immocloud
Mehr über diese Schnittstelle
immocloud und DATEV: Überblick
immocloud ist eine schlanke Lösung für die Mietverwaltung, die Stammdaten zu Objekten und Einheiten, Mietverträge, Mietenläufe, Nebenkosten, Dokumente und Zahlungsströme in einer Oberfläche bündelt. Für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ist entscheidend, dass Einnahmen, Kosten, Bankbewegungen und Abrechnungen strukturiert in die DATEV Schnittstelle überführt werden. Ziel ist eine nachvollziehbare, prüffähige Datengrundlage, in der Mieteingänge, Betriebskosten, Umlagen, Instandhaltung sowie Kautionen eindeutig abgebildet sind und ohne Zwischenlisten in der Kanzlei weiterverarbeitet werden können. immocloud stellt dafür Exportmöglichkeiten bereit, mit denen Buchungsinformationen periodisch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Richtig eingerichtet, reduziert sich der Abstimmungsaufwand spürbar: Belegnummern, Buchungen und Zahlungen greifen ineinander, Rückfragen sinken, Monats- und Jahresprozesse lassen sich planbar durchführen. Wesentlich ist dabei ein sauberes Setup von Kontenrahmen (SKR03/SKR04 mit immobilienbezogenen Konten), Steuerkennzeichen und einer klaren OPOS-Systematik für Debitoren (Mieter) und Kreditoren (Dienstleister, Versorger, Handwerker).
Einrichtung und Datenflüsse
Am Anfang steht eine strukturierte Aufnahme der Bestände: Objekte und Einheiten, Mietverträge mit Miete und Nebenkostenvorauszahlung, SEPA-Mandate, verwendete Steuersätze, Kostenarten, wiederkehrende Leistungen (Hausmeister, Reinigung, Wartung) sowie Bankkonten. Darauf aufbauend definieren wir das Konten- und Steuermapping: Erlöskonten getrennt nach Nutzungsart und Steuersatz, Kostenkonten für umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten, gesonderte Konten für Instandhaltung und Modernisierung sowie eindeutige Gegenkonten für Banken und Zahlungsdienstleister. Die Kautionslogik wird so angelegt, dass Zuführungen, Verzinsung und Rückzahlungen nachvollziehbar sind und nicht mit der laufenden Ergebnisrechnung vermischt werden. Für Eingangsrechnungen (z. B. Versorger, Wartung, Reparaturen) definieren wir Kreditorenstammdaten, Vorsteuerkennzeichen, Kostenarten-Zuordnung und – falls erforderlich – projekt- oder objektbezogene Dimensionen, damit Auswertungen ohne Nacharbeit möglich sind.
Die Übergabe an DATEV erfolgt je nach Setup über Exporte im klassischen DATEV-Format; ergänzend kann ein vorgelagerter Belegtransfer sinnvoll sein, wenn Rechnungsdokumente mit Metadaten bereitgestellt werden sollen. Wir legen Stichtage für periodische Exporte fest (monatlich/vierteljährlich), definieren Verantwortlichkeiten und bauen einfache Prüfschritte ein: Summen- und Saldenabgleich, Plausibilitäten der Steuerkennzeichen, OPOS-Kontrollen sowie ein Abgleich zwischen Mietenlauf, Bankumsätzen und offenen Posten. Für Bankbewegungen wird festgelegt, ob Sammelzuordnungen (z. B. Mieten am Monatsanfang) über Clearingkonten aufgelöst oder bis auf Einzelzahlungsebene zugeordnet werden. Mahnwesen und Zahlungseingänge werden so verzahnt, dass OPOS-Listen in der Kanzlei ohne Zusatzpflege fortgeschrieben werden. Bei Nebenkosten regeln wir die Verbindung zwischen Kostenart, Umlageschlüssel und Buchung, damit Nachabrechnungen die ursprüngliche Logik korrekt korrigieren. Wiederkehrende Vorgänge (Mieten, Versicherungen, Wartungen) erhalten Periodisierungen, sodass Abgrenzungen reproduzierbar sind. Fremdwährungen sind in der klassischen Wohnungsverwaltung selten; falls vorhanden, definieren wir Valutadatum und Kursdifferenzen. Zur Betriebssicherheit richten wir schlanke Kontrollen ein: Importprotokolle, definierte Korrekturpfade bei fehlenden Belegen oder unerwarteten Steuerkennzeichen sowie eine kurze Dokumentation der Prüfschritte, damit Vertretungen jederzeit arbeitsfähig sind.
Unser Angebot als Steuerkanzlei in Kassel
Wir richten immocloud so ein, dass die Übergabe in die DATEV-Welt im Alltag funktioniert und Abschlussarbeiten planbar bleiben. Dazu gehören die Erstaufnahme Ihrer Objekt- und Vertragsstruktur, ein belastbares Konten- und Steuermapping (inklusive Trennung umlagefähiger/nicht umlagefähiger Kosten), klare Vorgaben für Kautionen, die Definition einer OPOS-Logik, saubere Bank- und Zahlungsprozesse sowie eine dokumentierte Vorgehensweise für Stornos, Gutschriften und Nachbelastungen aus Nebenkostenabrechnungen. In der Einführungsphase begleiten wir Testexporte, werten Protokolle aus und justieren dort, wo Daten noch nicht passgenau ankommen. Wir definieren feste Stichtage und kurze Prüfschritte, schulen die beteiligten Personen in Erfassung, Zahlungszuordnung und Freigaben und sorgen dafür, dass Belegbild, Buchung und Zahlung konsistent zusammenfinden. Bei Wachstum skalieren wir das Setup ohne Brüche: zusätzliche Objekte und Einheiten, weitere Bankverbindungen, neue Dienstleister und geänderte Verteilerschlüssel fügen sich in die bestehende Struktur ein. Unser Anspruch ist eine ruhige, transparente Datenbasis: immocloud erzeugt die operativen Informationen; wir übernehmen Qualitätssicherung, Auswertungen und den termingerechten Import in DATEV. Das Ergebnis sind weniger Rückfragen, klare Prozesse und messbare Zeitgewinne – mit einer Übergabe, die auch bei steigenden Beständen zuverlässig bleibt und die Anforderungen von Betriebsprüfungen und Vermieter-Reporting erfüllt.
