gibt, soll künftig nicht mehr nur in Papierform, sondern elektronisch über das Bundesamt für Justiz ausgestellt und bereitgestellt werden. Dies bedeutet eine erhebliche Vereinfachung für Bürgerinnen und Bürger, aber auch für Arbeitgeber, die das Dokument regelmäßig im Bewerbungsprozess oder zur Überprüfung ehrenamtlich Tätiger benötigen.
Die rechtliche Grundlage für diesen Digitalisierungsschritt bildet eine geplante Änderung des Bundeszentralregistergesetzes. Der Entwurf steht exemplarisch für die Modernisierung staatlicher Dienstleistungen im Sinne der Verwaltungsdigitalisierung gemäß dem Onlinezugangsgesetz, das die elektronische Bereitstellung staatlicher Leistungen über ein zentrales Nutzerkonto, das sogenannte BundID-Konto, vorsieht. Diese technische Infrastruktur soll die Beantragung, Ausstellung und Prüfung des digitalen Führungszeugnisses vollkommen papierlos ermöglichen.
Sicherheitsaspekte und rechtliche Verbindlichkeit
Damit ein digitales Führungszeugnis dieselbe Beweiskraft und Akzeptanz wie das bisherige Papierdokument genießt, setzt der Gesetzgeber auf hohe Sicherheitsstandards. Hierzu zählen kryptografische Verfahren und digitale Signaturen, die die Echtheit und Unveränderbarkeit des Dokuments gewährleisten. Zudem wird das digitale Führungszeugnis mit einem individuellen Barcode versehen, über den die Authentizität in Echtzeit überprüfbar ist. Arbeitgeber, Behörden oder Bildungseinrichtungen können so sicherstellen, dass vorgelegte Dokumente nicht verfälscht oder manipuliert sind. Die Verifikation erfolgt über spezielle Applikationen, die direkt auf die Daten des Bundesamtes für Justiz zugreifen.
Juristisch stellt dies einen bedeutenden Schritt in der rechtssicheren Digitalisierung von Nachweisverfahren dar. Durch die unmittelbare Verbindung zwischen der ausstellenden Behörde und der prüfenden Instanz entfällt das Risiko, dass dokumentenbasierte Fälschungen unentdeckt bleiben. Gleichzeitig wird der Datenschutz gemäß der Datenschutz-Grundverordnung gewahrt, da die Daten ausschließlich verschlüsselt übertragen und nicht lokal gespeichert werden. Für Unternehmen reduziert dies den Verwaltungsaufwand erheblich, da ein einmal übermitteltes digitales Führungszeugnis für mehrere Bewerbungs- oder Prüfverfahren weiterverwendet werden kann, ohne jedes Mal ein neues Exemplar anzufordern.
Praktische Auswirkungen auf Unternehmen und Institutionen
Für Unternehmen unterschiedlichster Branchen – vom kleinen Handwerksbetrieb über mittelständische Produktionsgesellschaften bis hin zu Einrichtungen im Gesundheits- und Pflegewesen – ergeben sich aus der Digitalisierung des Führungszeugnisses spürbare Vorteile. Wo bislang Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen durch den postalischen Versand anfielen, kann künftig binnen weniger Tage ein digital signiertes Dokument abgerufen und überprüft werden. Dies erleichtert insbesondere Personalprozesse, bei denen ein aktuelles Führungszeugnis Voraussetzung für die Einstellung ist, wie etwa in Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern oder Schulen. Auch für Onlinehändler, die in sensiblen Bereichen wie Zahlungsabwicklung oder Datenverarbeitung tätig sind, entsteht durch die beschleunigte Verfügbarkeit und einfache Überprüfbarkeit des Dokuments ein deutlicher Effizienzgewinn.
Darüber hinaus ist anzunehmen, dass sich die elektronische Ausstellung auch finanziell positiv auswirkt. Nach Schätzungen des Justizministeriums kann die Wirtschaft durch die Vereinfachung der Verfahren jährlich um rund eine Million Euro entlastet werden. Dies resultiert aus der Reduzierung manueller Bearbeitungsschritte und dem Wegfall logistischer Aufwendungen. Unternehmen profitieren zudem von einer höheren Planungssicherheit, da sich Bewerbungsprozesse besser koordinieren lassen, wenn die erforderlichen Unterlagen zeitnah und verlässlich elektronisch verfügbar sind.
Erweiterung notarieller Online-Verfahren und Ausblick
Parallel zur Digitalisierung des Führungszeugnisses enthält der Gesetzesentwurf auch Anpassungen im Gesellschafts- und Registerrecht. Künftig sollen notarielle Online-Verfahren, die heute bereits für bestimmte Gesellschaftsgründungen und Registeranmeldungen zulässig sind, auf weitere Vorgänge ausgeweitet werden. Insbesondere bei der Gründung von Aktiengesellschaften oder der Erteilung von Vollmachten soll die Durchführung solcher Verfahren per Videokommunikation ermöglicht werden. Für Unternehmen, insbesondere für Gründerinnen und Gründer im digitalen Umfeld, eröffnet dies neue Wege zu einer modernen, ortsunabhängigen und kosteneffizienten Rechtsgestaltung. Die Verlagerung notarieller Tätigkeiten in die Online-Welt stellt einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zu vollständig digitalisierten Geschäftsprozessen dar.
Mit der Einführung des digitalen Führungszeugnisses wird ein bedeutender Beitrag zur Effizienzsteigerung in der Verwaltung, zur Erhöhung der Rechtssicherheit und zur Vereinfachung rechtlicher Nachweisprozesse geleistet. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Entlastung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Einstellungsprozessen und Compliance-Prüfungen. Als Kanzlei mit Fokus auf die Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung unterstützen wir unsere Mandanten dabei, solche Entwicklungen frühzeitig in die eigenen Betriebsabläufe zu integrieren. Durch unsere Erfahrung mit der digitalen Transformation betrieblicher Prozesse verhelfen wir kleinen wie mittelständischen Unternehmen zu effizienteren Abläufen und nachhaltigen Kosteneinsparungen.
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