Unbestellte Leistungen: warum fehlende Auftragserteilung teuer wird
In der Praxis entsteht Streit um Werklohn häufig nicht wegen der Qualität der Leistung, sondern wegen der Frage, ob überhaupt ein Vertrag zustande gekommen ist. Das gilt nicht nur im privaten Umfeld, sondern ebenso im geschäftlichen Alltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Onlinehändlern mit Montageservices, Hausverwaltungen, Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäusern, wenn externe Dienstleister auf Basis von Vorgesprächen, Empfehlungen oder vermeintlichen Abstimmungen tätig werden. Ein anschauliches Beispiel liefert eine Entscheidung des Amtsgerichts München vom 05.08.2025 (Az. 172 C 28655/24, rechtskräftig), in der ein Gartenbaubetrieb die Bezahlung von Arbeiten verlangte, das Gericht aber mangels Beauftragung keinen Zahlungsanspruch sah.
Kern des Falles war, dass zwei Nachbarn zwar gemeinsam Pflanzen auswählten und kauften, aber nach den Feststellungen des Gerichts im Beratungsgespräch keine bindende Beauftragung des externen Gartenbaubetriebs vermittelt wurde. Eine Mitarbeiterin des Gartencenters hatte lediglich auf die Möglichkeit hingewiesen, externe Gärtner zu beauftragen, und den Betrieb empfohlen. Später erschien ein Mitarbeiter des Gartenbaubetriebs unangekündigt zur Besichtigung; anwesend war nur einer der Nachbarn, der nach seiner Darstellung keinen Auftrag erteilte. Trotz anschließender Durchführung der Arbeiten stellte der Betrieb eine Rechnung über 3.874,16 Euro, die Zahlung blieb aus. Das Amtsgericht wies die Klage ab und stellte klar, dass weder ein vertraglicher Anspruch noch ein Ausweichen auf gesetzliche Ersatzansprüche möglich war.
Für die Unternehmenspraxis ist daran besonders wichtig, dass die Entscheidung mehrere typische „Rettungsanker“ für Leistungserbringer zugleich abschneidet: Es genügt nicht, dass eine Leistung objektiv nützlich war oder dass jemand den Ablauf kannte. Entscheidend ist, ob eine wirksame Auftragserteilung vorliegt und ob der Leistungserbringer im Zeitpunkt der Leistungserbringung davon ausgehen durfte, vertraglich beauftragt zu sein.
Vertragsschluss und Privatautonomie: wann ein Auftrag wirklich zustande kommt
Ein Vertrag setzt übereinstimmende Willenserklärungen voraus, also Angebot und Annahme. Das klingt selbstverständlich, wird in der Praxis aber durch informelle Kommunikation verwässert, etwa durch Telefonate, Vor-Ort-Termine, Chatnachrichten oder „wir melden uns“-Gespräche. Gerade bei werkvertraglichen Leistungen, bei denen ein konkreter Erfolg geschuldet wird, ist die Abgrenzung zwischen bloßer Vorbereitung und verbindlicher Beauftragung zentral. Das Amtsgericht München hat auf Basis der Beweisaufnahme festgestellt, dass im Gartencenter nur der Pflanzenkauf verbindlich vereinbart werden sollte, nicht aber die Durchführung der Bepflanzung durch den externen Betrieb. Diese Feststellung ist Ausdruck der Privatautonomie, also des Grundsatzes, dass jeder selbst entscheidet, ob und mit wem er einen Vertrag schließt.
Für Unternehmen folgt daraus ein klarer Risikopunkt: Empfehlungen oder die Weitergabe von Kontaktdaten schaffen keinen Vertrag. Auch eine Besichtigung vor Ort begründet für sich genommen keine Zahlungspflicht, wenn sie nicht als Teil eines bereits geschlossenen Vertrags oder als gesondert vergütete Leistung vereinbart ist. Im B2B-Bereich ist diese Linie besonders relevant, weil operative Abläufe oft schneller sind als die formale Klärung, etwa wenn ein Facility-Dienstleister nach einer Begehung sofort Personal disponiert oder ein IT-Dienstleister nach einem Abstimmungstermin direkt mit der Umsetzung beginnt. Ohne eindeutige Beauftragung bleibt das Vertragsabschlussrisiko beim Leistungserbringer.
Zu beachten ist außerdem, dass die bloße Anwesenheit einer Person oder deren Gespräch mit dem Dienstleister nicht automatisch bedeutet, dass diese Person auch vertretungsberechtigt war. Vertretungsmacht ist die rechtliche Befugnis, für einen anderen wirksam Erklärungen abzugeben. Im Unternehmenskontext betrifft das etwa Mitarbeitende in der Verwaltung, Praxismanager in medizinischen Einrichtungen oder Objektbetreuer in einer Hausverwaltung. Wer Leistungen beauftragen will, sollte deshalb klarstellen, wer unterschrifts- oder freigabeberechtigt ist, und Leistungserbringer sollten sich diese Berechtigung vor Start der Arbeiten bestätigen lassen.
Warum Geschäftsführung ohne Auftrag und Bereicherung oft nicht helfen
Wenn ein Vertrag fehlt, versuchen Leistungserbringer häufig, ihre Vergütung über gesetzliche Anspruchsgrundlagen zu erhalten. Das Amtsgericht München hat hier insbesondere einen Anspruch aus Geschäftsführung ohne Auftrag verneint. Geschäftsführung ohne Auftrag bedeutet, dass jemand ein fremdes Geschäft besorgt, ohne von dem Geschäftsherrn beauftragt zu sein, und unter bestimmten Voraussetzungen Ersatz seiner Aufwendungen verlangen kann. Diese Regeln sind jedoch nicht dazu gedacht, das Vertragsabschlussrisiko zu umgehen. Das Gericht hebt hervor, dass die Regeln zur Geschäftsführung ohne Auftrag nicht anwendbar sind, wenn der Geschäftsführer weiß, dass ein Vertrag bei Erbringung der Leistung noch nicht geschlossen ist. Damit wird verhindert, dass ein Dienstleister bewusst „auf eigenes Risiko“ tätig wird und anschließend über ein gesetzliches Institut doch noch eine Vergütung erzwingt.
