Akteneinsicht im Finanzgericht: Sachverhalt, Verfahrensstand und rechtlicher Rahmen
Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 30. März 2026 zum Aktenzeichen V B 113/25 eine für die finanzgerichtliche Praxis wichtige Frage geklärt. Es geht um die instanzielle Zuständigkeit für ein Akteneinsichtsgesuch und zugleich um die Reichweite des Anspruchs auf Kopien von Behördenakten. Der Entscheidung lag ein Verfahren zugrunde, in dem nach einem bereits ergangenen klageabweisenden Urteil noch keine Rechtskraft eingetreten war, weil ein Beschwerdeverfahren gegen die Nichtzulassung der Revision lief. In diesem Stadium beantragte der Kläger Akteneinsicht und verlangte insbesondere, dass eine dem Gericht vorliegende Verwaltungsakte kopiert und ihm übersandt werde.
Akteneinsicht bedeutet das Recht der Verfahrensbeteiligten, die Gerichtsakte und die dem Gericht vorgelegten Akten einzusehen. Dieses Recht dient der Wahrung des rechtlichen Gehörs, also der Möglichkeit, den Prozessstoff vollständig zu kennen und sich wirksam zum Verfahren zu äußern. Gerade in steuerlichen Streitigkeiten ist die Akteneinsicht oft von erheblicher Bedeutung, weil sich der entscheidende Tatsachenstoff nicht nur aus Schriftsätzen, sondern auch aus Rechtsbehelfsakten, Steuerakten und behördlichen Vermerken ergibt.
Für Unternehmen ist das Thema besonders praxisrelevant. Kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe, Onlinehändler, Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäuser führen finanzgerichtliche Verfahren häufig unter erheblichem Zeitdruck und mit begrenzten internen Ressourcen. Wenn Unterlagen nur beim Gericht eingesehen werden können, stellt sich schnell die Frage, ob stattdessen eine digitale Bereitstellung oder wenigstens eine vollständige Kopie verlangt werden kann. Genau an dieser Stelle setzt der Beschluss an.
Der Bundesfinanzhof bestätigt zunächst, dass auch nach einer Sachentscheidung des Finanzgerichts weiterhin über einen beim Finanzgericht gestellten Antrag auf Akteneinsicht zu entscheiden ist, solange das Verfahren noch nicht rechtskräftig abgeschlossen ist. Zugleich stellt der Beschluss klar, dass ein Anspruch auf Übersendung einer vollständigen Kopie der Verwaltungsakte grundsätzlich nicht besteht. Das ist für die Praxis deshalb bedeutsam, weil viele Beteiligte die Akteneinsicht inzwischen faktisch als Anspruch auf digitale Überlassung der gesamten Akte verstehen. Diese Erwartung trägt das geltende Verfahrensrecht jedoch nur eingeschränkt.
Akteneinsicht, Kopien und Zuständigkeit: die tragenden Erwägungen des Bundesfinanzhofs
Im Mittelpunkt der Begründung stehen zwei Punkte. Erstens die Frage, welches Gericht für die Entscheidung über die Art und Weise der Akteneinsicht zuständig ist. Zweitens die Frage, ob aus dem Akteneinsichtsrecht ein Anspruch auf vollständige Kopie oder Digitalisierung folgt.
Zur Zuständigkeit führt der Bundesfinanzhof aus, dass über einen beim Finanzgericht gestellten Antrag auf Akteneinsicht der zuständige Spruchkörper des Finanzgerichts zu entscheiden hat, auch wenn in der Hauptsache bereits ein Urteil ergangen ist und das Verfahren nur deshalb noch offen ist, weil es noch nicht rechtskräftig abgeschlossen wurde. Ein Spruchkörper ist die zur Entscheidung berufene richterliche Besetzung des Gerichts, etwa der Senat oder im übertragenen Verfahren die Einzelrichterin. Entscheidend war hier, dass der konkrete Antrag auf Kopie und Übersendung der dem Finanzgericht tatsächlich vorliegenden Verwaltungsakte beim Finanzgericht gestellt worden war. Damit blieb die Zuständigkeit dort verankert.
