Ihr Steuerberater und Experte
für Candis.

Candis ↔ DATEV: Rechnungsfreigabe und Belegtransfer ohne Medienbruch

Candis digitalisiert den Rechnungseingang, die sachliche und betriebswirtschaftliche Prüfung, die Freigabe sowie die vorbereitende Kontierung. Damit dieser Prozess im Kanzleialltag trägt, richten wir die DATEV Schnittstelle so ein, dass Belegbild, strukturierte Metadaten und vorkontierte Buchungssätze reproduzierbar in der Kanzlei ankommen. In Candis werden Lieferantenstammdaten, Kostenstellen, Projekte und Budgets konsistent geführt; Eingangsrechnungen durchlaufen definierte Prüfpfade inklusive Vier-Augen-Prinzip, Belegkommentaren und lückenlosem Audit-Trail. Ergebnis sind vollständige Datensätze mit Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Netto/Steuer/Brutto, Zahlungsziel, Bankinformationen, Anhängen und Freigabestatus – die Grundlage für eine ruhige Finanzbuchhaltung ohne Nachbuchen. Wir trennen klar zwischen operativem Arbeiten in Candis (Erfassen, Prüfen, Freigeben) und der fachlichen Verbuchung in DATEV; Rückfragen sinken, Monats- und Quartalsabschlüsse werden planbar, und die Nachvollziehbarkeit bleibt auch im Prüfungsfall erhalten.

Candis zu DATEV im Detail: Konten-/Steuermapping, Freigaben, Übergabetakte

Für die Qualität der Übergabe entscheidend ist ein präzises Mapping auf SKR03/SKR04. Wir hinterlegen Erlöskonten für Gutschriften, Aufwandskonten für Wareneinsatz, Dienstleistungen und Gemeinkosten, Gegenkonten für Skonti, Boni, Gebühren und Versand sowie eine klare Behandlung von Anzahlungen. Die Umsatzsteuerlogik bildet Regel- und ermäßigte Sätze ebenso ab wie innergemeinschaftliche Erwerbe, Reverse-Charge und – falls relevant – OSS-Konstellationen. Splitbuchungen (z. B. gemischte Steuersätze auf einer Rechnung) werden sauber aufgeteilt; wiederkehrende Positionen erhalten Vorlagen mit festen Konten und Cost Objects. Für Kreditoren definieren wir OPOS-Regeln, Zahlungsbedingungen, Skontofristen, Mahnstopps und Valutalogik, damit offene Posten in der Kanzlei ohne Nacharbeit fortgeschrieben werden.

Die Übergabe erfolgt je nach Arbeitsmodell über den Rechnungsdatenservice, den Buchungsdatenservice oder exportierte Stapel im klassischen DATEV-Format. In allen Varianten achten wir darauf, dass Belegbild, Buchung und Zahlungsinformation zusammenpassen: Rechnungs- und Belegnummern werden als Referenzen geführt, Freigabestati dokumentiert, Anhänge in der richtigen Qualität bereitgestellt. Bankseitig stimmen wir ab, ob der Zahlungsprozess in Candis (Zahlungslauf, Freigabe, SEPA-Datei) geführt wird oder in der Kanzlei; Sammelzahlungen werden über Clearingkonten aufgelöst, Einzelzahlungen bis zur OP-Auszifferung verfolgt. Für Kassenrechnungen richten wir GoBD-konforme Prozesse mit Zählprotokollen und Dokumentation ein. Bei Fremdwährungen definieren wir Valutadatum, Kursquelle und die Abbildung von Kursdifferenzen; Teilrechnungen, Stornos und Gutschriften korrigieren die ursprüngliche Aufwands- und Steuerlogik nachvollziehbar.

Die Freigabe-Workflows in Candis bilden Verantwortlichkeiten und Vertretungen ab: fachliche Prüfung (Menge/Leistung), formelle Prüfung (Pflichtangaben) und kaufmännische Genehmigung (Budget, Kostenstelle). Regeln für Betragsgrenzen, Lieferantengruppen und Kostenarten verhindern Fehlbelastungen. Vor jedem Produktivlauf etablieren wir kurze Prüfschritte: Summen-/Saldenabgleich, Steuer-Plausibilitäten, OPOS-Auswirkungen, Abgleich zwischen Freigabeprotokoll und Exportliste. So bleibt die Schnittstelle stabil – täglich, wöchentlich oder periodisch – auch wenn Belegvolumen, Lieferanten oder Standorte zunehmen.

Steuerkanzlei Kassel: Umsetzung, Betrieb und Skalierung Ihrer Candis-Schnittstelle

Als Kanzlei mit Schwerpunkt Schnittstellen begleiten wir die Einführung von Candis von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Wir starten mit der Analyse Ihrer Lieferantenlandschaft, Belegarten, Steuersätze, Kontenpläne, Kostenstellen und Zahlungswege. Darauf basierend entwerfen wir das Mapping, definieren Exportprofile und Stichtage und dokumentieren Verantwortlichkeiten. In der Einführungsphase vergleichen wir Testexporte mit Importprotokollen aus DATEV, schließen Mapping-Lücken (seltene Steuerschlüssel, Auslagen, Eigenbelege), justieren Regeln und prüfen die Verbindung zwischen Beleg, Buchung und Zahlung. Anschließend richten wir ein kompaktes Monitoring ein: Protokolle, Fehlerlisten, Eskalationspfade und ein kurzer Leitfaden, damit Prozesse nicht an Einzelwissen hängen. Schulungen sorgen dafür, dass Erfassung, Freigaben und Zahlungsläufe sicher bedient werden; Vertretungsregeln gewährleisten die Durchgängigkeit bei Abwesenheiten.

Wächst Ihr Unternehmen, skalieren wir das Setup ohne Bruch: neue Kostenstellen, zusätzliche Gesellschaften, weitere Bankverbindungen, internationale Lieferanten oder zusätzliche Freigabestufen fügen sich in die bestehende Struktur ein. Schnittstellen zu DMS, Reisekosten- oder Einkaufssystemen binden wir so an, dass Belegbilder und Metadaten konsistent bleiben. Unser Anspruch ist eine verlässliche, prüfungssichere Verbindung zwischen Candis und DATEV, die Rückfragen reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Datenqualität messbar erhöht. Wenn Sie Candis bereits nutzen oder den Einstieg planen, liefern wir ein Setup, das zu Ihren Belegarten und Verantwortlichkeiten passt – mit Fokus auf Stabilität, klaren Prüfschritten und einer GoBD-gerechten Dokumentation, die auch im Prüfungsfall trägt.