Bewirtungskosten als Betriebsausgaben richtig dokumentieren

Neue Anforderungen an Bewirtungskosten ab 2025

Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 gelten für Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige neue Anforderungen bei der steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten. Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 19. November 2025 (Az. IV C 6 - S 2145/00026/005/033) die bisherigen Vorgaben zur Nachweisführung bei Bewirtungen neu gefasst. Hintergrund ist die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Das frühere Schreiben aus dem Jahr 2021 wird damit ersetzt und ist nur noch für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024 anzuwenden.

Im Fokus steht die korrekte Dokumentation der Bewirtungsaufwendungen im Sinne des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Einkommensteuergesetz. Diese Vorschrift legt fest, dass Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass grundsätzlich abzugsfähig sind, soweit sie angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind. Die wichtigsten Änderungen betreffen die elektronische Nachweisführung, die Anforderungen an Rechnungen sowie die inhaltliche Dokumentation der Bewirtungsumstände.

Der Betriebsausgabenabzug bei Bewirtungen im Detail

Bewirtungskosten zählen zu den sogenannten Betriebsausgaben, da sie der Förderung des Geschäftsbetriebs dienen. Allerdings sind sie nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn sie durch den betrieblichen Anlass veranlasst sind und alle nach dem Einkommensteuerrecht vorgesehenen Nachweise geführt werden. Ein geschäftlicher Anlass liegt insbesondere dann vor, wenn Unternehmer Geschäftspartner, Kunden oder potenzielle Vertragspartner bewirten, um bestehende oder künftige Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder anzubahnen.

Der Abzug wird durch zahlreiche Detailvorgaben flankiert, um Missbrauch zu verhindern. Erforderlich ist eine ordnungsgemäße Rechnung des Bewirtungsbetriebs, die ab 2025 grundsätzlich als elektronische Rechnung ausgestellt werden muss. Diese muss die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten und zusätzlich den Namen des Bewirteten ausweisen, soweit dies den Gepflogenheiten des Betriebs entspricht. Darüber hinaus muss der Unternehmer für seine eigenen Aufzeichnungen festhalten, wer an der Bewirtung teilgenommen hat, aus welchem Anlass diese stattfand und zu welchem Zweck sie erfolgte. Diese Angaben müssen zeitnah, vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Von praktischer Bedeutung ist, dass die bisher akzeptierten papierbasierten Bewirtungsbelege in digitalen Buchhaltungsprozessen nicht mehr ausreichen, wenn die Rechnung ursprünglich als elektronische Rechnung erstellt wurde. Sie darf nicht mehr ausgedruckt und manuell abgelegt werden, sondern muss in elektronischer Form aufbewahrt werden. Insbesondere kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe oder Onlinehändler, die häufig in Restaurants oder Cafés bewirten, sollten ihre Abläufe frühzeitig an die neuen digitalen Anforderungen anpassen.

Elektronische Rechnung und digitale Nachweispflichten

Die Einführung der elektronischen Rechnung verfolgt das Ziel, Geschäftsprozesse zu standardisieren und die Transparenz innerhalb der Betriebsprüfung zu erhöhen. Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt und den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Damit eine Bewirtungsrechnung den steuerlichen Anforderungen genügt, muss sie in einem entsprechenden Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt und beim Rechnungsempfänger in diesem Format empfangen werden.

Unternehmen dürfen die E-Rechnungen nicht einfach in PDF-Formate umwandeln oder papierhaft archivieren, sondern müssen sie originär digital speichern. Diese Speicherung ist revisionssicher vorzunehmen, also so, dass Änderungen protokolliert und nachvollzogen werden können. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen sämtliche elektronischen Rechnungen im ursprünglichen Format bereitgestellt werden, um den Betriebsausgabenabzug für die Bewirtung anerkannt zu bekommen.

Besonders für kleinere Unternehmen, die bislang papierbasierte Abläufe gewohnt waren, bedeutet dies eine deutliche Umstellung. Softwarelösungen für digitale Buchführung, die den Anforderungen der GoBD – der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – entsprechen, sind dafür unerlässlich. Je besser die Prozesse standardisiert sind, desto einfacher wird die Nachweisführung im Prüfungsfall.

Praxisbedeutung und Handlungsempfehlungen für Unternehmen

In der Praxis bedeutet die neue Rechtslage, dass alle Bewirtungsvorgänge künftig elektronisch dokumentiert, gespeichert und mit den erforderlichen Zusatzangaben versehen werden müssen. Unternehmen, Gastronomiebetriebe wie auch Selbstständige sollten klare Prozessabläufe schaffen, in denen Bewirtungen unmittelbar nach dem Termin digital erfasst und die ergänzenden Angaben (Teilnehmer, Anlass, Zweck) systematisch hinterlegt werden. Betriebsprüfer werden künftig verstärkt auf die Konsistenz der E-Rechnungen mit diesen Zusatzangaben achten. Fehlende Zuordnungen oder unzureichende Dokumentation können zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs führen, selbst wenn der geschäftliche Zusammenhang unstreitig ist.

Für Buchhaltungs- und Steuerabteilungen ergibt sich die Notwendigkeit, Schnittstellen zwischen Rechnungssoftware, Kassensystemen und dem Dokumentenmanagement so zu gestalten, dass Bewirtungsdaten unveränderbar erfasst werden. Pflegeeinrichtungen, Kliniken oder mittelständische Produktionsbetriebe, die regelmäßig mit Zulieferern oder Geschäftspartnern in Kontakt stehen, profitieren davon, wenn sie solche Prozesse frühzeitig digitalisieren. Je höher der Automatisierungsgrad, desto geringer das Risiko fehlerhafter oder unvollständiger Nachweise.

Damit der Steuerabzug in vollem Umfang erhalten bleibt, sollten Unternehmen ihre internen Richtlinien für Spesen, Bewirtungen und Reisekosten auf die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen abstimmen. Sinnvoll ist es, Mitarbeitende zu sensibilisieren, dass Bewirtungen stets mit vollständiger Teilnehmerliste und nachvollziehbarem Anlass dokumentiert werden müssen. Nur so bleibt die steuerliche Anerkennung gesichert und unnötiger Aufwand im Rahmen einer Prüfung wird vermieden.

Fazit: Die Neuregelung zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen stärkt die Transparenz und Nachvollziehbarkeit steuerlicher Betriebsausgaben. Mit der verpflichtenden elektronischen Rechnung werden Prozesse digital, effizient und revisionssicher. Unternehmen aller Größenordnungen sollten die Umstellung nicht als bürokratische Hürde verstehen, sondern als Chance, ihre Abläufe zu modernisieren und langfristig Kosten zu senken. Unsere Kanzlei unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung ihrer Buchhaltung, um Effizienz und Rechtssicherheit zu gewährleisten und erhebliche Kostenersparnisse zu realisieren.