Ebenso wichtig ist die Differenzierung zwischen dem Recht auf Einsicht und dem Recht auf Abschriften oder Ausfertigungen. Der Bundesfinanzhof betont, dass Beteiligte zwar Einsicht in die Gerichtsakte und die dem Gericht vorgelegten Akten nehmen können und sich auf eigene Kosten auch Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen dürfen. Daraus folgt aber kein genereller Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der gesamten Akte. Ein solcher Anspruch kommt nur ausnahmsweise in Betracht, wenn erst die vollständige Kopie eine sachgerechte Prozessführung ermöglicht. Diese besondere Erforderlichkeit muss der Beteiligte substantiiert und nachvollziehbar darlegen. Substantiieren bedeutet in diesem Zusammenhang, den Antrag nicht pauschal, sondern anhand konkreter Umstände des Einzelfalls zu begründen.
Gerade an dieser Darlegung fehlte es im entschiedenen Fall. Der Kläger hatte nach Auffassung des Gerichts nicht hinreichend erläutert, warum die vollständige Kopie der Verwaltungsakte für eine ordnungsgemäße Rechtsverfolgung zwingend notwendig sei. Damit blieb es bei der gesetzlichen Regel, dass Akteneinsicht in Papierakten grundsätzlich in den Diensträumen des Gerichts stattfindet. Die Möglichkeit, Akteninhalte zum Abruf bereitzustellen, besteht zwar, steht aber im Ermessen des Gerichts. Ermessen bedeutet, dass das Gericht innerhalb des gesetzlichen Rahmens eine sachgerechte Entscheidung treffen darf, ohne zu einer bestimmten Form der Einsicht verpflichtet zu sein.
Besonders klar fällt die Aussage zur Digitalisierung aus. Nach der Entscheidung besteht kein Anspruch darauf, dass eine bestehende Papierakte eigens zum Zweck der Akteneinsicht digitalisiert oder in eine elektronische Akte überführt wird. Das gilt auch dann, wenn die elektronische Bereitstellung aus Sicht des Antragstellers zeitgemäß oder praktischer erscheint. Der Bundesfinanzhof knüpft damit an seine bisherige Rechtsprechung an und stellt ausdrücklich klar, dass die Gerichte nicht verpflichtet sind, Behördenakten für Beteiligte zu digitalisieren.
Hinzu kommt ein weiterer praktischer Aspekt. Ein Anspruch auf Akteneinsicht besteht nur in die Akten, die dem jeweiligen Gericht tatsächlich vorliegen. Für Unternehmen und ihre Berater bedeutet das, dass ein Antrag stets präzise auf die tatsächlich beim Gericht befindlichen Unterlagen bezogen werden sollte. Wer Unterlagen begehrt, die dort gar nicht vorhanden sind, läuft prozessual ins Leere.
Praxisfolgen für kleine Unternehmen, Mittelstand, Onlinehandel und Gesundheitswesen
Für kleine Unternehmen ist die Entscheidung vor allem deshalb relevant, weil finanzgerichtliche Verfahren häufig ohne große Rechtsabteilungen geführt werden. Der Wunsch nach einer vollständigen digitalen Übersendung der Akte ist nachvollziehbar, wird aber rechtlich nur ausnahmsweise durchsetzbar sein. Wer Akteneinsicht beantragt, sollte deshalb frühzeitig prüfen, ob eine Einsichtnahme vor Ort organisatorisch möglich ist und welche konkreten Teile der Akte tatsächlich benötigt werden. Ein pauschales Verlangen nach der gesamten Akte erhöht nicht die Erfolgschancen.
Für mittelständische Unternehmen und Unternehmensgruppen ist die Entscheidung ein Hinweis auf die Bedeutung strukturierter Verfahrensführung. Gerade bei komplexen Umsatzsteuerfällen, bei Betriebsprüfungen oder bei streitigen Vorsteuerfragen enthalten Verwaltungsakten oft zahlreiche Unterlagen, Stellungnahmen und interne Bearbeitungsvermerke. Wenn die vollständige Kopie einer Akte verlangt werden soll, muss präzise dargelegt werden, weshalb ohne diese Unterlagen die sachgerechte Prozessführung nicht möglich ist. Wer etwa konkrete Dokumentengruppen benennt, den Umfang der Akte beschreibt und den Bezug zum anhängigen Rechtsmittel herstellt, argumentiert deutlich belastbarer als mit einem allgemeinen Digitalisierungswunsch.
