Die Vergütung freigestellter Betriebsratsmitglieder bleibt für Unternehmen ein rechtlich sensibles Thema. Seit der strafrechtlichen und arbeitsrechtlichen Neubewertung überhöhter oder nicht tragfähig begründeter Vergütungen stehen Personalabteilungen, Geschäftsführungen und Compliance-Verantwortliche unter erheblichem Druck, bestehende Vergütungssysteme sauber zu dokumentieren und belastbar herzuleiten. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 15.04.2026 zum Aktenzeichen 7 AZR 296/24 schärft nun die Anforderungen an Unternehmen, die eine früher gewährte Vergütungserhöhung später wieder nach unten korrigieren wollen. Für kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen, Konzerne, Pflegeeinrichtungen mit betriebsverfassungsrechtlichen Strukturen und andere spezialisierte Arbeitgeber ist die Entscheidung vor allem deshalb wichtig, weil sie die Darlegungs und Beweislast klar verteilt und damit erhebliche praktische Folgen für Dokumentation, Prozesse und Rückforderungsversuche auslöst.
Betriebsratsvergütung nach dem Betriebsverfassungsgesetz und der Streit um Entgeltkorrekturen
Dem Verfahren lag der Fall eines seit vielen Jahren beschäftigten und vollständig freigestellten Betriebsratsmitglieds zugrunde. Der Arbeitgeber hatte die Vergütung des Arbeitnehmers in der Vergangenheit unter ausdrücklichem Bezug auf die Entwicklung vergleichbarer Arbeitnehmer angehoben und später bestätigt. Nach einer späteren unternehmensinternen Überprüfung wurde die Vergütung abgesenkt. Zusätzlich behielt der Arbeitgeber einen Teil bereits gezahlter Beträge ein, weil er von Überzahlungen ausging.
Rechtlicher Ausgangspunkt ist § 37 Abs. 4 des Betriebsverfassungsgesetzes. Die Vorschrift schützt Betriebsratsmitglieder davor, wegen ihrer Amtstätigkeit wirtschaftliche Nachteile zu erleiden. Das Arbeitsentgelt darf nicht geringer bemessen werden als bei vergleichbaren Arbeitnehmern mit betriebsüblicher beruflicher Entwicklung. Vergleichbar sind nach der Rechtsprechung Beschäftigte, die im maßgeblichen Zeitpunkt ähnliche Tätigkeiten ausgeübt haben und fachlich wie persönlich in wesentlichen Punkten gleich qualifiziert waren. Mit der betriebsüblichen beruflichen Entwicklung ist nicht eine rein theoretische Karriere gemeint, sondern die Entwicklung, die vergleichbare Beschäftigte unter normalen betrieblichen Bedingungen tatsächlich genommen haben.
Im konkreten Fall war umstritten, ob dem freigestellten Betriebsratsmitglied weiterhin eine höhere Entgeltstufe zustand. Der Arbeitgeber wollte gerichtlich feststellen lassen, dass die herabgesetzte Vergütung zutreffend sei. Das Betriebsratsmitglied verteidigte dagegen die bisherige Vergütung und verlangte außerdem die Auszahlung des einbehaltenen Betrags.
Beweislast bei Rücknahme einer Betriebsratsvergütung und Grenzen der Feststellungsklage
Das Bundesarbeitsgericht hat zunächst den Feststellungsantrag des Arbeitgebers als unzulässig angesehen. Der Antrag zielte nach Auffassung des Gerichts nicht auf die Feststellung eines konkreten Rechtsverhältnisses, sondern im Kern auf die gerichtliche Bestätigung, dass das eigene Verhalten rechtmäßig sei. Eine solche abstrakte Klärung ist im Zivilprozessrecht nicht zulässig. Nach § 256 der Zivilprozessordnung muss eine Feststellungsklage auf das Bestehen oder Nichtbestehen eines Rechtsverhältnisses gerichtet sein. Gerichte sollen keine allgemeinen Rechtsgutachten erstellen. Für die Praxis ist das bedeutsam, weil Unternehmen ihre Anträge in vergleichbaren Verfahren präzise formulieren müssen. Wer nur die eigene Maßnahme bestätigen lassen will, läuft prozessual ins Leere.
