Akteneinsicht im Steuerverfahren: Neue Maßstäbe des Bundesfinanzhofs
Mit seinem Beschluss vom 18. November 2025 (Az. VIII S 16/25) hat der Bundesfinanzhof eine für die Praxis bedeutsame Entscheidung zur Zulässigkeit von Anträgen nach § 86 Absatz 3 Satz 1 der Finanzgerichtsordnung getroffen. Der sogenannte In-Camera-Beschluss betrifft die Voraussetzungen, unter denen ein Antrag auf Prüfung der Rechtmäßigkeit einer verweigerten Aktenvorlage im finanzgerichtlichen Verfahren zulässig ist. Für Unternehmen, Steuerberatende und Finanzinstitutionen ist diese Entscheidung vor allem im Hinblick auf den Umgang mit verweigerter Akteneinsicht durch Finanzämter von großem praktischen Interesse.
Gegenstand des Verfahrens war die Frage, ob ein Kläger im steuerlichen finanzgerichtlichen Verfahren einen Anspruch auf Vorlage bestimmter, vom Finanzamt zurückgehaltener Prüfungsunterlagen geltend machen kann, wenn das Finanzgericht selbst die Weigerungsgründe des Finanzamts für plausibel hält. Das Finanzgericht hatte sich ausdrücklich dahingehend geäußert, die vom Finanzamt geltend gemachten Geheimhaltungsinteressen nach § 30 Abgabenordnung, also dem sogenannten Steuergeheimnis, für nachvollziehbar und naheliegend zu erachten. Damit stellte sich die Frage, ob unter diesen Umständen der Bundesfinanzhof überhaupt berechtigt ist, die Rechtmäßigkeit der verweigerten Aktenvorlage zu prüfen.
Der Bundesfinanzhof kam zu dem Ergebnis, dass ein solcher Antrag unzulässig ist, wenn das Finanzgericht nicht ausdrücklich die Entscheidungserheblichkeit der angeforderten Akten bejaht hat. Der Beschluss verdeutlicht damit die Anforderungen, die künftig an Beteiligte gestellt werden, wenn sie die Vorlage verweigerter Akten durch den Bundesfinanzhof klären lassen möchten.
Rechtliche Einordnung und tragende Erwägungen des Beschlusses
Das Verfahren nach § 86 Finanzgerichtsordnung dient dazu, die Rechtmäßigkeit der Weigerung einer Behörde zu überprüfen, Akten vorzulegen oder Auskünfte zu erteilen. Es handelt sich um ein sogenanntes In-Camera-Verfahren, also eine interne gerichtliche Prüfung, die ohne Beteiligung der Öffentlichkeit erfolgt. Die zentrale Norm zielt darauf ab, den Ausgleich zwischen dem Steuergeheimnis und dem Recht der Verfahrensbeteiligten auf ein faires Verfahren herzustellen.
Der Bundesfinanzhof präzisierte nun, dass die Zulässigkeit eines Antrags nach § 86 Absatz 3 Finanzgerichtsordnung davon abhängt, dass das Finanzgericht selbst die Entscheidungserheblichkeit der betreffenden Akten ausdrücklich festgestellt hat. Nur dann kann der Bundesfinanzhof prüfen, ob die verweigerte Aktenvorlage rechtmäßig ist. Fehlt eine solche Feststellung, liegt keine wirksame Grundlage für den Antrag vor. Dieses Erfordernis begründet sich aus der Systematik der Finanzgerichtsordnung: Das Gericht der Hauptsache bleibt für die Prüfung und Bewertung der Relevanz der angeforderten Akten zuständig, während der Bundesfinanzhof lediglich kontrolliert, ob das Geheimhaltungsinteresse der Behörde dem entgegenstehen darf.
In der Entscheidung heißt es sinngemäß, das Finanzgericht müsse nicht nur die Anforderung der Akten anordnen, sondern ausdrücklich auf deren inhaltliche Bedeutung für den anhängigen Rechtsstreit bestehen. Erst wenn das Gericht selbst eine lückenlose Vorlage fordert und das Finanzamt dem nicht nachkommt, besteht Raum für eine Überprüfung durch den Bundesfinanzhof. Hält das Finanzgericht hingegen die Verweigerungsgründe der Finanzverwaltung für naheliegend, entfällt die Voraussetzung des § 86 Absatz 3 Satz 1 Finanzgerichtsordnung vollständig.
