GetMyInvoices
Mehr über diese Schnittstelle
GetMyInvoices ↔ DATEV: Belegtransfer strukturiert und prüfungssicher
GetMyInvoices sammelt Eingangsrechnungen und Quittungen zentral: automatische Abholung aus Portalen, E-Mail-Postfächern und Uploads aus Scanner- oder Cloud-Ordnern. Für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ist entscheidend, dass diese Belege samt Metadaten klar strukturiert an die DATEV Schnittstelle übergeben werden. Ziel ist eine belastbare Grundlage für die Finanzbuchhaltung, bei der Belegbild, Rechnungsdaten (Datum, Betrag, Steuer, Lieferant, Leistungszeitraum), Zahlungsinformationen und Referenzen zueinanderpassen. Wir richten GetMyInvoices so ein, dass der Weg in DATEV Unternehmen online und das Kanzlei-Rechnungswesen ohne Medienbruch funktioniert: eindeutige Belegnummern, konsistente Steuerkennzeichen, saubere Lieferantenstammdaten und ein Exporttakt, der zu Ihrem Periodenabschluss passt. Damit reduzieren sich Rückfragen, und Monats- sowie Quartalsabschlüsse werden planbar – auch bei hohem Belegaufkommen.
Belegtransfer mit GetMyInvoices: Felder, Regeln, Übergabetakte
Am Anfang steht ein klares Datenmodell. Wir definieren Pflichtfelder (Rechnungsnummer, Belegdatum, Brutto/Netto/Steuer, Leistungszeitraum), sinnvolle Defaultwerte und Plausibilitäten. Das Lieferantenmapping wird so aufgebaut, dass Schreibvarianten vereinheitlicht werden und Debitoren/Kreditoren später in DATEV eindeutig zugeordnet sind. Für die Steuerlogik legen wir fest, wie Regel- und ermäßigte Sätze, innergemeinschaftliche Erwerbe, Reverse-Charge und – falls relevant – OSS-Fälle erkannt und gekennzeichnet werden. Split-Rechnungen mit gemischten Steuersätzen werden über Positionen korrekt aufgeteilt; wiederkehrende Belegarten (Miete, Lizenzen, Telekom, Versicherungen) erhalten Vorlagen mit fester Kostenart und optionalen Kostenstellen. Dublettenprüfungen und Blacklists verhindern Mehrfachimporte, während Whitelists und Posteingangsregeln (z. B. nach Absender, Betreff, Betrag) für eine stabile Vorsortierung sorgen.
Die Übergabe in die DATEV-Welt erfolgt je nach Arbeitsmodell über den Rechnungsdatenservice (strukturierte Daten plus Belegbild), optional ergänzt um den Buchungsdatenservice für vorkontierte Sätze, oder klassisch per Exportformat. Wir dokumentieren Feldbelegungen (welches GetMyInvoices-Feld füllt welches DATEV-Feld) und hinterlegen nachvollziehbare Benennungen für Belegkategorien. Bankseitig lässt sich steuern, ob Zahlungsinformationen bereits in GetMyInvoices erfasst werden (z. B. Fälligkeitsdatum, IBAN, Skonto) oder ausschließlich im Kanzleisystem. Wenn Zahlungsfreigaben außerhalb von DATEV stattfinden, bilden wir Freigabestatus und Verantwortlichkeiten als Metadaten ab, damit die Belegspur konsistent bleibt. Für Kassenbelege werden GoBD-Anforderungen berücksichtigt: Tagesabschluss, Zählprotokoll und Belegkette. Fremdwährungen erhalten Valutadatum und Kursquelle; Teilgutschriften und Stornos korrigieren die ursprüngliche Steuer- und Aufwandslogik.
Damit der Prozess im Alltag trägt, etablieren wir schlankes Monitoring: Importprotokolle, Fehlersichten (fehlende Pflichtfelder, unbekannte Steuerschlüssel), Summen-/Salden-Plausibilitäten je Periode sowie OPOS-relevante Hinweise, wenn Rechnungen Zahlungseingänge/-ausgänge referenzieren sollen. Übergabetakte (täglich, wöchentlich, zum Monatsende) und klare Stichtage verhindern “rollende” Datenstände. Eine kurze Betriebsdokumentation hält Regeln, Eskalationspfade und Vertretungen fest, damit Abläufe nicht an Einzelwissen hängen.
Steuerkanzlei Kassel: Spezialist für GetMyInvoices & DATEV
Wir sind die Steuerberatung, die GetMyInvoices und DATEV im Tagesgeschäft zusammenbringt. Konkret übernehmen wir die Erstaufnahme (Belegquellen, Postfächer, Portale, Kostenarten, Steuersätze), richten das Lieferanten- und Steuer-Mapping ein, definieren Exportprofile und Stichtage und prüfen die Qualität der OCR-/Datenextraktion anhand echter Belegmuster. In der Einführungsphase begleiten wir Testläufe, vergleichen Exportpakete mit DATEV-Importprotokollen und schließen Mapping-Lücken (seltene Steuerschlüssel, Auslandssachverhalte, Gebühren). Wir legen Regeln für Freigaben und Vertretungen fest, schulen die beteiligten Personen in Erfassung, Prüfung und Ablage und sorgen dafür, dass Belegbild, strukturierte Daten und spätere Buchung in DATEV eindeutig referenziert sind. Bei Bedarf binden wir ergänzende Systeme an – etwa DMS, Reisekosten- oder Payment-Lösungen – und stellen sicher, dass Metadaten konsistent bleiben und die Archivierung GoBD-gerecht erfolgt.
Im Betrieb achten wir auf reproduzierbare Übergaben: feste Zeitfenster, kurze Prüfschritte und transparente Korrekturwege. Wenn Ihr Unternehmen wächst, skalieren wir das Setup ohne Bruch: zusätzliche Posteingänge, neue Lieferanten, weitere Standorte oder Währungen werden in die bestehende Struktur integriert. Unser Maßstab ist eine verlässliche, prüfungssichere Verbindung zwischen GetMyInvoices und DATEV, die Rückfragen reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und die Datenqualität messbar erhöht. Wenn Sie GetMyInvoices bereits nutzen oder den Einstieg planen, konzipieren wir ein Setup, das zu Ihrem Belegaufkommen und Ihren Prozessen passt – mit Fokus auf Stabilität der Schnittstelle, klaren Verantwortlichkeiten und Ergebnissen, die auch im Prüfungsfall überzeugen.
