Die Abgrenzung zwischen tariflicher und außertariflicher Vergütung ist für viele Unternehmen weit mehr als eine arbeitsrechtliche Detailfrage. Sie beeinflusst die Personalkostenplanung, die Ausgestaltung von Arbeitsverträgen, die Beteiligungsrechte des Betriebsrats und nicht zuletzt die Stabilität von Vergütungsmodellen in tarifgebundenen Betrieben. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 22.10.2025, 4 ABR 35/24, hierzu wichtige Leitlinien bestätigt und präzisiert. Im Mittelpunkt stand die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein neu eingestellter Arbeitnehmer wirksam dem außertariflichen Vergütungsbereich zugeordnet werden kann und wie das tarifliche Abstandsgebot zu prüfen ist.
Der Fall betraf ein tarifgebundenes Unternehmen, das einen Arbeitnehmer mit einer festen jährlichen Grundvergütung und einer zusätzlichen Tantieme einstellen wollte. Der Betriebsrat stimmte der Einstellung zu, verweigerte aber die Zustimmung zur Zuordnung als außertariflich Beschäftigter. Er argumentierte vor allem damit, der tariflich geforderte Abstand sei nicht gewahrt, weil nach dem Arbeitsvertrag bis zu 240 Mehrarbeitsstunden mit dem Gehalt abgegolten sein sollten. Außerdem vertrat er die Auffassung, eine außertarifliche Beschäftigung setze voraus, dass die Tätigkeit nicht bereits vom tariflichen Tätigkeitsgruppenkatalog erfasst werde. Das Bundesarbeitsgericht folgte dieser Sichtweise nicht und ersetzte die Zustimmung des Betriebsrats.
Außertarifliche Vergütung und tarifliches Abstandsgebot im Überblick
Die Entscheidung bewegt sich im Rahmen der Mitbestimmung bei personellen Einzelmaßnahmen nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Eine Eingruppierung ist die erstmalige Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Vergütungsordnung. Nach Auffassung des Gerichts gehört hierzu auch die Zuordnung zum außertariflichen Bereich. Das ist für die Praxis bedeutsam, weil Unternehmen die Einstufung als außertariflich nicht einseitig und außerhalb des Mitbestimmungsverfahrens behandeln dürfen, wenn im Betrieb ein Betriebsrat besteht.
Im Streitfall sah der einschlägige Tarifvertrag vor, dass solche Mitarbeiter nicht vom persönlichen Geltungsbereich der tariflichen Vergütungsregelungen erfasst werden, deren Arbeitsbedingungen einzelvertraglich festgelegt sind und deren monatliche Vergütung mindestens 10 Prozent über der zutreffenden Stufe der höchsten Tätigkeitsgruppe H liegt. Dieses tarifliche Abstandsgebot soll sicherstellen, dass der Verlust tariflicher Schutz- und Vergütungsrechte durch ein entsprechend höheres Entgelt kompensiert wird.
Der Beschluss zeigt, dass bei der Prüfung dieses Status zwei Punkte sauber zu trennen sind. Erstens ist zu klären, ob die prägenden Arbeitsbedingungen tatsächlich einzelvertraglich ausgestaltet sind. Zweitens ist zu prüfen, ob die vereinbarte Monatsvergütung den tariflich geforderten Mindestabstand wahrt. Beide Fragen beantwortete das Gericht zugunsten der Arbeitgeberin.
Vertragsgestaltung, Mitbestimmung und Berechnung des Abstands
Besonders praxisrelevant ist die Auslegung des Merkmals, dass die Arbeitsbedingungen einzelvertraglich festgelegt sein müssen. Das Gericht stellt klar, dass es nicht darauf ankommt, ob jede einzelne Vertragsklausel individuell ausgehandelt wurde. Entscheidend ist vielmehr die Urheberschaft der prägenden Arbeitsbedingungen. Gemeint sind also die für das Arbeitsverhältnis grundlegenden Konditionen, insbesondere Vergütung und Arbeitszeit. Werden diese im Arbeitsvertrag eigenständig geregelt und nur einzelne Randthemen punktuell tariflich in Bezug genommen, kann dennoch eine außertarifliche Beschäftigung vorliegen.