Konsequenzen für Verfahrensbeteiligte
Aus dieser Rechtsauffassung ergibt sich eine klare Hierarchie der Prüfungsschritte:
- Zunächst muss das Finanzgericht die Entscheidungserheblichkeit der Akten prüfen und bejahen.
- Erst danach kann der betroffene Steuerpflichtige beim Gericht der Hauptsache, also beim Finanzgericht selbst, den Antrag auf Durchführung des In-Camera-Verfahrens stellen.
- Erfolgt keine ausdrückliche Bejahung durch das Finanzgericht, ist der Antrag unzulässig und der Bundesfinanzhof nicht befugt, in der Sache zu entscheiden.
Damit stärkt der Bundesfinanzhof die Rolle der Finanzgerichte als Filterinstanz und vermeidet, dass der höchste Fachgerichtshof mit unzulässigen oder vorschnell eingereichten Anträgen befasst wird. Für steuerrechtliche Streitigkeiten bedeutet dies, dass der Erfolg eines Akteneinsichtsantrags künftig noch stärker von der Überzeugungsarbeit im ersten Rechtszug abhängt.
Relevanz für Unternehmen, Steuerkanzleien und Institutionen
Für kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe und auch spezialisierte Einrichtungen wie Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser oder Onlinehändler hat diese Entscheidung praktische Konsequenzen. In Betriebsprüfungen kommt es häufig zu Streitigkeiten über die Offenlegung von Prüfungsunterlagen, Lohn- und Umsatzdaten oder internen Absprachen, die das Finanzamt aus Geheimhaltungsgründen zurückhalten möchte. Wird in solchen Fällen Akteneinsicht beantragt, ist künftig entscheidend, dass das Finanzgericht die Relevanz der Unterlagen ausdrücklich bestätigt, bevor der Bundesfinanzhof eingeschaltet werden kann.
Unternehmen sollten daher schon im finanzgerichtlichen Verfahren detailliert darlegen, warum bestimmte Aktenbestandteile für die Beurteilung einer streitigen Steuerposition – etwa einer verdeckten Gewinnausschüttung oder eines Anerkennungskriteriums für Betriebsausgaben – relevant sind. Nur wenn das Gericht diesem Argument folgt, bleibt der Weg zum Bundesfinanzhof offen. Anderenfalls droht der Antrag auf Akteneinsicht zu scheitern, bevor überhaupt eine inhaltliche Prüfung erfolgt.
Für Steuerberatende bedeutet die Entscheidung eine Stärkung der prozessstrategischen Vorbereitung. Es wird noch wichtiger, bereits bei der ersten Eingabe an das Finanzgericht präzise, juristisch fundiert und nachvollziehbar zu begründen, warum die angeforderten Akten entscheidungserheblich sind. Finanzinstitutionen, insbesondere Banken oder Versicherungen, die häufig an Verfahren mit Drittsachverhalten beteiligt sind, müssen zudem die Reichweite des Steuergeheimnisses stärker beachten, um ein unzulässiges Akteneinsichtsgesuch zu vermeiden.
Auch für Pflege- und Gesundheitseinrichtungen oder Onlinehändler, die regelmäßig mit Betriebsprüfungen und Fragen zur steuerlichen Behandlung von Subventionen oder digitalen Umsätzen konfrontiert sind, schafft dieser Beschluss Rechtssicherheit im Umgang mit den Finanzbehörden. Eine frühzeitige und strukturierte Abstimmung mit der Finanzverwaltung kann helfen, aufwendige Verfahrensschritte zu vermeiden und steuerliche Risiken zu reduzieren.
Fazit und Handlungsempfehlung für die Praxis
Der aktuelle Beschluss des Bundesfinanzhofs verdeutlicht, dass ein Antrag auf Akteneinsicht nach § 86 Absatz 3 Finanzgerichtsordnung nur dann zulässig ist, wenn das Finanzgericht zuvor die Relevanz der angeforderten Akten ausdrücklich bejaht hat. Damit wird die Schwelle für die Einschaltung des Bundesfinanzhofs höher gelegt. Für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für spezialisierte Branchenunternehmen ist die sorgfältige prozessuale Vorbereitung entscheidend, um den Zugang zu relevanten Informationen im Steuerverfahren zu sichern. Eine strukturierte Dokumentation und überzeugende Begründung der Entscheidungserheblichkeit sind daher unerlässlich. Gerade in komplexen Betriebsprüfungen kann die gezielte rechtliche Argumentation den Ausschlag geben, ob eine Einsicht erfolgreich durchgesetzt werden kann.
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