In der Sache ist der wichtigste Punkt jedoch die Verteilung der Darlegungs und Beweislast. Grundsätzlich muss ein Betriebsratsmitglied, das eine höhere Vergütung aus § 37 Abs. 4 des Betriebsverfassungsgesetzes beansprucht, die anspruchsbegründenden Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen. Das betrifft insbesondere die Vergleichbarkeit anderer Arbeitnehmer und deren betriebsübliche Entwicklung. Das Gericht betont aber zugleich, dass dieser Grundsatz dann nicht unverändert gilt, wenn der Arbeitgeber selbst zuvor eine Vergütungserhöhung unter ausdrücklicher Berufung auf diese Vorschrift mitgeteilt und umgesetzt hat.
Genau darin liegt die praktische Tragweite der Entscheidung. Wenn ein Arbeitgeber eine Gehaltserhöhung als Anpassung an die Vergütung vergleichbarer Arbeitnehmer darstellt und diese auch tatsächlich zahlt, darf das Betriebsratsmitglied grundsätzlich darauf vertrauen, dass der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht ordnungsgemäß erfüllt hat. Nimmt der Arbeitgeber diese Anpassung später zurück, muss er darlegen und beweisen, dass die frühere Erhöhung objektiv fehlerhaft war. Es genügt also nicht, die damalige Entscheidung im Nachhinein schlicht anders zu bewerten oder neue Vergleichsüberlegungen anzustellen. Maßgeblich ist, ob die frühere Vergütungsanpassung objektiv unzutreffend war.
Das Bundesarbeitsgericht hat dabei auch klargestellt, dass die früheren Mitteilungsschreiben keine eigenständige Änderungsvereinbarung über die Vergütung begründeten. Es handelte sich nach der gerichtlichen Würdigung lediglich um Wissensmitteilungen über eine auf § 37 Abs. 4 des Betriebsverfassungsgesetzes gestützte Anpassungsentscheidung. Für den Bestand des Entgeltanspruchs half das dem Arbeitgeber aber nicht weiter, weil gerade diese Mitteilungen das Vertrauen des Betriebsratsmitglieds auf die Ordnungsgemäßheit der Anpassung rechtfertigten.
Entscheidend war am Ende, dass der Arbeitgeber die objektive Fehlerhaftigkeit der früheren Vergütungserhöhung nicht ausreichend darlegen konnte. Die von ihm gebildete Vergleichsgruppe wurde als nicht hinreichend tragfähig angesehen. Der Arbeitgeber leitete die Vergleichbarkeit im Wesentlichen aus gleicher Berufsbezeichnung und gleicher Entgeltstufe ab. Das reichte dem Gericht nicht aus. Wenn Arbeitnehmer in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt sind und unterschiedliche Tätigkeitsprofile haben, muss konkret vorgetragen werden, weshalb dennoch vergleichbare Tätigkeiten vorliegen. Genau daran fehlte es. Zudem stellte das Gericht darauf ab, dass für die Beurteilung der Entwicklung auf den richtigen Zeitpunkt abzustellen ist. Wer eine frühere Anpassung als fehlerhaft angreift, muss nachvollziehbar aufzeigen, dass bereits im Zeitpunkt der damaligen Anpassung die nun behauptete niedrigere Einstufung objektiv richtig gewesen wäre.
Was Unternehmen, Mittelstand und spezialisierte Arbeitgeber jetzt beachten sollten
Für Unternehmen hat die Entscheidung erhebliche praktische Folgen. Sie betrifft nicht nur Großunternehmen mit komplexen Betriebsratsstrukturen, sondern ebenso mittelständische Unternehmen, industrielle Fertiger, Logistikunternehmen, Pflegeeinrichtungen mit größeren Mitarbeitervertretungen sowie andere spezialisierte Arbeitgeber. Sobald ein Betriebsratsmitglied freigestellt ist und seine Vergütung über längere Zeit anhand interner Vergleichsgruppen fortentwickelt wird, entstehen Dokumentationspflichten, die später prozessentscheidend sein können.
