Ihr Steuerberater und Experte
für Personio.

Personio und DATEV: Überblick

Personio bündelt Stammdatenverwaltung, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Dokumente und Vergütungsprozesse in einer zentralen HR-Oberfläche und liefert strukturierte Informationen für die vorbereitende Entgeltabrechnung. Entscheidend für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei ist die DATEV Schnittstelle, über die Personalstammdaten, Bewegungs- und Abrechnungsvariablen an LODAS oder Lohn & Gehalt übergeben werden können. Richtig konzipiert vermeidet dieser Ablauf Doppelerfassungen, hält fachliche Verantwortlichkeiten sauber getrennt und schafft eine nachvollziehbare Prüfkette bis in die Finanzbuchhaltung. Personio dient dabei als führende Quelle für Mitarbeiterstammdaten, Vertragskonditionen, Zeitmodelle und variable Entgeltbestandteile; die eigentliche Payroll-Fachlogik, Meldungen und Abrechnungsläufe werden im DATEV-System ausgeführt. Unser Anspruch ist ein ruhiger, revisionsfester Prozess, in dem Änderungen an Stammdaten, Zulagen, Einmalzahlungen oder Abwesenheiten eindeutig terminiert und dokumentiert sind und in dem sich die Abrechnung planbar und ohne Nacharbeiten durchführen lässt.

Technische Einbindung und Datenflüsse

Im Zentrum steht ein konsistentes Datenmodell: Person, Beschäftigungsverhältnis, Kostenstellen, Banken, Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale, Arbeitszeit- und Urlaubsregeln sowie Vergütungsbestandteile. Wir richten in Personio Felder, Berechnungslogiken und Pflichtprüfungen so ein, dass alle für die Abrechnung relevanten Informationen vollständig und plausibel vorliegen. Variable Komponenten – etwa Zuschläge, Boni, Einmalzahlungen, Zeitaufschläge aus Zeiterfassung oder Abwesenheitsabzüge – werden klaren Lohnarten zugeordnet, damit sie auf DATEV-Seite ohne manuelles Mapping landen. Für die Übergabe definieren wir ein fixes Cut-off: Bis zu diesem Stichtag erfasste Veränderungen werden an LODAS oder Lohn & Gehalt übertragen, nachgelagerte Korrekturen laufen über dokumentierte Nachträge. Fehlermeldungen aus der Schnittstelle werten wir systematisch aus; Prüfregeln für IBAN, Steuer- und SV-Schlüssel, Eintritts- und Austrittslogik sowie Grenzfälle wie Mini- und Midijobs reduzieren Rückfragen. Wo Zeiterfassungssysteme oder Schichtplanung angebunden sind, stellen wir sicher, dass genehmigte Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten gesammelt in Personio landen und von dort in die Payroll übergeben werden. Im Anschluss an den Abrechnungslauf können Abrechnungsdokumente, Lohnjournale und Auswertungen wieder in Personio zurückgespielt und den Mitarbeitenden bereitgestellt werden, ohne Medienbruch zwischen HR-Portal und Entgeltabrechnung. Für die Finanzbuchhaltung legen wir fest, ob Buchungsjournale aus dem DATEV-System unmittelbar in das Rechnungswesen gehen oder ob Personio zusätzliche Dimensionen wie Kostenstellen, Projekte oder Standorte liefert, die im FiBu-Export zu berücksichtigen sind. Sensible Daten schützen wir durch Rollen- und Rechtekonzepte in Personio, Protokollierung der Änderungen und klare Freigabeschritte. So bleibt die Kette von der Erfassung über die Prüfung bis zur Abrechnung nachvollziehbar, unabhängig davon, ob monatlich, vierwöchentlich oder mit zusätzlichen Vorschussläufen gearbeitet wird.

Unser Angebot als Steuerkanzlei in Kassel

Wir haben uns darauf spezialisiert, Personio und DATEV so aufzusetzen, dass die vorbereitende Lohnbuchhaltung im Alltag trägt und Abschlussarbeiten planbar sind. Am Anfang steht eine strukturierte Bestandsaufnahme: Stammdatenqualität, Lohnartenlandschaft, Zeitmodelle, Abwesenheitsregeln, variable Komponenten und bestehende Payroll-Termine. Darauf aufbauend entwerfen wir das Feld- und Lohnartenmapping, richten Pflichtfelder, Plausibilitäten und Genehmigungswege ein und definieren einen verbindlichen Abrechnungskalender mit Cut-off, Kontrollschritten und Vertretungsregelungen. In der Einführungsphase begleiten wir Testläufe, vergleichen Probeabrechnungen zwischen Personio-Datenstand und DATEV-Ergebnis und schließen Lücken im Mapping, bis die Übergabe stabil und reproduzierbar ist. Bei Bedarf binden wir Zeiterfassung, Reisekosten oder Benefit-Systeme an, konsolidieren variable Daten in Personio und sorgen dafür, dass jede Zahl einen nachvollziehbaren Ursprung hat. Nach dem Go-live etablieren wir schlanke Kontrollen, Ausfall- und Vertretungsszenarien, kurze Fehler- und Korrekturwege sowie eine kompakte Dokumentation, damit Prozesse nicht an Einzelwissen hängen. Wächst Ihr Unternehmen, skalieren wir das Setup ohne Bruch: neue Standorte, zusätzliche Kostenstellen, weitere Mitarbeitergruppen und geänderte Arbeitszeitmodelle werden in die bestehende Struktur integriert. Unser Ziel ist eine verlässliche, transparente Verbindung zwischen Personio, DATEV-Payroll und Finanzbuchhaltung, die Rückfragen reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Datenqualität messbar erhöht. Wenn Sie Personio bereits nutzen oder den Einstieg planen, entwickeln wir ein Setup, das zu Ihren Rollen, Terminen und Vergütungsmodellen passt – mit Fokus auf Stabilität der Schnittstelle, sauberer Verantwortlichkeit und Ergebnissen, die auch im Prüfungsfall tragen.