Für Onlinehändler ist die Entscheidung besonders praxisnah, weil ihre Verfahren oft stark dokumentengetrieben sind. Plattformdaten, grenzüberschreitende Umsatzsteuerfragen, Nachweise zur Unternehmereigenschaft oder Versandunterlagen führen regelmäßig zu umfangreichen Aktenbeständen. Dennoch bleibt es auch hier dabei, dass die Verfahrensordnung keinen allgemeinen Anspruch auf vollständige digitale Aktenübersendung schafft. Sinnvoll ist deshalb eine interne Dokumentationspraxis, bei der zentrale steuerlich relevante Unterlagen bereits im laufenden Geschäft revisionssicher und schnell zugänglich organisiert werden. Dadurch sinkt die spätere Abhängigkeit von der Akteneinsicht erheblich.
Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und andere spezialisierte Unternehmen stehen häufig vor dem zusätzlichen Problem, dass Steuerverfahren in ihre stark regulierten Betriebsabläufe hineinwirken. Wenn Akteneinsicht nur in Diensträumen des Gerichts gewährt wird, kann dies personell und zeitlich belastend sein. Umso wichtiger ist es, Akteneinsichtsgesuche gezielt vorzubereiten. In geeigneten Fällen kann es zweckmäßig sein, nicht die vollständige Akte, sondern bestimmte Auszüge, Ausdrucke oder Abschriften zu beantragen, deren Erforderlichkeit sich besser begründen lässt. Das erhöht die Chance auf eine praxistaugliche Lösung innerhalb des bestehenden Rechtsrahmens.
Auch für Steuerberatende und Finanzinstitutionen enthält der Beschluss eine klare Handlungsanleitung. Anträge auf Akteneinsicht sollten zwischen Einsicht, Abschrift und vollständiger Kopie sauber unterscheiden. Zudem sollte die Zuständigkeitsfrage von Anfang an richtig verortet werden. Wenn sich der Antrag auf beim Finanzgericht befindliche Akten bezieht, ist regelmäßig dort anzusetzen, auch wenn parallel ein Verfahren in einer höheren Instanz läuft. Das vermeidet unnötige Verzögerungen und stärkt die verfahrensrechtliche Position.
Akteneinsicht im Steuerprozess: klare Grenzen und sinnvoller Handlungsrahmen
Der Beschluss vom 30. März 2026 zum Aktenzeichen V B 113/25 schärft das Verständnis des Akteneinsichtsrechts im finanzgerichtlichen Verfahren. Die Entscheidung bestätigt, dass das Finanzgericht über dort gestellte Akteneinsichtsanträge auch nach einer Sachentscheidung weiter zu befinden hat, solange noch keine Rechtskraft eingetreten ist. Ebenso klar ist aber die Grenze des Anspruchs: Weder besteht regelmäßig ein Recht auf Übersendung einer vollständigen Kopie der Verwaltungsakte noch eine Pflicht des Gerichts, Papierakten für Beteiligte zu digitalisieren.
Für Unternehmen folgt daraus vor allem eines. Akteneinsicht ist ein wichtiges Verfahrensrecht, ersetzt aber keine geordnete interne Dokumentation und keine strategisch saubere Antragstellung. Wer seine steuerlichen Unterlagen strukturiert führt, Einsichtsbegehren konkret begründet und den tatsächlichen Aktenbestand des Gerichts im Blick behält, kann Verfahren effizienter steuern und unnötige Reibungsverluste vermeiden. Unsere Kanzlei begleitet kleine und mittelständische Unternehmen sowie spezialisierte Betriebe bei steuerlichen Verfahrensfragen mit einem klaren Fokus auf Digitalisierung, Prozessoptimierung in der Buchhaltung und den damit verbundenen erheblichen Kostenersparnissen. Gerade im Mittelstand zeigt sich immer wieder, dass saubere digitale Prozesse nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch im Streitfall vor den Finanzgerichten einen spürbaren Vorteil schaffen.
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