Im konkreten Fall verwies der Arbeitsvertrag nur für einzelne Bereiche wie bestimmte Freistellungstatbestände, Leistungen bei Krankheit und den Zuschuss zur Altersversorgung auf tarifliche Regelungen. Dagegen waren die wesentlichen Konditionen eigenständig ausgestaltet. Die Vergütung sollte sich aus einer festen außertariflichen Grundvergütung und einer leistungsbezogenen Tantieme zusammensetzen. Zugleich wich die Arbeitszeitregelung deutlich von den tariflichen Vorgaben ab, insbesondere durch die vertragliche Mehrarbeitsklausel und die pauschale Abgeltung von bis zu 240 Stunden. Das genügte dem Gericht, um die Arbeitsbedingungen als einzelvertraglich festgelegt anzusehen.
Ebenso klar positioniert sich der Beschluss bei der Berechnung des tariflichen Abstandsgebots. Für den Vergleich ist allein auf das Tabellenentgelt der zutreffenden Stufe der höchsten Tätigkeitsgruppe abzustellen. Sonstige tarifliche Leistungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, Führungszulagen oder denkbare Zuschläge sind nicht in einen Gesamtvergleich einzubeziehen. Das Gericht lehnt damit ausdrücklich einen umfassenden Gesamtvergütungsvergleich ab.
Noch wichtiger für die Vertragspraxis ist die Aussage zu pauschal abgegoltenen Mehrarbeitsstunden. Diese bleiben bei der Frage, ob der tarifliche Mindestabstand eingehalten ist, unberücksichtigt. Der Grund liegt nach Auffassung des Gerichts im Tarifwortlaut. Maßgeblich ist das Tabellenentgelt, das an die tarifliche regelmäßige Arbeitszeit anknüpft. Eine tarifliche Regelung zur rechnerischen Umwertung zusätzlich abgegoltener Mehrarbeit enthält das Vergütungssystem gerade nicht. Deshalb darf die im Arbeitsvertrag vorgesehene Abgeltung von Mehrarbeit den außertariflichen Status nicht ohne Weiteres infrage stellen.
Für die konkrete Berechnung war damit allein entscheidend, dass die monatliche Grundvergütung des Arbeitnehmers die maßgebliche Tarifstufe um mindestens 10 Prozent überstieg. Nach den vom Gericht zugrunde gelegten Zahlen war diese Schwelle deutlich überschritten. Die Zustimmung des Betriebsrats durfte daher ersetzt werden.
Darüber hinaus weist der Beschluss auf einen weiteren wichtigen Punkt hin. Erhöhen sich später die Tarifentgelte, entfällt der bereits begründete außertarifliche Status nicht automatisch im Sinne einer neuen mitbestimmungspflichtigen Eingruppierung. Vielmehr kann sich aus dem Arbeitsvertrag ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Anpassung seiner Vergütung ergeben, damit der tarifliche Mindestabstand gewahrt bleibt. Eine neue Beteiligung des Betriebsrats wird erst dann relevant, wenn der statusbegründende Arbeitsvertrag geändert wird.
Folgen für Mittelstand, Personalabteilungen und finanzierende Institutionen
Für kleine Unternehmen und den Mittelstand ist die Entscheidung vor allem deshalb bedeutsam, weil außertarifliche Vergütungsmodelle häufig bei Fachkräften, Führungskräften oder spezialisierten Experten eingesetzt werden. Das gilt etwa für technische Dienstleister, Pflegeeinrichtungen mit tarifnahen Strukturen, Industrieunternehmen, IT-Dienstleister oder auch stark spezialisierte Prüforganisationen. Wer in tarifgebundenen Betrieben leistungsbezogene und flexible Gehaltsmodelle einsetzen will, erhält durch den Beschluss mehr Rechtssicherheit, muss aber die Vertragsgestaltung präzise umsetzen.