Ebenso wurde ein Anspruch aus ungerechtfertigter Bereicherung abgelehnt. Ungerechtfertigte Bereicherung liegt vereinfacht vor, wenn jemand etwas ohne rechtlichen Grund erlangt und es deshalb herausgeben oder Wertersatz leisten muss. In Leistungskonstellationen ist dieser Weg jedoch häufig versperrt, wenn das Gesetz das Risiko bewusst dem Leistenden zuweist oder wenn spezielle Schutzvorschriften greifen. Das Gericht hat zudem betont, dass sämtliche Ansprüche jedenfalls als unbestellte Leistung ausgeschlossen seien.
Der Begriff der unbestellten Leistung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch zielt darauf, Empfänger vor Forderungen für Leistungen zu schützen, die sie nicht bestellt haben. Praktisch ist das ein starkes Argument gegen Zahlungsansprüche, wenn der Leistungsempfänger die Beauftragung nachvollziehbar bestreitet und sich keine klare Bestellung nachweisen lässt. Gerade in Zeiten schneller Serviceketten, Subunternehmern und Plattformmodellen kann dieses Risiko erheblich sein, etwa wenn ein Händler einen externen Montageservice empfiehlt, ein Dienstleister daraus aber eine unmittelbare Beauftragung ableiten möchte.
Für Finanzinstitutionen und Steuerberatende ist der Fall auch aus Compliance- und Dokumentationssicht relevant. Unklare Beauftragungen führen nicht nur zu zivilrechtlichen Zahlungskonflikten, sondern können Folgeprobleme auslösen, etwa bei der Abgrenzung, ob Verbindlichkeiten zu passivieren sind, ob Rückstellungen gebildet werden müssen oder wie mit strittigen Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung umzugehen ist. Je besser die Beauftragung dokumentiert ist, desto belastbarer sind handels- und steuerbilanzielle Entscheidungen.
Praxistransfer: So sichern Unternehmen und Dienstleister Aufträge ab
Aus Unternehmenssicht liegt der wichtigste Nutzen der Entscheidung darin, die eigenen Prozesse an den kritischen Punkten zu schärfen, an denen informelle Kommunikation in kostenrelevante Verpflichtungen kippen kann. Wer Leistungen einkauft, sollte intern eindeutig regeln, wer beauftragen darf und über welche Kanäle eine Beauftragung wirksam erfolgt. Gerade in mittelständischen Strukturen entstehen sonst Grauzonen, wenn beispielsweise die Technikabteilung Dienstleister „kommen lässt“, die Geschäftsleitung aber keine Freigabe erteilt hat. Sinnvoll ist außerdem, dass bei Vor-Ort-Terminen klar kommuniziert wird, ob es sich um eine reine Besichtigung, eine Angebotsaufnahme oder bereits um den Start der Ausführung handelt. Wird eine Besichtigung separat vergütet, muss auch das vorab vereinbart sein.
Für Dienstleister ist die Entscheidung eine deutliche Warnung, Arbeiten nicht auf Basis von Vermutungen oder bloßem „Dabeisein“ beginnen zu lassen. Ein rechtssicherer Startpunkt ist eine eindeutige Auftragserteilung, die den Leistungsumfang, die Vergütung und den Ausführungszeitraum erkennen lässt. Gerade wenn ein Dritter vermittelt, etwa ein Gartencenter, ein Generalunternehmer oder eine Verwaltung, sollte der Dienstleister besonders sorgfältig prüfen, ob tatsächlich eine Beauftragung vorliegt oder nur eine Empfehlung. Wird ein Mitarbeiter unangekündigt zur Besichtigung geschickt, ist das zwar organisatorisch nachvollziehbar, erhöht aber das Risiko, dass später jede Verbindlichkeit bestritten wird.
Auch die Buchhaltung profitiert von klaren Freigabewegen. Strittige Eingangsrechnungen verursachen Aufwand in der Kreditorenabstimmung, binden Liquiditätsplanung und erhöhen das Konfliktpotenzial mit Lieferanten. Digitale Freigabeprozesse, in denen Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung sauber verknüpft sind, senken dieses Risiko erheblich. Das gilt für klassische Handwerksleistungen ebenso wie für wiederkehrende Dienstleistungen, etwa Reinigung, Wartung oder IT-Services, und ist für Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser mit vielen externen Gewerken besonders relevant.
Im Ergebnis zeigt die Entscheidung des Amtsgerichts München vom 05.08.2025 (Az. 172 C 28655/24), dass Gerichte hohe Anforderungen an die Darlegung einer Beauftragung stellen können und dass gesetzliche Ausweichansprüche nicht automatisch greifen, wenn ein Vertrag nicht nachweisbar zustande gekommen ist. Wer professionell Leistungen anbietet oder einkauft, sollte deshalb das Vertragsabschlussrisiko nicht dem Zufall überlassen, sondern klare, dokumentierte Prozesse etablieren. Dabei unterstützen wir als Kanzlei kleine und mittelständische Unternehmen mit Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Buchhaltung, um Freigaben, Belegflüsse und Dokumentationen so zu gestalten, dass Streitfälle seltener werden und spürbare Kostenersparnisse realisiert werden.
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