Ihr Steuerberater und Experte
für DOMUS ERP.

DOMUS ERP (Hausverwaltung) und DATEV: Überblick

DOMUS ERP ist auf die Anforderungen professioneller Haus- und WEG-Verwaltungen ausgelegt: Objekt-, Einheiten- und Stammdatenverwaltung, Mieten- und Hausgeldläufe, Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnung, Handwerkerrechnungen, Rücklagen- und Kautionskonten sowie das gesamte Zahlungswesen (SEPA, Lastschriften, Auszahlungen). Für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ist entscheidend, dass Umsätze, Kosten, Umlagen, Rücklagenbewegungen und Zahlungsströme strukturiert in die DATEV Schnittstelle überführt werden. Ziel ist eine nachvollziehbare und prüffähige Datenbasis, in der Hausgeld, Mieteinnahmen, Instandhaltungsrücklagen, Kautionen, Betriebskosten, Abgrenzungen und Verteilerschlüssel eindeutig abgebildet sind. DOMUS stellt dafür exportfähige Buchungsinformationen bereit, die je nach Setup periodisch (monatlich, quartalsweise) in das Kanzlei-Rechnungswesen übernommen werden. Wichtig sind konsistente Kontenrahmen (SKR03/SKR04 mit Branchenanpassung), eine klare Trennung von Verwaltungs- und Treuhandbereichen (insbesondere Rücklagen- und Kautionskonten), die saubere Behandlung von Umsatzsteuerfällen (gewerbliche Einheiten, gemischte Objekte) sowie eine belastbare OPOS-Logik für Debitoren und Kreditoren. Richtig eingerichtet, reduziert sich der Abstimmungsaufwand deutlich: Belegnummern, Buchungssätze und Zahlungen greifen ineinander; Monats- und Jahresabschlüsse werden planbar, die GoBD-Anforderungen bleiben im Blick.

Einrichtung und Datenflüsse

Am Beginn steht die strukturierte Aufnahme der Verwaltungsobjekte: WEGs, Mietobjekte, Sonder- und Gemeinschaftseigentum, Verteilerschlüssel, Kostenarten, Steuersätze und Bankkonten (Verwaltung, Treuhand, Rücklagen, Kaution). Darauf aufbauend definieren wir das Konten- und Steuermapping in DOMUS: Erlöskonten für Mieten und Hausgelder getrennt nach Steuersatz und Nutzungsart, Kostenkonten für umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten, gesonderte Konten für Instandhaltungsrücklagen, Kautionsverbindlichkeiten und deren Zinsentwicklung sowie eindeutige Gegenkonten für Zahlungsprovider und Bankclearing. Für Handwerkerrechnungen wird eine saubere Kreditoren- und Vorsteuerlogik festgelegt; für Umlagen die Verbindung zwischen Kostenart, Verteilerschlüssel und Buchung. Die Übergabe an DATEV erfolgt über Exporte im klassischen DATEV-Format oder, falls gewünscht, über vorgelagerte Belegtransfers an Unternehmen online, damit Belegbilder mit Metadaten bereitstehen. Bankseitig legen wir fest, ob Sammellastschriften und -auszahlungen über Clearingkonten aufgelöst werden oder ein detaillierter Zahlungsabgleich bis auf Einzelbuchungsebene erfolgt. Wiederkehrende Vorgänge (Hausgeldläufe, Mieten, Versicherungen, Wartungsverträge) erhalten Periodisierungen, sodass Abgrenzungen reproduzierbar sind. Fremdwährungen (sofern vorhanden) werden mit Valutadatum und Kursdifferenzen geregelt. Retouren, Stornos, Gutschriften und Nachverrechnungen (z. B. aus NK-Abrechnungen) korrigieren die ursprüngliche Erlös- und Steuerlogik nachvollziehbar. Zur Betriebssicherheit etablieren wir schlanke Kontrollen: Importprotokolle, Summen- und Saldenabgleiche, OPOS-Prüfungen für Miet- und Hausgeldforderungen, Abgleich zwischen Kosten, Umlagen und Auszahlungen sowie definierte Korrekturpfade bei fehlenden Belegen oder unerwarteten Steuerschlüsseln. So bleibt der Prozess stabil – unabhängig davon, ob Sie mehrere Hausgeldtermine pro Monat, saisonale Umlagen oder umfangreiche Investitionsprojekte steuern.

Unser Angebot als Steuerkanzlei in Kassel

Wir richten DOMUS so ein, dass der Übergang in die Finanzbuchhaltung der Kanzlei im Alltag funktioniert und Prüfungen standhält. Dazu zählen die Erstaufnahme Ihrer Objektstruktur, das belastbare Konten- und Steuermapping (inklusive Rücklagen- und Kautionslogik), klare Vorgaben für Handwerker- und Dienstleisterrechnungen, die Definition von OPOS-Standards sowie die Dokumentation der Verantwortlichkeiten. In der Einführungsphase begleiten wir Testexporte, werten Protokolle aus und justieren dort, wo Daten noch nicht passgenau ankommen. Wir definieren Stichtage für Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse (inklusive WEG-Abrechnung und Wirtschaftsplan), richten kurze Prüfschritte ein und schulen die beteiligten Personen in Erfassung, Zahlungszuordnung und Freigaben. Auf Wunsch ergänzen wir Kostenstellen- und Projektdimensionen (Objekt, Einheit, Maßnahmen), damit betriebswirtschaftliche Auswertungen ohne Nacharbeiten entstehen. Wächst Ihr Bestand, skalieren wir das Setup ohne Brüche: zusätzliche Objekte, weitere Bankverbindungen, neue Verteilerschlüssel und steuerliche Besonderheiten fügen sich in die bestehende Struktur ein. Unser Anspruch ist eine ruhige, transparente Übergabe: DOMUS erzeugt die operativen Buchungsinformationen und Belege; wir sorgen für Qualitätssicherung, Auswertungen und termingerechte Verarbeitung im DATEV-System. Das Ergebnis sind weniger Rückfragen, klare Prozesse und messbare Zeitgewinne – mit einer DATEV-Übergabe, die auch bei hoher Objektzahl und komplexen Umlagen zuverlässig bleibt.