Unternehmen sollten insbesondere darauf achten, dass die prägenden Arbeitsbedingungen tatsächlich eigenständig geregelt werden. Reine Etiketten wie außertariflich oder AT im Vertrag reichen nicht aus. Entscheidend ist der materielle Inhalt des Vertrags. Werden Vergütung, Arbeitszeit und weitere Kernbedingungen weitgehend aus dem Tarifwerk übernommen, spricht das gegen einen wirksamen außertariflichen Status. Zulässig bleiben dagegen punktuelle Bezugnahmen auf einzelne tarifliche Regelungen, solange sie das Arbeitsverhältnis nicht prägen.
Für Personalabteilungen und Geschäftsleitungen folgt daraus ein erhöhter Bedarf an sauber dokumentierten Vergütungsprozessen. Gerade in Unternehmen mit Betriebsrat sollte bereits vor der Einstellung rechnerisch belastbar feststehen, welche Tarifstufe als Referenz maßgeblich ist und ob der Mindestabstand eingehalten wird. Das betrifft nicht nur Großunternehmen, sondern auch mittelständische Arbeitgeber mit wenigen außertariflichen Beschäftigten. Fehler in dieser Phase können Zustimmungsverfahren verzögern und spätere Nachforderungen auslösen.
Auch für Steuerberatende und Finanzinstitutionen ist die Entscheidung relevant. Vergütungsstrukturen wirken sich auf Personalbudgets, Bonitätsprüfungen, Rückstellungen und die Bewertung von Kostensteigerungsrisiken aus. Wenn tarifvertraglich oder einzelvertraglich sichergestellt werden muss, dass ein Arbeitnehmer nicht in den Tarifbereich zurückfällt, kann dies bei künftigen Tarifsteigerungen automatisch Anpassungsbedarf auslösen. In der Unternehmensplanung sollte daher nicht nur das aktuelle Gehalt, sondern auch die Dynamik des tariflichen Referenzsystems berücksichtigt werden.
Für Onlinehändler oder andere digital geprägte Unternehmen mit tarifgebundenen Teilbereichen ist die Entscheidung ebenfalls anschlussfähig. Gerade dort, wo klassische Tarifstrukturen mit modernen Bonusmodellen, Zielvereinbarungen und flexiblen Arbeitszeitkonzepten kombiniert werden, kommt es auf eine rechtssichere Trennung zwischen tariflicher und außertariflicher Beschäftigung an. Eine digitale Vertragsverwaltung und standardisierte Freigabeprozesse können helfen, den notwendigen Abstand und die konsistente Vertragsarchitektur dauerhaft nachzuhalten.
Außertarifliche Beschäftigung rechtssicher gestalten
Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 22.10.2025, 4 ABR 35/24, bringt für die Praxis klare Leitplanken. Die Zuordnung zum außertariflichen Bereich ist mitbestimmungspflichtig, aber rechtlich möglich, wenn die prägenden Arbeitsbedingungen eigenständig im Arbeitsvertrag geregelt sind und die vereinbarte Monatsvergütung den tariflich vorgesehenen Mindestabstand wahrt. Pauschal abgegoltene Mehrarbeitsstunden verändern diese Abstandsprüfung nicht. Ebenso wenig ist erforderlich, dass die ausgeübte Tätigkeit außerhalb des tariflichen Tätigkeitskatalogs liegt.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Der außertarifliche Status steht und fällt mit einer konsistenten Vertragsgestaltung und einer belastbaren Vergütungslogik. Wer hier sauber arbeitet, kann flexible Vergütungsmodelle rechtssicher einsetzen und Konflikte mit dem Betriebsrat deutlich reduzieren. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der rechtssicheren Gestaltung solcher Prozesse mit besonderem Fokus auf Digitalisierung und effizienter Buchhaltungsorganisation. Gerade im Mittelstand lassen sich durch klar strukturierte, digital unterstützte Personal- und Vergütungsprozesse spürbare Kostenersparnisse und eine nachhaltige Prozessoptimierung erreichen.
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