Die wichtigste Lehre lautet, dass Vergütungsentscheidungen für Betriebsratsmitglieder nicht nur materiell richtig, sondern auch sauber dokumentiert sein müssen. Wer heute eine Anpassung vornimmt, sollte den maßgeblichen Vergleichszeitpunkt, die ausgewählten Vergleichspersonen, deren Qualifikation, Einsatzbereich und tatsächliche berufliche Entwicklung nachvollziehbar festhalten. Fehlt diese Dokumentation, ist eine spätere Korrektur regelmäßig mit erheblichen Beweisproblemen verbunden. Gerade im Mittelstand wird dieser Punkt oft unterschätzt, weil personelle Entscheidungen historisch gewachsen sind und auf betrieblicher Übung oder internen Kommissionsentscheidungen beruhen.
Hinzu kommt ein prozessuales Risiko. Unternehmen, die eine Vergütung reduzieren oder vermeintliche Überzahlungen verrechnen wollen, dürfen nicht davon ausgehen, dass die bloße Benennung einer neuen Vergleichsgruppe genügt. Erforderlich ist substantiiertes Vorbringen, also ein konkreter und überprüfbarer Tatsachenvortrag. Das betrifft insbesondere die Vergleichbarkeit der Tätigkeiten. Gleiche Stellenbezeichnungen sind kein ausreichender Ersatz für eine belastbare Tätigkeitsbeschreibung. Für Personalabteilungen und beratende Finanzinstitutionen ist das auch deshalb relevant, weil Vergütungssysteme, Rückstellungen und potenzielle Rechtsrisiken besser eingeschätzt werden können, wenn die zugrunde liegenden Prozesse standardisiert sind.
Auch für Steuerberatende ist die Entscheidung bedeutsam. Zwar steht nicht das Steuerrecht im Vordergrund, doch Lohnabrechnung, Rückrechnungen, Nettoeinbehalte und die lohnnahe Prozessorganisation sind unmittelbar betroffen. Wird eine Vergütungskorrektur arbeitsrechtlich nicht getragen, kann dies Folgefragen bei Abrechnung, Verzinsung, Rückstellungsbildung und interner Kontrolle auslösen. Besonders für kleine Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung empfiehlt sich deshalb eine enge Abstimmung zwischen Geschäftsleitung, Personalbereich, Lohnbuchhaltung und externer Beratung.
Schließlich verdeutlicht die Entscheidung, dass die strafrechtliche Sensibilität des Themas die arbeitsprozessualen Regeln nicht verdrängt. Dass Unternehmen Fehlanreize und unzulässige Begünstigungen vermeiden müssen, ist richtig. Daraus folgt aber nicht, dass Gerichte unzulässige Feststellungsanträge akzeptieren oder die Beweislast zugunsten des Arbeitgebers verschieben. Compliance Druck ersetzt keinen sauberen Tatsachenvortrag.
Fazit zur Betriebsratsvergütung und zur sicheren Prozessgestaltung im Unternehmen
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 15.04.2026 zum Aktenzeichen 7 AZR 296/24 bringt für die Praxis vor allem eines: Wer eine einmal unter Berufung auf § 37 Abs. 4 des Betriebsverfassungsgesetzes gewährte Vergütungserhöhung später korrigieren will, trägt die Last, deren objektive Fehlerhaftigkeit nachvollziehbar darzulegen und zu beweisen. Unternehmen sollten deshalb bestehende Vergütungsmodelle für freigestellte Betriebsratsmitglieder nicht nur rechtlich überprüfen, sondern die zugrunde liegenden Vergleichsmaßstäbe strukturiert dokumentieren und prozessfest aufbereiten. Das gilt für kleine Unternehmen ebenso wie für den Mittelstand, für spezialisierte Arbeitgeber wie Pflegeeinrichtungen und für Unternehmensgruppen mit komplexen Entgeltordnungen.
Wer hier frühzeitig auf belastbare Abläufe, saubere Lohnprozesse und digitale Dokumentation setzt, senkt Rechtsrisiken und vermeidet kostspielige Rückabwicklungen. Unsere Kanzlei betreut kleine und mittelständische Unternehmen mit besonderem Fokus auf Prozessoptimierung in der Buchhaltung und Digitalisierung, um rechtssichere Abläufe zu schaffen und erhebliche Kostenersparungen im Tagesgeschäft zu realisieren.
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